Funkce v terénu zjednodušují vaši každodenní práci v aplikaci Microsoft Word

Profesionální a efektivní využití manuálních funkcí ve Wordu

Čím profesionálněji a intenzivněji je Microsoft Word používán, tím jsou vyšší nároky na program pro zpracování textu. S rostoucí dobou používání většina uživatelů Wordu používá stále více funkcí softwaru a ví například:

• Jak vytvářet seznamy s více položkami
• Zobrazení velkých písmen ve Wordu na začátku řádku potlačí nebo
• Vloží obsah a odkazy do dokumentu.

Zatímco mnoho každodenních pracovních kroků je navrženo efektivně a podloženo vzorci nebo funkcemi, existují další úkoly, které jsou stále prováděny ručně pro mnoho profesionálních uživatelů aplikace Microsoft Word. Jedním z příkladů je vložení aktuálního data do dopisu, které se v mnoha případech provádí ručně. Dává smysl zavázat se k co nejlepšímu využití funkcí Wordu, aby fungovaly efektivně a způsobem orientovaným na řešení.

Jak můžete vložit datum efektivněji?

Například použijte dobře známou kombinaci kláves „ALT + Shift + D“ k automatickému vložení data. Alternativou je přejít na kartu „VLOŽIT“" v oblasti nabídky „TEXT" (Word 365, 2010 a 2007) nebo v nabídce „VLOŽIT“ (Word 2003, 2002 / XP a 2000). V takovém případě za vás funkce „Vložit datum a čas“ udělá práci.

Použijte funkce pole v aplikaci Microsoft Word - takto to funguje

K vložení automaticky aktualizovaných informací a dat do textu slouží řada příkazů, které jsou uloženy na kartě VLOŽIT nebo v nabídce VLOŽIT ve verzích Word 2003, 2002 / XP a 2000. „Funkce pole“ jsou ve své krátké formě označovány a ve Wordu jako „pole“. Pole mají za úkol vložit vlastnosti systému nebo dokumentu do textu, který lze průběžně aktualizovat.

Díky tomuto postupu nejen efektivněji pracujete s aplikací Microsoft Word a vyhýbáte se typickým chybám při ručním zadávání. Máte také možnost zvýšit flexibilitu a dynamiku polí. Tímto způsobem můžete například reagovat na změny nadpisů, které tvoří obsah.

Jak vkládat a upravovat funkce pole

V aplikacích Word 365, 2010 a 2007 můžete vkládat funkce pole na kartu „VLOŽIT“ v oblasti nabídky „TEXT“, tlačítko „RYCHLÉ BLOKY“ a příkaz „POLE“.

Ve Wordu 2003, 2002 / XP a 2000 se na místo určení dostanete přes nabídku „VLOŽIT“ a příkaz „POLE“. Ve všech verzích aplikace Word se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vybrat požadovanou funkci pole a použít ji na text.

Integrované funkce pole v aplikaci Microsoft Word mají navíc další přidanou hodnotu: Word také automaticky vloží funkci pole při volání určitých funkcí. K tomu dochází, aniž byste museli být speciálně vybráni.

příklad

Pokud například stisknete kombinaci kláves „Alt + Shift + D“, aktuální datum se zobrazí na aktuální pozici kurzoru ve formě funkce pole.

Funkce pole a obsah

Máte také možnost přidat do dokumentu obsah podle stylů »Nadpis 1« až »Nadpis 9«. Funguje to v aplikaci Microsoft Word 365 prostřednictvím karty „REFERENCE“.

Ve Wordu 2010 a 2007 použijte záložku „REFERENCE“ a skupinu nabídek „OBSAH“ a také tlačítko „OBSAH“. Ve Wordu 2003, 2002 / XP a 2000 se do příslušné oblasti dostanete prostřednictvím nabídky „VLOŽIT“ a příkazu „(REFERENCE) -INDEX A ADRESÁŘE“.

Chcete také, aby se v zápatí zobrazovala automatická čísla stránek? I v tomto případě Word používá funkci pole.

Ruční použití polních funkcí - žádný problém s kombinací kláves

Kromě vkládání funkcí polí pomocí nabídky je můžete také zadat ručně. Chcete -li to provést, použijte kombinaci kláves "CTRL + F9". Pomocí této kombinace kláves můžete vložit novou funkci prázdného pole. Dvojici složených závorek, která se objeví tímto způsobem (nezaměňovat s složenými složenými závorkami, které jsou k dispozici s AltGr + 7 nebo AltGr + 0, které vypadají téměř ekvivalentně), pak můžete vyplnit požadovaným příkazem. V závorkách v dialogovém okně můžete vidět, které příkazy jsou možné.

Praktické příklady bezproblémového používání polních funkcí

Následuje přehled důležitých funkcí v terénu, které práci v praxi obzvlášť usnadňují:

Datum, datum vytvoření

Pomocí »{Date}« vloží Word systémové datum vašeho PC na aktuální pozici kurzoru. K definování formátu můžete použít parametr »\ @«. Funkce pole »{CreatDate}« vloží datum, kdy byl dokument vytvořen, a na rozdíl od »{Date}« se poté již nezmění. V šablonách dokumentů byste proto měli používat »{CreatDate}«, na jejichž základě vytváříte nové dokumenty. Poté je datum vytvoření automaticky trvale nastaveno v každém novém dokumentu.

Chcete dynamicky odkazovat na obsah „Nadpisu 1“ v záhlaví. Odkaz by měl být generován automaticky, aniž byste museli začínat zalomením oddílu a novým řádkem záhlaví v každé kapitole?

Funkce pole »{StyleRef}« poskytuje řešení: Pomocí »{StyleRef» Nadpis 1 «\ * MERGEFORMAT}« odkazujete na obsah textu formátovaného pomocí šablony stylů »Nadpis 1«. Pokud se to změní, změní se obsah záhlaví na aktuální stránce. Pokud je šablona formátu »Nadpis 1« použita na stránce několikrát, vždy se v záhlaví zobrazí první výskyt. Doplněk »\ * MERGEFORMAT« zajišťuje, že bude použit pouze text, nikoli formátování z »Nadpisu 1«. Zadaný text je formátován podle stylu záhlaví.

Stránka, NumPages

Pomocí funkce pole »{Page}« vložte aktuální číslo stránky. Funkce pole »{NumPages}« udává počet stránek v dokumentu. Můžete například použít »Seite {Page} z {NumPages}« k odkazu na aktuální a celkový počet stránek. Pokud umístíte funkci (vnořené) pole »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« do zápatí první stránky dokumentu, informace o čísle stránky se zobrazí pouze v případě dokument je delší jako jedna strana.

Ref

Potřebujete v dokumentu několikrát určitou poznámku nebo odkaz na odstavec a chcete jej zadat pouze jednou? V tomto případě stačí odkazovat na zadaný text jednou. V takovém případě přiřaďte textu záložku. To funguje v různých verzích aplikace Word takto:

• Word 365: karta VLOŽIT - Oblast nabídky VLEVO, ODJET - knoflík TEXTOVÁ ZNAČKA

• Word 2010 a 2007: tab VLOŽIT - Oblast nabídky HYPERLINKY - knoflík TEXTOVÁ ZNAČKA;
• Word 2003, 2002 / XP a 2000: Nabídka VLOŽIT - povel TEXTOVÁ ZNAČKA.

S funkcí pole »{Ref NameDerTextmarke}« «můžete na text označený záložkou odkazovat tak často, jak chcete.

Seq

Potřebujete k identifikaci pracovních kroků v dokumentu pořadové číslo, které je spravováno tak automaticky, jak je to možné? Protože jsou čísla umístěna uprostřed textu, nelze použít automatické číslování? Polní funkce »{Název následného číslování}« poskytuje nápravu. Pokaždé, když dojde k této funkci pole, interní číslo se zvýší o jednu. Text »název číslování« lze libovolně zvolit a musí zůstat jednotný pouze v rámci číslování. A pokud nechcete začínat jedničkou, ale pěti, zadejte počáteční hodnotu při prvním výskytu funkce pole pomocí parametru »\ r«: »{Název číslování seq \ r 5}«.

Shrnutí a závěr:

Microsoft Word vám může pomoci s různými funkcemi v terénu, aby byla vaše každodenní práce s programem pro zpracování textu efektivnější. Známým příkladem je zadání aktuálního data pomocí kombinace kláves nebo tlačítka na kartě VLOŽIT. Další funkce pole vám pomohou vložit a aktualizovat číslování do textů nebo profesionálně generovat obsahy.

Všechny funkce pole mají společné to, že zjednodušují opakující se činnosti. Pomáhají také eliminovat nedbalé chyby, ke kterým dochází při nadbytečných pracovních krocích. Je rozumné a účelné seznámit se s funkcemi integrovaného pole aplikace Microsoft Word a používat je. Tento postup vám ušetří čas při pojímání textů a korespondence, zvyšuje spolehlivost a může účinně předcházet chybám.

FAQ

Co dělá funkce pole v aplikaci Microsoft Word?

Pole ve Wordu mají zástupnou funkci. Lze je použít automaticky k vložení aktuálního data nebo čísla stránky do textu. Existují také funkce, které lze použít pro složité výpočty.

Jak mohu do svého textu vložit kód pole?

Je možné vložit kód pole do textu v aplikaci Microsoft Word v několika krocích. Prvním krokem je otevření dokumentu aplikace Word a navigace do bodu v dokumentu, kde by měla být funkce vložena. Na kartě VLOŽIT v oblasti nabídky TEXT najdete možnost vložit pole do položky nabídky HLEDAT RYCHLÝ BLOK. Určete funkci a vložte ji.

Jak efektivně vložit aktuální datum do dokumentu aplikace Word?

Nejrychlejší a nejsnadnější způsob, jak vložit aktuální datum do Wordu, je použít klávesovou zkratku „Alt + Shift + D“. Po stisknutí tlačítek se v textu objeví aktuální datum.