Jak efektivně využívat složky, funkce a možnosti v Outlooku

Pokyny a užitečné informace pro práci s aplikací Outlook

Mnoho uživatelů popisuje Microsoft Outlook jako uživatelsky přívětivý. Oceňujete rozsah funkcí a mnoho možností e-mailové komunikace. Ostatní potřebují Outlook především pro osobní organizaci a používají integrovaný kalendář a jeho různá řešení.

Kromě osobních preferencí použití je důležité:

• Obecná struktura složek,
• Funkční navigace v nabídce také
• Oblast čtení a
• Nejdůležitější funkce, jako je funkce vyhledávání nebo funkce "Třídit"

pochopit a aplikovat.

Videonávod: Jak konkrétně vyhledávat soubory a e -maily v aplikaci Outlook

Struktura složek a složek v aplikaci Microsoft Outlook

Známé přísloví říká: „Pořádek je polovina bitvy.“ Tato metafora platí pro analogovou kancelář se zásobníkem papíru a promyšleným organizačním systémem i pro Microsoft Outlook. V aplikaci Outlook jsou e -maily vždy uloženy ve složkách. Složku Doručená pošta lze popsat jako nejznámější a nejdůležitější složku pro ukládání e-mailů, protože touto složkou prochází každý příchozí e-mail. Všechny složky v aplikaci Outlook jsou zobrazeny na levé straně hlavního okna.

Je možné vytvořit novou složku několika kliknutími. Chcete -li to provést, přejděte do bodu v systému osobních složek, kde má být nová složka přizpůsobena. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte položku „Nová složka“.

Poté, co přiřadíte smysluplný název, můžete do složky přesouvat tematicky příslušné e-maily. Pomocí složek můžete přesně klasifikovat e-maily a zaručit, že je najdete ve struktuře. Složky lze například pojmenovat podle oddělení, jmen zákazníků, dat nebo jiných konkrétních kritérií.

V zásadě neexistuje žádný horní limit pro osobní složky. Jako součást dobře promyšleného objednávkového systému má také smysl nezakládat příliš mnoho složek, aby byly věci přehledné.

Zobrazit strukturu nabídky a e -maily

V zásadě, pokud jde o prohlížení a čtení e -mailů, Microsoft Outlook je v:

• také oblast složky
• rozdělil oblast pro čtení.

Můžete také zobrazit oblast úkolů.

V Outlooku najdete také záložky, ve kterých jsou funkce Outlooku seřazeny podle předmětu. Karta „Start“ vám umožňuje přístup například k oblasti „Rychlé kroky“ nebo „Odstranit“.

Na kartě "Zobrazit" můžete určit, jak a v jaké velikosti okna se mají maily zobrazovat a oblast složek a oblast zobrazení.

Jen s několika úpravami na kartě „Zobrazit“ získáte konkrétní centrum zpráv, které je přizpůsobeno vašim přáním a potřebám.

Třídit složky nebo vytvářet oblíbené položky - tak to funguje

Karta „Složka“ vám nabízí všechny možnosti pro individuální třídění struktury složek bez ohledu na velikost složky, vytváření podsložek nebo zobrazení složky jako oblíbené.

Můžete také použít pro složky

• Nastavte automatickou archivaci,
• Při sdílení v týmech přiřaďte oprávnění ke složkám a
• Zadejte vlastnosti složky.

K vytvoření nové složky pro hledání můžete také použít kombinaci kláves CTRL + SHIFT + P. Složka pro vyhledávání je virtuální složka v aplikaci Outlook, která obsahuje zobrazení všech e-mailových položek, které splňují určitá předdefinovaná kritéria hledání.

Funkce vyhledávání v aplikaci Outlook - jak správně používat vyhledávání

V aktuální verzi Microsoft Outlooku najdete funkci vyhledávání v horním panelu funkcí vedle pásu karet ve vyhledávacím poli. Kromě zadání jednoho nebo více hledaných výrazů do vyhledávací funkce obsahuje karta „Hledat“ další možnosti a možnosti nastavení.

Microsoft Outlook vám nabízí možnost prohledávat strukturu složek a všechny uložené e-maily podle různých kritérií.

Mimo jiné můžete:

• Hledejte v aktuální schránce nebo globálně v Outlooku nebo
• Zahrnout přílohy do vyhledávání.

Aktuální vyhledávací funkce navrhuje vyhledávací dotazy, jasně vám ukazuje, která klíčová slova jste již hledali, a dává vám možnost používat vyhledávací nástroje.

Souhrnně řečeno, funkce „Třídit“ a „Hledat“ v Outlooku vám nabízejí všechny možnosti profesionálního ukládání uložených e-mailů v aplikaci Outlook a v případě potřeby je znovu najít pomocí okamžitého vyhledávání podle kritérií.

Shrnutí: Je snadné nastavit aplikaci Outlook konkrétně a orientovanou na uživatele

Jako komunikační program je Microsoft Outlook flexibilní a přizpůsobitelný. Outlook můžete organizovat pomocí osobních složek a systému jednotlivých složek. Funkce „Hledat“ a „Seřadit“ umožňují ukládat e-maily uživatelsky orientovaným způsobem a znovu je vyhledávat podle definovaných kritérií.

Kromě toho můžete v oblasti pro čtení v Outlooku jednotlivě zobrazovat e -maily a na kartě „Zobrazit“ definovat, jak se má oblast čtení a oblast složek zobrazovat. Jen s několika nastaveními je možné přizpůsobit aplikaci Outlook vašim vlastním potřebám a efektivně pracovat s komunikačním softwarem.