Snímky, které se používají pouze pro určité cílové skupiny

Možná jste obeznámeni s tímto: Vytvořili jste rozsáhlou prezentaci, ale nyní, v závislosti na cílové skupině, chcete předložit pouze její úryvek.

Například skupina diváků by se měla primárně dozvědět podrobnosti o oddělení A, protože se týkají pouze těchto informací. Další skupina diváků by měla být informována pouze o sekci B.

Nebo je prezentace produktu rozdělena na technické a obchodní informace a v závislosti na cílové skupině - inženýrech nebo kupujících - by měly být zobrazeny pouze určité snímky. Každý by však měl vidět snímky prezentace společnosti a obecné vlastnosti produktu.

Protože mnoho uživatelů neví, jak tento problém vyřešit, není neobvyklé, že je vytvořeno několik souborů, které jsou prezentovány jednotlivým skupinám lidí. Nevýhody jsou zřejmé: Počet souborů se zvyšuje. Ještě horší je: Pokud mají být snímky, které se objeví v každé kopii, později změněny, je hledání a aktualizace poměrně vysoké.

Proto Powerpoint nabízí řešení s funkcí prezentace definované uživatelem (v dřívějších verzích cílová prezentace orientovaná na skupinu)!

Co znamená pojem „vlastní prezentace“?

Uživatelem definovaná prezentace není nic jiného než výběr snímků z většího fondu snímků nebo celková prezentace. Uživatelem definované prezentace jsou tedy různé dílčí verze prezentace, které jsou přizpůsobeny různým cílovým skupinám. V jednotlivých dílčích verzích jsou zobrazeny pouze ty snímky, které jsou relevantní pro příslušné publikum.

Příklad: Celková prezentace se skládá z celkem 6 snímků. Pro kolegy z oddělení A jsou však relevantní pouze snímky 1, 4, 5 a 6. Kolegové z oddělení B potřebují pouze snímky 1, 2, 3 a 6.

Výhody vlastní prezentace

Samozřejmě můžete také vytvořit vlastní prezentaci pro každé publikum a poté je uložit pod jiným názvem. Vlastní prezentace má však tři hlavní výhody:

• Šetříte úložný prostor, protože pracujete pouze s jedním souborem.
• Nemusíte vytvářet soubor pro různé cílové skupiny a hledat je později. Nemůže se vám stát, že máte u sebe „špatnou“ prezentaci, protože všechny relevantní snímky jsou vždy v jednom souboru.
• Některé snímky pravděpodobně použijete ve více vlastních prezentacích. Když jsou aktualizovány, stačí provést změny pouze v jednom souboru.

Jak vytvořit vlastní prezentaci od aplikace PowerPoint 2007 a dále

Chcete-li vytvořit prezentaci orientovanou na cílovou skupinu v souboru PowerPoint, postupujte následovně:

• Otevřete celkovou prezentaci, ve které chcete vytvořit dílčí prezentace.
• Klikněte na kartu Prezentace na tlačítku Prezentace na míru a pak dál Prezentace zaměřené na cílovou skupinu.
• V dialogovém okně klikněte na Nový. Přiřaďte název své dílčí prezentaci.
• V levém seznamu vyberte snímky, které chcete zobrazit v prezentaci orientované na cílovou skupinu, a klikněte na Přidat do.

• Potvrďte pomocí OK a potom klikněte na Uzavřít.

Jak doručit vlastní prezentaci počínaje PowerPointem 2007

Nejjednodušší a nejpřímější způsob, jak zobrazit konkrétní dílčí prezentaci, je následující:

• Otevřete celý soubor.
• Přepnout na kartu Prezentace.
• Klikněte na tlačítko Prezentace na míru a poté vyberte požadovaný záznam.

Jak vytisknout prezentaci orientovanou na cílovou skupinu od aplikace PowerPoint 2007 a dále

Předvedli jste svou prezentaci před oddělením A a nyní chcete dát posluchačům přesně ty snímky, o kterých jste na přednášce diskutovali. Jednou z možností by bylo zapsat čísla stránek odpovídajících snímků a poté je zadat jako stránky, které se mají vytisknout.

Je to však mnohem snazší, protože PowerPoint si již poznamenal, které snímky jsou součástí vaší vlastní prezentace. Při tisku si proto můžete jednoduše vybrat, kterou verzi chcete vytisknout.

V aplikaci PowerPoint 2010 to funguje takto:

• Otevřete prezentaci.
• Vybrat soubor - Tlačit.
• Klikněte níže nastavení na tlačítku Vytiskněte všechny snímky. Nyní se vám zobrazí různé možnosti.
• Vybírejte na Prezentace definovaná cílovou skupinou verzi, kterou hledáte. Svůj výběr potvrďte tlačítkem Tlačit.

V PowerPointu 2007 to funguje takto:

• klikněte na Tlačítko Office a pak dál Tlačit.
• V dialogovém okně Tisk jako vyberte Tlaková oblast možnost Prezentace zaměřená na cílovou skupinu. Napravo od něj vyberte příslušnou verzi. Potvrďte pomocí OK.

Jak vytvořit vlastní prezentaci od aplikace PowerPoint 2003 a dále

Chcete-li vytvořit prezentaci orientovanou na cílovou skupinu v souboru PowerPoint, postupujte následovně:

• Otevřete prezentaci, ve které chcete vytvořit dílčí prezentace.
• Kliknete v nabídce Prezentace na opci Prezentace zaměřené na cílovou skupinu.
• V dialogovém okně klikněte na Nový.
• Přiřaďte název své dílčí prezentaci.
• V levém seznamu vyberte snímky, které chcete zobrazit v prezentaci orientované na cílovou skupinu, a klikněte na Přidat do.
• Potvrďte pomocí OK a potom klikněte na Uzavřít.

Jak doručit vlastní prezentaci počínaje PowerPointem 2003

• Otevřete celý soubor.
• Kliknete v nabídce Prezentace na Prezentace zaměřené na cílovou skupinu.
• V dialogovém okně vyberte požadovanou verzi a klikněte na Demonstrace.

Jak vytisknout prezentaci orientovanou na cílovou skupinu od aplikace PowerPoint 2003 a dále

• Vyberte v nabídce soubor příkaz Tlačit.
• Aktivujte v dialogovém okně Tlačit pod Tlaková oblast možnost Prezentace zaměřená na cílovou skupinu. Napravo od něj vyberte příslušnou verzi. Potvrďte pomocí OK.