Vytvořte si vlastní šablonu v několika krocích
Projekty jsou nyní součástí každodenního života v různých oblastech podnikání, jako jsou právní, stavební, marketingové nebo IT oddělení. Aby bylo možné řídit průběh projektu a nezbytné úkoly, je užitečný plán projektu. Program Office nabízí řadu šablon Excelu pro plánování projektů, které lze formátovat a přizpůsobit individuálnímu projektu.
Co je to projektový plán?
Plán projektu je užitečný pracovní nástroj, který používá projektový management nebo projektový tým. Příslušný plán by měl zlepšit komunikaci mezi jednotlivými zúčastněnými stranami a jasně ilustrovat všechny plánované postupy a hodnocení.
Plán projektu je živým referenčním dokumentem, ve kterém jsou zaznamenány například následující body:
- seznam všech zúčastněných stran
- Prohlášení týkající se rozsahu projektu
- plánování související s projektem nebo plánovaný proces
- Kalkulace nákladů
- plánování zdrojů
- Plány na správu výdajů
- Komunikační plány
Kromě skutečné struktury členění práce obsahuje také přesný průběh projektu. Obsažené informace v konečném důsledku slouží k zodpovězení všech otevřených otázek týkajících se vašeho projektu:
- Čeho by měl váš projekt dosáhnout?
- Proč by měl váš projekt probíhat?
- Jak lze váš projekt realizovat?
- Jaké jsou náklady na váš plánovaný projekt?
- Kdo se podílí na vašem projektu? Kdo přebírá různé úkoly?
- Kdy začíná a končí váš projekt? Existují milníky, které je třeba zvážit?
4 fáze plánování projektu
Řízení projektu má k dispozici různé možnosti, jak rozdělit projekt do několika fází. Často se používá 4fázový model, který se skládá z definice projektu, plánování projektu, implementace a kontroly projektu a také dokončení projektu.
Proč je plánování projektu důležité
Plán projektu je průvodcem během projektu. Slouží k dokumentaci, komunikaci, výpočtu a správě. Podrobný plán projektu zlepšuje komunikaci se zákazníky a lze jej vždy přizpůsobit přáním zúčastněných stran pomocí deklarovaných milníků nebo časových harmonogramů. Všechny stránky vědí, kde najít aktuální informace o projektu. Očekávání projektu a jeho priority jsou zaznamenány písemně. Když vezmeme v úvahu časové plánování, každý, kdo je zapojen do projektu, ví, kdy je třeba úkol splnit a kolik času má k dispozici.
Kde najít šablony pro plánování projektů
Vhodné šablony aplikace Excel pro plánování projektu vám pomohou při strukturovaném plánování vašeho projektu. Na výběr máte ze dvou možností: Na jedné straně můžete v aplikaci Office vytvořit bezplatný plán projektu. Na druhou stranu můžete na internetu najít zdarma připravené šablony aplikace Excel. Můžete si je snadno stáhnout do počítače, abyste je mohli okamžitě použít.
Co šablony aplikace Excel nabízejí pro plánování projektů?
Ti, kteří používají šablony aplikace Excel pro vlastní plánování projektů, těží z integrovaných nástrojů pro výpočet a funkcí aplikace Excel. Díky těmto funkcím programu lze projekt nejen efektivně, ale také atraktivně řídit. V připravené tabulce mají uživatelé možnost
- Fáze a související (pod) úkoly
- odpovědný
- data zahájení a ukončení
- pokrok
- Náklady a rozpočet
být zadán. Šablony aplikace Excel pro plánování projektů lze upravit podle potřeby, například pokud mají být označeny zpoždění nebo dokončené úkoly.
Plán projektu aplikace Excel může být také vybaven statickou časovou osou nebo diagramem. Lze také vytvořit a vizuálně zobrazit analýzu trendů nákladů nebo trendů milníků. Milníky lze do plánu projektu přidat s dobou trvání nebo bez konkrétního období.
Šablony aplikace Excel: plánování projektu pomocí Ganttova diagramu
Svědomitá struktura rozdělení práce je základem pro plánování schůzek, ale časový harmonogram projektu lze jasněji zobrazit pomocí Ganttova diagramu. Excel nabízí některé šablony pro plánování projektů ve formě Ganttova diagramu. Zde jsou aktivity projektu zobrazeny na klesající časové ose pomocí pruhů. Různé úkoly projektu lze znázornit vodorovnými pruhy v odpovídajících řádcích a sledovat jejich průběh.
Jak vytvořit svůj vlastní projektový plán v několika krocích
Šablonu aplikace Excel pro plánování projektů můžete sami vytvořit a naformátovat v několika krocích.
-
Otevřete nový sešit v Excelu a do řádků A6 až E6 zadejte následující záhlaví sloupců:
a) Fáze / úkoly / činnosti / milníky
b) Zadejte popis nebo kategorii úkolu
c) Odpovědný
d) Datum a doba zahájení a ukončení
-
Do níže uvedených buněk v příslušných sloupcích zadejte plánované aktivity a nastavte milníky a také jejich datum zahájení, datum ukončení a dobu trvání. Například:
úkol
kategorie
Odpovědný
začít
doba trvání
konec
Vytvořte hrubý koncept
Copywriting
Medvěd Sandra
07.09.2020
5
11.09.2020
Výroba textu
Copywriting
Medvěd Sandra
12.09.2020
11
22.09.2020
Korektura
Copywriting
Medvěd Sandra
23.09.2020
2
24.09.2020
Publikovat
Copywriting
Medvěd Sandra
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Vyberte řádky pod nadpisem sloupce „Start“ a vyberte pomocí „Vložit > Grafy “a skládané pruhy.
-
Poté přejděte na „Vybrat data“ kliknutím na diagram. Zde nejprve změníte popisky (rubriky) vodorovných os kliknutím na „Upravit“ a označením datové řady pod nadpisem sloupce „Úkol“. Potvrďte zadání.
-
Poté klikněte na „Přidat“ pod „Legendární záznamy (série)“ a přidejte dobu trvání. Jako název řádku vyberte jako rozsah nadpis sloupce „Trvání“. Označte datovou řadu v části „Trvání“ jako hodnoty řady. Potvrďte zadání.
-
Nyní budete formátovat graf a osy. Nejprve klikněte na popisky os na ose y a v postranním panelu „Formátovat osu“ přejděte na „Možnosti osy> Kategorie v opačném pořadí“.
-
Poté klikněte na modré pruhy datové řady „Start“ a přejděte na „Formátování datové řady> Vyplňování> žádné vyplňování“ a „Rámeček> žádný řádek“. Tyče jsou nyní neviditelné.
-
Poté naformátujte osu x kliknutím na data a přejděte přes „Formátovat osy> Možnosti os“ na „Minimum“ a zadejte datum zahájení prvního úkolu.
Vytvářejte zdarma šablony aplikace Excel pro plánování projektů a mějte přehled
Tabulkový software Excel je vhodný pro plánování a řízení projektů. Kromě plánů nákladů a harmonogramu lze vytvářet i struktury rozdělení prací, výpočty doby trvání procesu a užitečné analýzy. Vložené diagramy znázorňují požadovaná data nebo chronologickou posloupnost určitých úkolů v plánu projektu. To vám umožní sledovat důležité úkoly, oblasti odpovědnosti a průběh projektu.
Časté dotazy
Kde najdu šablony aplikace Excel pro plánování projektů?
Otevřete Excel a na domovské stránce klikněte na „Další šablony“. Do vyhledávacího pole zadejte „plánování projektu“, plán projektu „nebo“ plánovač projektů ”a vyberte požadovanou šablonu.
Jak přidám ukazatel průběhu do plánu projektu aplikace Excel?
Do prázdných buněk přidejte libovolné číslo, například 0, 25, 50, 75 a 100. Přejděte na „Domů> Styly> Podmíněné formátování> Datové pruhy> Další pravidla“. Zadejte minimální a maximální hodnotu, vyberte libovolnou barvu a potvrďte zadání.