Software v každodenním kancelářském životě: Microsoft Office a alternativy

Zde si můžete přečíst vše, co potřebujete vědět o různých aplikacích Office

Životnost se v důsledku digitalizace výslovně změnila. Před lety lidé stále častěji používali telefon k diskusi o obchodních záležitostech, ale dnes se spoléhají na e-mail nebo komunikaci se službami zasílání zpráv, jako je WhatsApp nebo Facebook. Zejména s vypuknutím koronové krize se pracovní svět rozhodně reformoval. Osobní schůzky a služební cesty ustupují digitální komunikaci s videokonferenčními systémy, jako je Zoom nebo Skype. Tento vývoj má dopad i na soukromý sektor.

S postupující digitalizací je síťový software pro kancelářskou komunikaci stále důležitější a oblíbenější. Z tohoto důvodu hrají v kanceláři rozhodující roli programy, které lze použít v každodenním životě soukromé nebo obchodní kanceláře. Microsoft Office jako nejznámější zástupce programů pro kancelář i bezplatného softwaru jako LibreOffice, Open Office nebo Ashampoo Office používají každý den miliony lidí v Německu a miliardy lidí po celém světě.

Proto je software pro profesionální kancelářskou komunikaci důležitý

Když se podíváte na výzvy, kterým firmy nebo jednotlivci v důsledku globalizace čelí, pochopíte, proč je moderní kancelářský komunikační software nezbytný. Společnosti svými produkty konkurují mnoha dalším národním i mezinárodním společnostem. Vzhledem k různým rámcovým podmínkám mohou být v některých zemích výrobky vyráběny a uváděny na trh levněji. Na tomto pozadí je o to důležitější nastavit profesionální marketing pro vlastní portfolio produktů, který přináší přidanou hodnotu a výhody. Současně je důležité umět rychle a efektivně reagovat na dotazy zákazníků.

Příklad:

Středně velká společnost uvádí na trh chladničku jako technickou novinku na světovém trhu. Zainteresovaní a stávající zákazníci získají počáteční informace v regionálních a národních prezentacích. Podobná situace je u online prezentací, které jsou streamovány na internetu. K těmto a dalším marketingovým opatřením společnost používá moderní prezentační software, jako je Microsoft PowerPoint.

Zainteresovaní zákazníci žádají o nabídku nového typu chladničky. Globální cenová kalkulace, která zahrnuje veškeré náklady na materiál a výrobu, byla nastavena v rozsáhlých výpočtech v aplikaci Microsoft Excel. Bylo spojeno nespočet tabulek, aby byla vytvořena férová a adekvátní nabídka pro každého zákazníka. Kromě výpočtu nákladů se Microsoft Excel ve společnosti používá také k výpočtu interních osobních nákladů a evidenci mnoha dalších procesů.

Po vypracování nabídkové ceny v aplikaci Microsoft Excel společnost pomocí aplikace Microsoft Word vytvoří motivační motivační dopis bohatý na obsah. Toto je jasně strukturované a sděluje výhody a přidanou hodnotu produktu a nabídky. Microsoft Word a Microsoft Excel byly za tímto účelem propojeny s programem CRM. Tím se do dopisu automaticky vloží kontaktní údaje potenciálního zákazníka a nabídka se uloží na interní server. V posledním kroku je sortiment produktů odeslán jednotlivě e -mailem pomocí aplikace Microsoft Outlook.

Příklad jasně ukazuje, jak důležitý je moderní software v kanceláři. Úkoly moderní kancelářské komunikace nebo výpočet nabídek by byly bez síťových softwarových aplikací obtížnější a náchylnější k chybám. Kromě programů Microsoft Office, které mnoho společností používá jako vedoucí postavení na trhu, lze požadavky ve výše uvedeném příkladu provést také pomocí bezplatného softwaru, jako je Libre Office.

Je důležité, aby jednotlivé funkce programů v kanceláři byly navzájem smysluplně propojeny. S moderním kancelářským softwarem je možné vytvářet vysoce kvalitní prezentace, profesionální zpracování textu, správné tabulky a další aplikace. V mnoha případech lze výsledky zobrazit po několika kliknutí.

Software, jako je Microsoft Office, je zároveň málo užitečný, pokud jej nelze profesionálně provozovat. Z tohoto důvodu je klíčové, aby zaměstnanci v kanceláři nebo soukromí uživatelé znali a využívali možnosti softwarových aplikací. V tomto případě moderní kancelářský software, jako je Microsoft Office nebo Libre Office, plní svůj účel a pomáhá uživatelům efektivně a individuálně komunikovat.

Microsoft Office - vlajková loď v kancelářském softwaru

Microsoft Office je k dispozici jako kancelářský software od roku 1989. Původně určené výhradně pro Macintosh, další verze Microsoft Office pro Windows byly rychle vydány. V první verzi byly dnes nejznámější aplikace:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint také
• Microsoft Mail

obsahovat.

Postupem času se Microsoft Office neustále vyvíjel. V obchodech lze aktuálně zakoupit různé edice pro různé oblasti odpovědnosti. Aktuální maloobchodní verze sady Microsoft Office nese název Office Home & Business 2022-2023 a stojí jednorázový poplatek 299 eur. Lze jej získat pro nejběžnější operační systémy, jako jsou Windows, MacOS, iOS nebo Linux. Cena zahrnuje plně nainstalované verze aplikací Outlook, Word, Excel a PowerPoint pro Windows nebo Mac pro PC. Studenti s imatrikulační kartou získají Microsoft Domov a student2021-2022 za jednorázový poplatek 149 eur. Studentská verze obsahuje pouze Microsoft Word, Excel a PowerPoint, Outlook není k dispozici.

Uživatelé starších verzí MS Office je mohou stále používat a otevírat soubory v nových formátech souborů docx, xlsx nebo pptx. V tomto případě je užitečné nainstalovat a používat balíček kompatibility, který společnost Microsoft poskytuje zdarma.

Spropitné:

Microsoft Outlook je zdarma v mobilní verzi pro tablety a smartphony a lze jej zdarma stáhnout z příslušného obchodu s aplikacemi pro zařízení Apple nebo Android. Navíc starší verze Office, například Office 2007 nebo 2010, mohou stále běžet pod Windows 10.

Kromě možnosti koupit Microsoft Office nabízí výrobce Microsoft od roku 2011 licencování Office na základě předplatného pod obchodním názvem Office 365 na. V závislosti na požadovaném rozsahu dodávky jsou ceny pro soukromé zákazníky 10 eur za měsíc (roční předplatné 99 eur) za Rodina Microsoft Office. Pro společnosti nabízí Microsoft různé verze předplatného, které stojí mezi 10,50 EUR za měsíc a 16,90 EUR za měsíc. Společnosti těží z následujících doplňkových softwarových aplikací:

• Microsoft Publisher (kancelářský a designový software).
• Microsoft Access (databáze).
• Microsoft Exchange (e -mailový server).
• Microsoft OneDrive Business (cloud).
• Microsoft SharePoint (webová aplikace pro spolupráci).
• Microsoft Teams (platforma, která kombinuje chat, schůzky, poznámky a přílohy).

Přesné cenové plány a informace o programech a cloudových službách obsažených v Microsoft Office najdete na www.microsoft.com. Kromě toho společnost Microsoft nabízí bezplatné pokyny pro své produkty na speciálním webu.

Programy Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel a Microsoft Word jsou obzvláště populární jako kancelářský software a hrají hlavní roli v moderní kanceláři. Pro každého uživatele je důležité vědět, jaké základní funkce a možnosti aplikace obsahují.

Informace:

Zabezpečení před viry a trojskými koni je zásadní pro každého uživatele sady Microsoft Office. Microsoft v zásadě dodává Office programy Word nebo Excel s deaktivovanými makry. To je důležité, aby se trojské koně nebo jiný malware nedostaly na váš počítač pomocí makra.

Microsoft PowerPoint: profesionální prezentační software pro soukromé a firemní uživatele

Odhaduje se, že 500 milionů lidí na celém světě používá jako prezentační software Microsoft PowerPoint. Obchodní jednání bez snímků a prezentace v PowerPointu se stalo vzácností. Společnosti, nezávislí pracovníci a soukromí uživatelé se spoléhají hlavně na to, že publikum může být nadšené a aktivované kompetentní vizualizací faktů.

PowerPoint byl původně vyvinut v roce 1987 Američanem Robertem Gaskinsem a prodán společnosti Microsoft pod názvem „Presenter“. V aktuální verzi má PowerPoint velké množství užitečných funkcí pro přípravu a provádění prezentací živým a vysoce kompetentním způsobem.

Funkce aplikace PowerPoint - to jsou vaše možnosti pro živé prezentace

Kliknutím na prázdnou prezentaci v aplikaci PowerPoint se otevře standardní zobrazení aplikace PowerPoint.

Na pravé straně ve standardním zobrazení můžete vidět všechny dosud vytvořené snímky vaší prezentace v malém formátu. Uprostřed je konstrukční nebo prezentační plocha. V této oblasti softwaru máte možnost navrhnout každý snímek samostatně. Můžete například vkládat text, grafiku, videa a zvuky nebo jiná stylistická zařízení konkrétně a na vhodná místa. V nejnovější verzi aplikace PowerPoint najdete nápady na design také na pravé straně ve standardním zobrazení. Pokud začnete s koncepcí snímku, automaticky obdržíte návrhové návrhy z programu, které lze přijmout jedním kliknutím.

Hlavní body pro každou prezentaci - jak profesionálně používat PowerPoint

Nic není nudnější než prezentace s příliš velkým textem. Textové diapozitivy bez vizuálních stylistických zařízení váží publikum k monitoru nebo obrazovce. Místo poslechu mluvčího je text přečten a interpretován. V tomto případě se ztratí hlavní body reproduktoru. Posluchači bloudí a vstupují do duševní nepřítomnosti. Místo účasti na přednášce se nechte zasypat informacemi.

Aby se tak nestalo a prezentace v PowerPointu vzbudila u publika neustále zájem a kompetentně prezentovala téma a fakta, najdete v PowerPointu nespočet možností, jak své snímky profesionalizovat. Chcete -li uvést všechny příklady, tipy a triky pro profesionální použití PowerPointu by přesahovaly rámec. Následující 3 praktické příklady objasňují, jak užitečný může být PowerPoint jako kancelářský software. Můžete vidět, jak uživatelé těží z přípravy, a stejným způsobem z publika během prezentace:

Praktický příklad 1: Vložte přechody, aby byla prezentace zajímavá

Prezentace v PowerPointu může být strukturována jako prezentace nebo jako vzrušující film. Prezentace obvykle vypadá nudně, protože kromě zobrazených obrázků neexistují žádné efekty ani jednotlivé přechody. Prezentace v PowerPointu, která je prezentována ve stylu prezentace, je pro publikum monotónní.

Základním cílem prezentace je informovat, inspirovat a přivést publikum k akci. Aby toho bylo dosaženo, je účelné konkrétně upgradovat přechody mezi jednotlivými fóliemi. V tomto případě jsou na jedné straně zajímavé variabilně navržené fólie. Kromě toho jsou působivé také přechody mezi fóliemi.

S PowerPointem je možné vkládat animované přechody mezi snímky pouhými několika kliknutími. Ty vytvářejí napětí a udržují vysokou pozornost publika. Funkci „Přechody“ najdete na stejnojmenné záložce „Přechody“.

Stojíš:

• Dynamický,
• Také velkolepé
• Jemné přechody fólie

který by měl v každém případě odpovídat tématu a základnímu designu prezentace. Vysoce vědecká přednáška s velkolepým přechodem, jako je animace "plástev medu„Poskytování je kontraproduktivní. Naproti tomu dynamický obsah, například přechod „prolétávající“, lze použít v vzrušující přednášce, která má publikum inspirovat a oživit.

Jako ve většině případů platí pro přechody v PowerPointu následující: „Méně je více.“ Prezentace by neměla být přeplněna příliš mnoha různými přechody snímků. To je důležité, protože jinak diváci i přes přechody ztratí zájem. Nadbytečná opakování se opotřebovávají a přetěžují prezentaci. Naproti tomu, pokud do své prezentace šikovně zakomponujete vhodné přechody, získáte si své publikum a zvýšíte pozornost a zájem publika.

Praktický příklad 2: Pomocí návrhových nápadů vytvořte vysoce kvalitní filmy během chvilky

Uživatelé aplikace PowerPoint vědí, že vytváření informačních, poutavých a poutavých prezentací v PowerPointu může zabrat hodně času. Kromě tématu a klíčových bodů je třeba vhodně a účelně vybrat obrázky, tabulky, videa a další stylistická zařízení.

Reprezentativní průzkum provedený společností GfK jménem Made in Office GmbH, ve kterém bylo dotazováno více než 1 000 uživatelů Office v německých společnostech, ukazuje, jak složité může být vytváření prezentací. Dotazovaní zaměstnanci pracovali v průměru 20 hodin měsíčně s PowerPointem. Z těchto 20 hodin bylo 8 hodin věnováno výhradně formátování snímků. Studie jasně ukazuje, kolik úsilí je zapotřebí k vytvoření atraktivní prezentace.

Uživatelé nejnovější verze aplikace PowerPoint mohou zkrátit čas potřebný k návrhu snímků. Máte možnost částečně ponechat formátování vašich snímků na programu. Díky integrované funkci „Nápady na design“, která se standardně zobrazuje na pravé straně hlavní obrazovky, dostávají zaměstnanci v kanceláři nebo domácí uživatelé stylové a atraktivní nápady pro návrh snímků. Pokud je položka nabídky skrytá, lze ji zobrazit na kartě „Start“. Položka nabídky „Návrhy designu“ se nachází na konci karty.

V mnoha případech mohou nápady na design mimo jiné pomoci se správným uspořádáním obrázků a textů na snímku nebo optimalizovat design. Kromě zobrazených návrhů můžete k získání dalších návrhů použít tlačítko „Zobrazit další nápady na design“.

Pomocí funkce „Návrhy návrhů“ mají uživatelé aplikace PowerPoint možnost soustředit se více na obsah a prezentaci hlavních zpráv, místo aby trávili příliš mnoho času vylepšováním designu.

Tip odborníka na úpravu obrázků:

Aby byly důvěrné části souborů Office nerozpoznatelné, nestačí je naformátovat černobíle. Aby se zajistilo, že nerozpoznatelné pasáže nelze přečíst, musí být z obrázku vždy odstraněny.

Praktický příklad 3: Vložte média a vytvořte interaktivní prezentaci

S postupující digitalizací je normální mít možnost kdykoli zobrazit videa, hudbu a pohyblivé obrázky v nejvyšších rozlišeních. Displeje notebooků nebo televizorů zobrazují videa v HD, Ultra HD a 4K. Totéž platí pro hudbu a zvuky, které jsou v Dolby Surround přenášeny křišťálově čisté. Vzhledem k tomu, že pohyblivé obrázky, stejně jako hudba a zvuky jsou v naší společnosti rozšířené, má smysl je také integrovat do prezentace v PowerPointu. Funguje to pouhými několika kliknutími na kartu „Vložit“ v položce nabídky „Média“.

V této oblasti nabídky máte mimo jiné možnost:

• Vložte video z pevného disku nebo cloudového disku.
• Integrujte video z online platformy, jako je YouTube.
• Vložte do prezentace zvukové soubory z počítače.
• Spusťte záznam a integrujte jej do prezentace.
• Vložte záznam obrazovky.

To, zda je použití médií úspěšné, závisí na výběru videí nebo hudby a použitém hardwaru. V každém případě diváky inspiruje zábavná a zábavná prezentace, ve které se střídají texty a frontální prezentace s videi a fotografickými sériemi. Kromě zájmu se zvyšuje i retenční výkon, protože vizuální obsah je v mozku uložen mnohem hlouběji než mluvená slova nebo texty. Existují proto objektivní důvody pro integraci médií do prezentace a pro získání a potěšení publika hudbou a pohyblivými obrázky.

Stručně řečeno, Microsoft PowerPoint nabízí každému uživateli širokou škálu možností a funkcí pro navrhování prezentací, které jsou profesionální a zaměřené na publikum.Každý, kdo používá PowerPoint jako kancelářský software a zná možnosti a jemnosti programu, vytváří s aplikací vysoce kvalitní prezentace. Ty mají potenciál inspirovat udržitelným způsobem a zprostředkovat obsah a hodnoty moderním a hlubokým způsobem. Z tohoto důvodu je PowerPoint v kanceláři ceněn a každý den se používá k vytváření prezentací.

Microsoft Excel - Vytvářejte tabulky jako profesionál

Microsoft Excel byl publikován v roce 1985 ve své první verzi pro Macintosh. Jako nástupce Microsoft Multiplan bylo cílem nabídnout software pro komplexní tabulky, které jsou vizuálně orientované. V roce 1989 byla představena první verze Excelu pro Windows. V průběhu času byl software důsledně vyvíjen. V současné době jej používají miliony uživatelů po celém světě pro obchodní a soukromé účely. V aplikaci Excel existuje více než 400 funkcí, pomocí kterých lze výpočty navrhovat a zobrazovat téměř pro jakýkoli účel. Je také důležité, aby výsledky a výpočty mohly být zobrazovány vizuálně v diagramech nebo individualizovány pomocí tvarů, barev a písem.

Logická struktura Excelu

Poté, co otevřete nový, prázdný sešit v aplikaci Microsoft Excel, najdete všechny funkce Excelu v režimu výpočtu, rozdělené na různé karty.

Stejně jako ve všech ostatních aplikacích Microsoft Office jsou hlavní funkce aplikace Excel uvedeny na kartě „Start“. Jednotná struktura všech softwarových aplikací Office usnadňuje nezkušeným uživatelům Excelu orientaci v programu.

Všechny základní funkce, například:

• Přizpůsobení písem,
• Zarovnání textu nebo čísel také
• Specifické formátování číslic

jsou jasně rozepsány na kartě „Start“. Funkce je zvláště důležitá pro velké tabulky, ve kterých se vyhodnocuje mnoho dat. Jde o funkci „Třídit a filtrovat“ v položce nabídky „Upravit“.

Uživatelé Excelu, kteří se vzorci pracují méně často a hlavně používají Excel k interpretaci dat, seznamů a výsledků, potřebují položku nabídky „Seřadit a filtrovat“ pravidelně.

Stejně jako ve všech ostatních aplikacích Office máte možnost vkládat obrázky, diagramy, textová pole nebo 3D objekty. Možnosti správného vkládání ilustrací a diagramů najdete na kartě „Vložit“. Praktické je také vkládání odkazů do excelové tabulky, například pro odkaz na interní firemní web nebo externí projekt.

Stejně jako všechny ostatní aplikace Office, Microsoft Excel zaujme možností vizualizace tabulek jednotlivě. Každý, kdo používá Excel v profesionálním prostředí, je závislý na prezentaci dat a imputovaných informací věcně a zároveň vizuálně přitažlivým způsobem. Excel k tomu nabízí všechny funkce a možnosti. Mimo jiné můžete:

• Vybírejte mezi různými, hotovými návrhy stolů,
• Upravte také okraje a oblast tisku
• Změňte konkrétně barvy a písma.

Pomocí funkcí na kartě „Rozložení stránky“ je možné navrhovat jedinečné, informativní a atraktivní tabulky. Ty představují fakta a současně se zaměřují na hlavní body a klíčová tvrzení ve výpočtech. Doprovázené diagramy, stovky nebo tisíce jednotlivých dat jsou použity k vytvoření profesionálního, imputovaného přehledu, který poskytuje divákovi trvalé informace.

Uživatelé mohou také do své tabulky přidat matematické funkce na kartě Vzorce.

Excel vám v položce „Knihovna funkcí“ nabízí nejdůležitější funkce z nejpopulárnějších kategorií. V části „Vložit funkci“ můžete použít možnost „Volný text“ a vlastními slovy popsat účel funkce. Program vám poté nabídne vhodný matematický vzorec.

Pro nové a nezkušené uživatele aplikace Microsoft Excel, kteří mají jen malé zkušenosti s používáním vzorců, znamená práce s aplikací Excel dlouhodobé procvičování za účelem rozumného používání vzorců. Pomohou pomocné funkce obsažené v Excelu a hotové funkce a matematické vzorce, ve kterých každý uživatel obvykle najde to, co hledá. Speciální vzorce jsou popsány v mnoha internetových fórech a ve většině případů je lze zkopírovat a vložit do vlastní tabulky.

Je možný přenos dat z různých zdrojů

Zejména v profesionálním prostředí je třeba pro výpočet v Excelu převzít data z různých zdrojů. Zde je karta Data velmi nápomocná. Zaručuje, že můžete zaznamenávat a integrovat data z jiných excelových tabulek, databázové informace a obrázky z externích programů.

V části „Načíst data“ je k dispozici nespočet zdrojů, jejichž data můžete propojit se svou tabulkou. Mimo jiné můžete začlenit data z databází Microsoft Access. V bezplatných výukových programech vám ukážeme, jak vytvořit propojení mezi těmito dvěma programy a jak obecně správně používat Access.

Tato karta také obsahuje dvě praktické funkce, které najdete pod položkou nabídky „Předpověď“.

Na jedné straně můžete použít „analýzu co-kdyby“ k reprezentaci různých scénářů. Takový odhad může být zvláště důležitý při výpočtu cílů prognózy, aby bylo možné činit kompetentní rozhodnutí. Funkci „předpovědní list“ lze použít k vytváření trendů a prognóz z dostupných údajů podobným způsobem.

Na kartě „Zobrazit“, která je poslední volbou v oblasti nabídky aplikace Excel vedle stránek nápovědy, máte možnost vybrat si mezi:

• Vyberte různá zobrazení sešitu
• Chcete -li určit, zda mají být výstupem mřížky a nadpisy nebo
• Nastavte faktor zvětšení pro váš stůl.

Jak zmrazit okno - důležitá volba v Excelu

Položka nabídky „Opravit okno“ je nenápadná a zároveň zásadní funkce v Microsoft Excelu. Zvláště u tabulek, které se rozprostírají na více stránkách na obrazovce, často dochází k problému, že nadpisy při posouvání zmizí. Pomocí „Zmrazit okno“ nastavíte, aby se nadpisy zadávaly do horního řádku na každé stránce tabulky. Alternativně můžete také určit, že první sloupec je pevný.

Navrhujte profesionální tabulky v Excelu - použijte funkci Nápady

Stejně jako v případě Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel také nabízí funkci, ve které automaticky obdržíte nápady na design nebo profesionální prezentaci vašeho stolu. Pouhými několika kroky můžete získat tabulky v Excelu, které jsou přesvědčivé a díky vizualizacím činí fakta srozumitelnými.

1. Použijte svá data k návrhu tabulky v Excelu, například tabulkové srovnání prodejů produktů za několik kalendářních let. Zadejte data v aplikaci Excel bez dalšího formátování.

   

2. Poklepáním otevřete funkci „Nápady“ na kartě „Start“.

   

3. Program automaticky zobrazí návrhy designu vašeho stolu na pravé straně hlavního okna. Rozhodněte se pro vhodnou a přitažlivou prezentaci aktivací dvojitým kliknutím.

   

Díky nápadům integrovaným v Excelu můžete tabulky efektivně profesionalizovat. U jedné tabulky je ukázáno více než 20 modelů, ze kterých si můžete vybrat nejlepší reprezentaci. Tento postup vám ušetří spoustu času při navrhování a formátování grafů, diagramů a tabulek. Současně můžete nejdůležitější informace prezentovat věcně.

Stručně řečeno, Microsoft Excel je známý jako profesionální tabulkový procesor. Vkládání elementárních tabulek, zobrazení informačních diagramů a vkládání komplikovaných matematických funkcí jsou tři z mnoha dalších možností, které Excel nabízí. S dostatkem praxe a vyzkoušením nových možností uživatelé Excelu časem získají odborné znalosti a mohou funkce softwarové aplikace používat profesionálně.

Microsoft Word: moderní zpracování textu pro každou kancelář

Kromě aplikací Microsoft Excel a PowerPoint je Microsoft Word jedním z nejznámějších programů řady Office. V aplikaci Microsoft Word uživatelé používají efektivní a na praxi zaměřený program pro zpracování textu. Kromě vytváření textů, což je nejdůležitější funkce Wordu, lze vytvářet také formulářová písmena a tabulky lze integrovat do písmen nebo dokumentů.

Microsoft Word má podobnou strukturu jako PowerPoint a Excel, což novým uživatelům usnadňuje začátek. Na kartě „Start“ uživatelé najdou nejdůležitější možnosti a funkce pro vytvoření nového dopisu nebo textového dokumentu.

Kromě „vkládání“ textu ze schránky se ve Wordu intenzivně používá zejména oblast nabídky „Písmo“. To je zásadní

• Změňte písmo a velikost písma,
• Proveďte textové označení nebo
• Začlenit textové efekty.

Obdobná situace je u položky nabídky „Odstavec“. V této nabídce možností lze nastavit vkládání odrážek, používání odsazení a základní zarovnání textu.

K efektivnější práci s aplikací Word použijte „Najít a nahradit“ a funkci diktování

Funkce „Hledat“ a „Nahradit“ mohou být užitečné a efektivní pro složité texty. Pokud byste například chtěli vědět, jak často se v textu vyskytuje důležitý výraz, můžete to zjistit pomocí lupy v položce nabídky „Hledat“. Vlevo se otevře textové pole, ve kterém můžete vyhledávat slovní zásobu.

Funkce „Nahradit“ vám umožňuje nahradit výrazy nebo slova nesprávným pravopisem v jednom kroku. Pokud jste například do textu několikrát integrovali výraz „zásadní“ a chcete jej podle aktuálního doporučení Dudena změnit na „zásadní“, nemusíte každou pasáž textu hledat a měnit ručně. Pokud zadáte obě hláskování do funkce „Nahradit“, můžete provádět všechny úpravy bez mezikroku.

Praktická je také možnost diktovat texty přímo ve Wordu. To funguje dobře s funkcí „Diktovat“ v nabídce „Jazyk“. Profesionální software pro diktáty má zároveň větší výhody pro uživatele ve společnostech, kteří spoléhají na bezchybné diktování. Pro soukromé nebo příležitostné použití je rozhodně doporučeno „diktování“ s aplikací Microsoft Word.

Vkládání tabulek a grafiky do Wordu

Na kartě „Vložit“ máte otevřené všechny možnosti, ekvivalentní k ostatním programům Office, profesionalizaci dokumentu pomocí tabulek, diagramů, záznamů z Wikipedie, online videa, komentářů a záložek nebo symbolů a vzorců. Má smysl používat textová pole, která slouží jako zástupné symboly pro obrázky nebo tvary v dokumentu.

Informace:

Pokud se vám po kliknutí na odkaz v aplikaci Word nebo Excel zobrazí následující chyba: „Tento proces byl zrušen z důvodu omezení v tomto počítači,“ musíte změnit položky v registru. Potom můžete snadno vkládat odkazy a klikat na ně v aplikaci Word a dalších aplikacích Office.

Přizpůsobte vzhled a rozložení dokumentu - toto jsou vaše možnosti

Na kartě „Návrh“ můžete v několika krocích přizpůsobit dokument hotovému návrhu a vybrat šablony pro formátování návrhu. Je také možné přizpůsobit barvy, písma, mezery mezi odstavci nebo vodoznaky.

Každý dokument potřebuje určité rozložení. Zatímco obchodní dopisy musí být navrženy podle specifikací DIN, pozvánky nebo letáky mohou být navrženy jednotlivě. Všechna nastavení týkající se okrajů, základního zarovnání, formátu nebo odsazení se provádějí na kartě „Rozložení“.

Spropitné:

Studenti, kteří připravují vědeckou práci nebo disertační práci, mohou dobře využít záložku „Reference“. Lze jej použít například k vytvoření obsahu. Aby se vyloučilo plagiátorství, lze citace jasně vložit do textu jako externí zdroje a přidat je do seznamu právních základů. Word lze také použít pro inteligentní vyhledávání nabídek.

Odesílání sériových dopisů jako dopis nebo e -mail - tak to funguje

V každodenním obchodním životě je karta „Zásilky“ v mnoha společnostech velmi oblíbená. Díky tomu lze navrhovat písmena formulářů a propojovat je se zdroji dat, například se souborem Excel. Obálky a štítky lze vytvářet stejným způsobem a tisknout na jakékoli tiskárně. Náhled v položce nabídky „Náhled výsledků“ je zaměřen na praxi. Namísto zahájení nákladného zkušebního tisku lze náhled odeslat digitálně. Pokud jsou nalezeny chyby, mohou být opraveny před skutečným vytištěním dopisů ve formuláři, aniž by došlo k plýtvání zdroji.

Na kartě „Kontrola“ integrovala společnost Microsoft kontrolu pravopisu do aplikace Word a dalších aplikací, jako je Microsoft Outlook. S integrovaným tezaurem je k Wordu dodávána rozsáhlá databáze synonym. Kromě toho v této oblasti výběru můžete:

• Nechte text přečíst nahlas
• Zkontrolujte přístupnost a
• Chraňte dokument jednotlivě.

Pomocí online šablon Wordu můžete vytvářet profesionální dokumenty

Namísto vytváření každého dokumentu osobně a pečlivě detailní práce může mít smysl používat online šablony aplikace Microsoft Word k vytváření textových dokumentů, jako jsou:

• Životopis.
• Obchodní dopis.
• Brožura.
• Podklady nebo
• Vytvoření certifikátu.

Přes kartu „Soubor“, ve které můžete v aplikaci Word provést mnoho základních nastavení, přepněte do pole výběru „Nové“. Kromě vašich osobních šablon obsahuje tato oblast výběru také mnoho šablon dostupných online a vyhledávací pole, ve kterém může hledat další návrhy může hledat.

Pomocí online šablon od společnosti Microsoft je možné navrhnout většinu dokumentů pro profesionální i soukromé účely pomocí aplikace Word. Šablony zdarma jsou k dispozici i pro jiné programy Office, takže můžete zdarma používat stovky šablon Word, PowerPoint a Excel.

Stručně řečeno, Microsoft Word nabízí širokou škálu možností profesionálního vytváření a odesílání textových dokumentů. Kromě možnosti vkládání grafiky a dalších stylistických zařízení kromě textu uživatelé oceňují funkci hromadné korespondence nebo možnost automatické opravy a profesionalizace textů.

Navzdory rozšířenému používání Microsoft Office a mnoha praktickým funkcím ne každý uživatel je ochoten nebo schopen platit měsíčně za rodinu programů nebo za nákup komerční verze Office. V tomto případě lze zvolit bezplatné alternativy k Microsoft Office, které mají z hlediska funkčního rozsahu podobnosti s Microsoft Office.

Libre Office - bezplatné kancelářské funkce v open source softwaru

Jedním softwarem, který lze zdarma nainstalovat do kanceláře a který má velkou část kancelářských funkcí Microsoft Office, je Libre Office. S LibreOffice získáte výkonný kancelářský balíček s funkčním rozhraním a základními funkcemi pro každodenní kancelářský život. Stejně jako Microsoft Office, LibreOffice kombinuje různé aplikace v jedné sadě pro kancelář.

LibreOffice je spin-off známých OpenOffice a aplikace Star Office, která je navíc zdarma. S LibreOffice získáte několik aplikací v jednom balíčku:

• Writer (textový procesor),
• Calc (tabulka),
• Impress (prezentační program),
• Draw (kreslicí program),
• Base (správa databáze),
• Matematika (editor vzorců).

Hlavní rozdíl mezi LibreOffice jako svobodným a volně dostupným softwarem a placeným Microsoft Office je vedle struktury jednotlivých nabídek ve formátech souborů. LibreOffice používá Open Document Format (ODT), otevřený formát souboru, který lze použít a importovat mnoha dalšími bezplatnými kancelářskými programy. Microsoft Office může také ukládat dokumenty ve formátu ODT a zpracovávat dokumenty ODT.

Rozdíly ve formátech souborů - to byste měli vědět

	Microsoft Office	LibreOffice
Zpracování textu	*. docx	* .odt
Tabulkový procesor	* .xlsx	* .ods
Soubor prezentace	* .pptx	* .odp

Seznam: Výrobce bezplatného, nekomerčního a bezplatného kancelářského softwaru

S odhadovaným podílem na trhu více než 90%je Microsoft Office jasným lídrem na trhu v oblasti kancelářského softwaru. Navzdory nabídce založené na poplatcích uživatelé oceňují výhody Microsoft Office nebo vždy pracovali s kancelářským softwarem Microsoft. Pokud hledáte alternativy, měli byste se dozvědět více od následujících poskytovatelů, kteří nabízejí kancelářský software ke stažení zdarma:

poskytovatelů	Odkaz na nabídku
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
Kancelář WPS	www.wps.com/de-DE/
Softmaker Office (Německý poskytovatel)	www.softmaker.de/softmaker-office
Online kancelář Microsoft (méně funkcí než Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office a G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (pro iOS)	Zahrnuto v Apple App Store a automaticky s novými zařízeními Apple

Shrnutí: Software pro kancelář dělá hodně a šetří drahocenný čas v každodenním kancelářském životě

Softwarové programy jako Microsoft Word, Excel nebo PowerPoint a jejich bezplatné alternativy se staly nepostradatelnou součástí kanceláře. Každodenní úkoly a výzvy v každodenním kancelářském životě lze profesionálně vyřešit pomocí specifického softwaru pro prezentace, tabulky, zpracování textu a databáze.

Funkce a možnosti kancelářského softwaru se v průběhu let neustále mění. Microsoft Office je v současné době standardem na PC s Windows a používají ho hlavně firmy. Microsoft Office nebo vlastní software Apple iWork této platformy lze také použít na počítačích Mac a na zařízeních s operačním systémem iOS.

Který balíček si uživatelé nakonec vyberou, závisí na konkrétních požadavcích, které musí být v kanceláři profesionálně vyřešeny. Kancelářský software každopádně rozhodujícím způsobem přispívá k efektivní a síťové práci v kanceláři i v soukromém prostředí.

Další článek:

• Co je nového v Microsoft Office Live Workspace a Office Live Small Business