Pomocí těchto pokynů můžete snadno vytvářet formulářová písmena
Než textový dokument splní dané požadavky nebo vaše individuální přání, je třeba provést několik kroků. To může chvíli trvat. Práce ale stojí za to, pokud hotový soubor nakonec vypadá přitažlivě a je přesvědčivý i po obsahové stránce. Zvláště pokud chcete odeslat dokument různým příjemcům nebo jej potřebujete při různých příležitostech, budete těžit z funkce „formulářových písmen“ aplikace Microsoft Word. Jak ale lze tyto sloučení pošty vytvořit?
Vytvořte formulářová písmena v aplikaci Word: Praktický asistent v aplikaci Office
Předpokládejme, že jste navrhli text zcela podle svých představ - formát a nastavení jazyka, stejně jako grafika, záhlaví, zápatí a hypertextové odkazy odpovídají příslušným specifikacím. Také jste zahrnuli důležité citáty a již jste připravili obsah a seznam zdrojů a přidali je do textu. Soubor je připraven a měl by být odeslán dlouhému seznamu lidí.
Pokud byste u každého příjemce znovu upravili text, důležitá nastavení, jako jsou čísla stránek nebo datum, by se mohla automaticky změnit nebo změnit. Naštěstí má Microsoft Word v tomto bodě také praktické funkce pro vytváření formulářů.
Takovou funkcí je třeba rozumět funkci, která je integrována v programu Office a je uživateli k dispozici za účelem úpravy textu. Kromě funkce formulářového písmene můžete například použít také makra. S určitou kombinací kláves můžete rychleji provádět pravidelně používané příkazy. Oblíbenou funkcí je také funkce „Najít a nahradit“: Tuto funkci můžete použít k opravě běžných chyb v jednom kroku.
Krok za krokem k hromadné korespondenci: Pokyny a tipy
Microsoft Word usnadňuje práci s textovými dokumenty v mnoha ohledech. To také zahrnuje funkci sériového písmene. Abyste mohli tuto aplikaci používat, nejprve klikněte na záložku „Programy“ na pásu nabídek aplikace Office. Můžete si vybrat z různých možností: Kromě dopisů lze sériově vyrábět i jiné typy dokumentů, například e-mailové zprávy nebo štítky. I adresář lze použít jako dokument hromadné korespondence. Jak postupovat, pokud chcete vytvořit formulářový dopis:
Otevřete kartu "Mailings" v dokumentu hromadné korespondence.
Přejděte na „Spustit hromadnou korespondenci“ a vyberte například „Dopis“.
Poté, co Word provede automatické přednastavení, klikněte na pole „Vybrat příjemce“.
Vytvořte nový seznam nebo použijte existující seznam nebo kontakty z aplikace Outlook - Word automaticky generuje individualizované hlavičkové papíry atd. Pro každého adresáta.
Zkontrolujte vše v náhledu a vytiskněte písmena společně.
Toto je velmi časově úsporný způsob vytváření a tisku formulářů. Uložením kontaktů můžete očekávat individualizované uživatelské rozhraní s dalším písmenem. Sdílejte zprávy kolegům, zákazníkům, přátelům a rodině během chvilky.
spropitné: Otevřete průvodce hromadnou korespondencí. To vás provede vytvořením dokumentu hromadné korespondence v šesti krocích. To automaticky obchází potenciální problémy při odesílání sériových e -mailů. Můžete se také vyhnout chybovým zprávám souvisejícím se systémem definováním určitých nastavení.
Stručný přehled podrobností: Díky tomu si můžete věci sledovat
Aby bylo možné opravit chyby, je důležité dokument podrobně prozkoumat. Protože připravujete soubor, který má být odeslán jako dopis mnoha různým příjemcům, měl by být správný nejen obsah, pozdrav a pozdrav. Při automatickém vytváření textových prvků použije průvodce váš zdroj dat, který obsahuje data příjemce. Proto musí být jména a adresy zadány správně, aby žádný blok adres nebyl na konci nesprávný.
Abyste se vyhnuli konci dokumentu obsahujícího chyby, je také užitečné zvážit formát zdroje dat. Pokud se jedná například o soubor aplikace Excel, měli byste formátovat čísla v polích hromadné korespondence. Zde je vyžadována vaše pozornost. To znamená, že nejsou žádné problémy s informacemi o měně ve formě dopisů. Podrobná podpora průvodce vás podporuje při nastavování příslušné stránky.
Jednoduchý proces: Uložte si jednotlivé nápady a kdykoli je vyvolejte
V každé společnosti a podle osobních přání lze na různých místech dokumentu umístit pozdrav, údaje o příjemci, uvítací řádek, ale také blok adresy. Pokud používáte vždy stejnou strukturu, můžete například pozici řádku pozdravu pevně ukotvit ve formuláři.
Kromě toho můžete číslovat sériová písmena, která byla vytvořena postupně, a tím zajistit větší přehlednost. Požadavky a individuální přání lze uložit do šablony. Tato možnost je jednou z mnoha funkcí aplikace Word, které lze použít ke zjednodušení a zrychlení procesů psaní.
Kromě možnosti výběru polí hromadné korespondence ze zdrojů osobních údajů a jejich integrace do textu v několika krocích můžete také použít Microsoft Word k vkládání překladů nebo ukládání souboru jako PDF.
Úpravy a opravy - je to tak snadné
Před uložením dokumentu aplikace Word jako PDF znovu zkontrolujte, zda chcete provést jakékoli změny. To vám pomůže konkrétněji najít pole hromadné korespondence jejich zvýrazněním. K vkládání prvků z různých zdrojů dat lze použít různé funkce pole aplikace Office: tabulky z Excelu, textová pole z jiných dat a grafiku lze snadno integrovat do hromadné korespondence.
V náhledu můžete vidět, jak se nové moduly vejdou do úvodního dokumentu. V případě potřeby je možné příslušné adresy nebo jména zrevidovat.
Dobré vědět: Zatímco z normálního dokumentu můžete vytvořit dokument ve formě dopisu, tento proces lze implementovat i zpětně. Naopak, dokument hromadné korespondence lze také převést na normální dokument.
Sériová písmena: nejrychlejší způsob pro mnoho poštovních položek
Formuláře nabízejí možnost rychle a efektivně generovat poštovní zásilky pro různé příjemce. Díky nastavení pro konkrétní program těžíte z jednotného rozvržení - bez ohledu na to, zda píšete písmena, štítky nebo provádíte jinou hromadnou korespondenci.
FAQ
Proč potřebujete formulářový dopis?
Pokud mají být dokumenty zasílány různým příjemcům a jsou použity podobné textové prvky, vyplatí se použít funkci sériového dopisu. Zde můžete vkládat jednotlivé bloky přímo do textu a přistupovat ke zdroji dat, který obsahuje adresy a jména příjemců. To vám ušetří čas při vytváření individualizovaných zpráv.
Jak mohu zkontrolovat, zda vyplněný dopis ve formuláři vyhovuje?
Pomocí funkce náhledu lze obsah a formát sériového dopisu v konečné verzi jasně zobrazit a zkontrolovat.
