Pokud přemýšlíte o cloudovém úložišti a řešeních pro externí ukládání a zálohování dat, většina uživatelů si nejprve vybaví produkty jako OneDrive, Google Drive nebo iCloud. Americká společnost Box and the Box Cloud je soukromým uživatelům v Německu většinou neznámá. Protože Box Cloud je se svým rozsahem funkcí zajímavou alternativou k běžným cloudovým řešením zejména pro firmy.
Box není ani tak klasické cloudové úložiště, ale ECM software, mezi jehož vlastnosti a hlavní funkce patří bezpečné cloudové úložiště zvané Box Cloud.
Co odlišuje software ECM od cloudu?
ECM je zkratka pro anglický výraz Enterprise Content Management. Software ECM se používá k vytváření, organizování, ukládání a distribuci obsahu. Software ECM lze také použít k automatizaci procesů a zjednodušení toků informací mezi různými odděleními a organizačními jednotkami.
Výhody softwaru ECM jsou četné. Software ECM může společnostem pomoci snížit náklady digitalizací a automatizací obsahu. Může také pomoci zvýšit efektivitu a odstranit neefektivitu pracovních postupů. Softwarové produkty ECM jako Box mohou společnostem pomoci lépe spravovat data a minimalizovat bezpečnostní rizika.
Software ECM je často používán velkými společnostmi k profesionálnímu a digitálnímu řízení obsahu a procesů.S Boxem spolupracuje například švýcarská pojišťovna Zurich, DEKA-Immobilien z Německa nebo výrobce elektromedicíny MED EL sídlící rovněž v Německu, ale i řada dalších známých korporací. Podle Boxu více než 100 000 společností po celém světě spoléhá na Box a Box Cloud. Software ECM mohou využívat i malé a střední firmy nebo soukromí uživatelé. ECM Software je flexibilní a přizpůsobitelné řešení, které splňuje potřeby každého podnikového nebo domácího uživatele.
Na rozdíl od typického cloudového úložiště nabízí software ECM, jako je Box, komplexní softwarové řešení pro zálohování dat, síťovou spolupráci a zjednodušený pracovní postup – úkoly, které typická řešení cloudových úložišť sama o sobě nezvládnou.
Jaké jsou výhody Box Cloud?
The Box Cloud je cloud obsahu. V praxi to znamená, že funguje nejen jako úložiště dat a pro zálohování dat, ale zaměřuje se i na společnou práci na firemních dokumentech.Tento inovativní přístup k obsahu, ve kterém je důraz kladen na obsah a nikoli na dokumenty (soubory), je zvláště zajímavý pro globálně aktivní společnosti.
Bez ohledu na to, zda se jedná o marketingové informace o produktech, kupní smlouvy, smluvní dokumenty z oddělení lidských zdrojů nebo obrázky a videa – všechny tyto dokumenty jsou pro organizaci společnosti vysoce relevantní. Zejména když různé divize v různých zemích pracují se stejnými produkty a službami, je klíčové, aby byl pro všechny oblasti dostupný stejný obsah. To je důležité nejen kvůli jednotné firemní identitě, ale také šetří vzniklé náklady. Box Cloud zajišťuje dostupnost centrálního, digitálního a bezpečného úložiště dat pro celou skupinu společností.
Box Cloud je také navržen pro celý cyklus využití obsahu. To znamená, že každý soubor zůstává na platformě a lze jej upravovat a používat společně, od počátečního uložení a vydání dat až po elektronický podpis a klasifikaci.
Jako obsahový cloud software ECM, jako je Box with the Box Cloud, rozhodujícím způsobem přispívá k zajištění toho, aby procesy zůstaly štíhlé, informace z každé divize byly dostupné a citlivá firemní data byla neustále chráněna.
Jaké jsou 3 nejdůležitější přidané hodnoty Box Cloudu?
Jako softwarová aplikace ECM může Box pomoci různým firemním divizím pracovat efektivně a spolupracovat. Pro využití Boxu ve firmách nebo pro soukromé použití, což je možné i s Box Cloudem, hovoří především následující čtyři přidané hodnoty:
1. Zabezpečení, dodržování předpisů a regionální úložiště
V každé společnosti je velké množství dat, která je třeba chránit. Jak osobní údaje z HR oddělení, tak produktová data z vývojového nebo obchodního oddělení musí být zabezpečeny a chráněny před neoprávněným přístupem.Kromě toho jsou společnosti povinny dodržovat požadavky na shodu a předpisy o ochraně dat v příslušné zemi použití. Pro Německo to mimo jiné znamená splnění požadavků evropského obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Box Cloud v této oblasti zapůsobí profesionální architekturou zabezpečení, kontrolami přístupu, které využívají umělou inteligenci k odhalování bezpečnostních nedostatků, a cloudovým nativním řízením, které předchází právním konfliktům.
Vestavěné bezpečnostní kontroly Zero Trust mají za cíl zajistit, aby každý uživatel mohl být před načtením dat z cloudu jednoznačně identifikován. Box Cloud má navíc certifikaci FIPS 140-2. Tento bezpečnostní standard, používaný vládou USA pro kryptografické moduly, definuje požadavky na moduly, které provádějí kryptografické funkce, včetně modulů, které generují, používají nebo ukládají klíče.Ty musí mít hardwarové a softwarové mechanismy odolné proti neoprávněné manipulaci, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu ke klíčům a dalším citlivým datům.
Navíc je každý soubor uložený v Box Cloud opatřen 256bitovým šifrováním AES jak v klidu, tak během přenosu. Funkce Box Shields také dokáže v reálném čase odhalit a napravit úniky dat a bezpečnostní chyby.
Důležité: Box nabízí svým zákazníkům ukládání všech dat regionálně v Box Cloud. Tato možnost umožňuje ukládat data německých uživatelů na evropských serverech v souladu se zákonem, bezpečným způsobem a v souladu s požadavky GDPR. Funkce Box Zones, která umožňuje regionální ukládání, nabízí německým a evropským zákazníkům nejvyšší možnou úroveň ochrany dat.
2. Spolupráce v týmových strukturách
Ve velkých společnostech je běžné, že oddělení spolupracují na mezinárodní úrovni.S Box Cloud mohou týmy spolupracovat kdekoli a bez ohledu na hardware, operační systémy nebo software v cloudu. To je možné díky bezproblémové integraci podnikových aplikací, jako jsou Microsoft 365, Google Workspace, Teams nebo Zoom.
Integrace aplikací a prohlížení souborů v pracovním prostředí Box Cloud je uživatelsky přívětivé a inovativní pro jeho uživatele. Kromě možnosti přístupu k Box Cloudu přes webový prohlížeč jsou k dispozici také aplikace pro běžné mobilní operační systémy. Funkce Box Drive zajišťuje integraci virtuálního disku do stolního počítače prostřednictvím protokolu WebDAV, ve kterém lze také ukládat a sdílet obsah.
3. Pracovní postupy a elektronické podpisy
Doby, kdy si zaměstnanci vzájemně sdíleli smluvní dokumenty nebo jiné důležité dokumenty v papírové podobě, jsou dávno pryč.Firmy dnes pracují s digitálními pracovními postupy, kdy lze například důležitou smlouvu prohlížet, upravovat, klasifikovat a schvalovat online od vytvoření až po schválení.
Nástroje pro automatizaci workflow nabízejí maximální využitelnost a komfort a pomáhají urychlit schvalovací procesy ve firmách. Funkce „Box Sign“ také nabízí uživatelům možnost začlenit elektronické podpisy do digitálních dokumentů a digitálně je podepsat. Digitální podpis je možné odeslat z Boxu nebo alternativně z jiných podnikových aplikací, jako je Salesforce nebo Microsoft 365, pokud jsou připojeny k Box Cloud.
Vyplatí se Box Cloud i soukromým uživatelům?
S Box Cloud mají firemní uživatelé přístup k široké škále funkcí, aby mohli efektivně spolupracovat a používat Box nejen jako úložiště dat nebo pro zálohování dat, ale jako profesionální cloud obsahu.
Zároveň je Box Cloud zajímavý i pro soukromé uživatele, i když jednotliví uživatelé nemohou detailně využívat různé možnosti a funkce Boxu.
Pro soukromé osoby nabízí Box zajímavou alternativu ke konvenčním cloudovým řešením od Microsoftu, Google nebo Apple s bezplatným tarifem pro jednoho uživatele. S 10 GB volného úložného prostoru a maximálním uploadem 250 MB na soubor nabízí cloudová služba širokou škálu funkcí pro soukromé uživatele, kteří chtějí zálohovat soubory nebo obrázky Office.
Box je omezen na verze souborů, protože je uložena pouze aktuální verze souboru. Přístup k bezplatnému cloudu Box Cloud může být mobilní i stacionární. Integrace Microsoft 365 a Google Workspace je zahrnuta i v bezplatné verzi, takže Box Cloud je v každém případě vhodný i pro soukromé uživatele.
Pokud jako soukromý uživatel potřebujete více úložného prostoru, můžete v plánu Personal Pro získat až 100 GB úložného prostoru a možnost nahrávání souborů až do velikosti 5 GB. S ročním předplatným zaplatí uživatelé Box Cloud za upgrade 9 eur měsíčně.
Kolik stojí Box Cloud pro firmy?
Box Cloud nabízí velkým korporacím, středně velkým společnostem a menším obchodním týmům individuální nabídky pro každou potřebu. S ročním plánem Business Starter, který musí zahrnovat alespoň 3 uživatele, mají týmy přístup k úložišti až 100 GB a inovativnímu uživatelskému rozhraní Box Cloud, které zaručuje nejlepší použitelnost. Tým se 3 uživateli platí za přístup do cloudu Box v nejmenším tarifu Box 13,50 eur měsíčně.
Firemní tarify, které stojí 13,50 EUR měsíčně za levný balíček, obsahují další funkce, které jdou nad rámec čistého cloud computingu. Box Sign pro digitální podpisy, Box Relay pro automatizaci pracovních postupů, profesionální vyhledávací filtry a mnoho dalších bezpečnostních funkcí jsou k dispozici všem uživatelům v závislosti na balíčku.
Stručně řečeno, jaké jsou výhody Boxu jako poskytovatele cloudu?
Box jako profesionální software ECM je celkově atraktivní možností a je víc než jen úložiště dat nebo nástroj pro zálohování dat. Důležitou funkcí je možnost přístupu k souborům v Box Cloud z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu.
To znamená, že uživatelé mohou pracovat na dokumentech nebo prohlížet soubory ze svého účtu Box, bez ohledu na to, kde se nacházejí. Box navíc nabízí vysokou úroveň zabezpečení s více vrstvami ochrany a v závislosti na balíčku různé funkce a nástroje v oblastech zabezpečení a spolupráce. Velkou přidanou hodnotou Boxu je možnost integrovat řadu oblíbených produktivních aplikací do cloudu obsahu, aby týmy mohly pracovat efektivně, profesionálně a s co nejmenším plýtváním.