Jak používat kódy polí
Znáte to dobře: Při vytváření textového dokumentu se soustředíme nejen na skutečné papírování. Kromě obsahu a výrazu musíte také zvážit písmo a velikost, řádkování a mnoho dalších detailů. Pomáhají vám s tím různé polní funkce, které jsou často využívány vědomě, ale někdy také automaticky. Kde jsou ale funkce skryté a jak jsou správně používány?
Polní funkce - co je za nimi?
Když vytváříte dokument pomocí aplikace Microsoft Word, měli byste obvykle nejprve ujasnit, o jaký typ textu se jedná. Podle toho pak vytvoříte soubor, jehož formát a rozložení odpovídá požadavkům typu textu.
Zde můžete upravit například velikost a tvar písma, ale také vzdálenosti k okraji a mezi řádky textu. U mnoha dokumentů je také nutné zadat čísla stránek a například vložit aktuální datum. Zde se používají funkce pole, zkráceně také pole.
Program Office rozpozná určité textové prvky a podle potřeby je automaticky změní. Datum lze například aktualizovat a vždy udržovat aktuální. Tyto funkce pole jsou zpočátku zástupné symboly, kterým vy, uživatel, přiřadíte název pole. Jak ale lze tuto užitečnou funkci použít ve Wordu? Jak dosáhnete požadovaného výsledku?
Funguje to takto: Funkce pole a jejich role při tvorbě textů
Chcete -li aktivovat funkci pole, můžete postupovat různými způsoby. Jednoduchým a často používaným příkladem je vložení data do textu. I když můžete jednoduše zadat datum sami, číselnou kombinaci lze také integrovat do dokumentu pomocí vstupní funkce.
-
Nejprve klikněte na kartu „Vložit“ na pásu karet souboru aplikace Word.
-
V oblasti napravo najdete pole „Text“.
-
V tomto poli různé symboly označují různé funkce pole, které jsou zpočátku integrovány do vašeho textu jako zástupné symboly. Chcete -li vložit aktuální datum, vyberte ikonu kalendáře.
-
Poté se otevře další okno. Zaškrtněte políčko „Aktualizovat automaticky“.
-
Nyní můžete umístit kurzor do pole a změnit datum v textu nebo jej automaticky aktualizovat.
Stejně jako datum můžete Word také nechat upravit mnoho dalších komponent vašeho textu. Funkce pole pokrývají různé oblasti činnosti, které vám mohou být užitečné. Je to také praktické: Pokud nepotřebujete automatické změny, můžete dočasně vypnout aktualizace pole.
Správné použití: Funkce pole sem obzvlášť dobře zapadají
Použití polních funkcí nemá vždy smysl. Funkce vložené na správném místě zjednodušují vaši každodenní práci a rychle vedou k uspokojivým výsledkům. Když nastavíte stránku, dosáhnete rychlejšího pokroku díky funkcím: Například zdrojový seznam a obsah vašeho souboru lze aktualizovat pomocí několika kliknutí. Zde nemusíte ručně přenášet nadpisy do svého adresáře, ale můžete nechat Word pracovat automaticky pomocí vlastnosti pole.
Revize dokumentu je tak bezproblémová. Kromě výše uvedených polních funkcí patří k funkcím (integrované editační nástroje a pomůcky ve Wordu) také následující prvky, díky nimž je program Office užitečným pomocníkem při práci s textem:
- Pole odkazu
- Autorské pole
- Pole NumPages
- Pole Název_souboru
- Citační pole
Tyto a mnohé další funkce pole jsou v textech Wordu běžné. Lze je podle potřeby upravovat a nastavovat podle individuálních představ a chování uživatelů. Pokud například do textu přidáte citáty nebo jméno autora, můžete nové pole vybrat jedním kliknutím.
Stínování šedého pole ukazuje, že obsah pole lze nyní upravovat. Například při zadávání nabídky můžete zvolit, zda má být uvedeno pouze jméno autora nebo také rok vydání a umístění.
Mnohostranné a dynamické: takto integrujete funkce pole do dokumentu
Textové dokumenty přitahují pozornost čtenářů, zejména pokud jsou strukturovány všestranně a strukturovaně. Díky hypertextovým odkazům, citátům a atraktivně navrženému záhlaví a zápatí vypadá text uceleně.
Čísla stránek jsou zpravidla umístěna v záhlaví nebo v zápatí. I zde máte několik možností: Stránky dokumentu můžete číslovat ručně nebo můžete použít příslušnou funkci pole. Pokud umístíte kurzor do záhlaví nebo zápatí, bude stínování pole viditelné. Poté můžete provést změny v příslušné vlastnosti textu nebo nechat pole aktualizovat.
Stejným způsobem lze názvy souborů ve Wordu vkládat do zápatí pomocí funkcí pole. Program Office nabízí uživatelům různé rychlé stavební bloky, které lze aktivovat pomocí různých kombinací kláves. Patří sem například makra (často používané příkazy s rychlým přístupem) nebo automatické texty, které lze předem uložit a podle potřeby vyvolat.
Takto si zjednodušíte práci: Aktivujte a uložte funkce pole
Funkce pole lze také použít s kombinací kláves. V závislosti na verzi aplikace Word můžete k umístění obsahu pole použít různé kombinace. Jak integrovat kód pole do textu v aplikaci Word 2007 a 2010:
Stiskněte ovládací klávesu [CTRL].
Podržte klávesu a také stiskněte [F9].
Nyní se zobrazí závorky a stínování pole. Do pole napište požadovanou vlastnost pole nebo název pole, např. B. „Datum“ pro datum. Dokument nyní automaticky vykreslí datum příslušného dne.
Další funkce lze ve Wordu aktivovat také pomocí klávesy [CTRL]. Proto se ujistěte, že jste vybrali správnou kombinaci kláves a otevřete závorky pro zadání funkce pole. Další informace lze vyvolat pomocí klávesy Shift. Tímto způsobem můžete například přesně umístit textové bloky na stránku a navrhnout je podle svých představ.
Program Office kromě rychlých částí nabízí i další funkce, které zjednodušují práci s textovými dokumenty. Můžete například vkládat překlady nebo vytvářet šablony. Kromě toho lze nastavit formulářová písmena a soubor aplikace Word lze uložit jako PDF. Než odešlete nebo vytisknete dokumenty, měli byste soubory dvakrát zkontrolovat.
Změny a opravy: Práce s aplikací Word
Pomocí „Hledat a nahradit“ můžete v souboru najít běžné chyby a nahradit je v jednom kroku. Nejen obsah dokumentu by měl být zkontrolován a v případě potřeby opraven: formát dokumentu může také obsahovat chyby.
Rychlé moduly nebo funkce v terénu vám obecně pomohou vyhnout se zdrojům chyb a rychle tak získat atraktivní výsledek. Můžete nechat Word automaticky řídit informace, jako je datum, číslo stránky a citace. Vaše práce se navíc zrychlí: Můžete již dynamicky vkládat obsah dokumentu, který jste již připravili, a snadno k němu přistupovat.
Dobré vědět: Aby byl váš textový dokument co nejjednotnější, měla by být textová pole a čísla stránek a také pole NumPages - tj. Číslo stránky na celkovém počtu stránek - v celém souboru navrženy stejným způsobem. K tomu můžete použít takzvaný slučovací formát. Zadáním {STYLEREF "Nadpis 1" \ n \ * MERGEFORMAT} do pole bude výsledek pole formátován stejným způsobem jako odstavec, ve kterém se pole nachází. Můžete také nastavit, aby texty na jedné stránce pokračovaly na další stránce.
Závěr: pole funguje jako podpora
Polní funkce jsou pomocníky v procesu vytváření dokumentů mnoha způsoby. Umožňují vám vložit důležité textové prvky a aktualizovat stávající obsah dokumentu. Funkce pole můžete použít k provedení určitých nastavení a individualizací za účelem vytvoření hotového souboru podle vašich osobních požadavků.
Můžete například ovlivnit, zda se rámečky textových polí vytisknou okamžitě, nebo zda budou do hromadné korespondence zahrnuta určitá data. Word dává prostor jednotlivým nápadům a nabízí uživatelům možnost organizovat dokumenty profesionálně a efektivně s různými funkcemi v terénu.
Otázky a odpovědi
Které funkce pole pomáhají standardizovat mé dokumenty?
Formát sloučení vám pomůže zajistit jednotné nastavení v polích. Když zadáte příkaz format, máte možnost přenést vlastnosti pole do dalšího pole. Takto použijete stejné nastavení pro zbytek textového dokumentu.
Jak poznám pole v mém textu?
Funkce pole můžete zobrazit různými způsoby. Pokud například vyberete celý text pomocí [CTRL + A], všimnete si funkcí pole. V každém případě je stínování pole viditelné, když jste klikli na funkci pole. Dalším kliknutím na malou šipku v rohu pole se zobrazí možnosti nastavení.
