Příloha e -mailu - tyto tipy potřebujete znát

Jak posílat soubory jako přílohy e -mailem

Otevřete přílohu e -mailu - takto to funguje

Že pošta obsahuje přílohu, poznáte podle sponky v záhlaví. V aplikaci Microsoft Outlook je grafika sponky zobrazena přímo před jménem. Poklepáním na e-mail zobrazíte přiložené soubory v horní části. Ty lze otevřít dalším dvojitým kliknutím. Je také možné zobrazit náhled souboru v aplikaci Microsoft Outlook a v jiných běžných e-mailových programech. Přílohu lze případně před prohlížením uložit na pevný disk.

Aby bylo možné otevřít přílohu e -mailu, je nezbytné nainstalovat program, který dokáže zobrazit konkrétní příponu souboru přílohy. Pokud například chcete otevřít soubor docx, potřebujete nejnovější verzi aplikace Microsoft Word nebo bezplatný program, jako je Open Office nebo LibreOffice. Pokud otevřete přílohu v jiném softwaru, nevyhnutelně dojde k chybám formátování.

Běžné přípony souborů	Originální program	Alternativní software
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (formát RTF)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Open Document Format)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (formát otevřeného dokumentu)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (přenosný datový formát)	Adobe PDF Reader	Mnoho textových procesorů
EXE (spustitelný soubor)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Video programy všeho druhu
MP3	Hudební programy všeho druhu

Přílohy v e-mailech-jak rozlišujete mezi skutečnými e-maily a spamem

Představte si e -mail, který údajně přišel od vaší místní energetické společnosti. Při bližším zkoumání obsahuje podivné znaky a zároveň přílohu se souborem s příponou názvu souboru GIF.webp (Graphics Interchange Format). Nevyhnutelně vyvstává otázka: Je pošta autorizovanou zprávou nebo nevyžádanou poštou s připojeným malwarem?

I když e -mail vypadá divně kvůli jeho formátování, s největší pravděpodobností to není spam. Důvod podivného vzhledu je ten, že váš poštovní program neobdržel zprávu ve správném formátu. Z tohoto důvodu je e -mail zobrazen nesprávně a s neobvyklými speciálními znaky. Fenomén nesprávných e -mailů od důvěryhodných odesílatelů se vyskytuje každou chvíli:

• Pokud poštovní program odesílatele zpracovává data nesprávně resp
• K odesílání se nepoužívají žádné systémy Windows.
• Při přenosu zprávy do vaší poštovní schránky došlo k chybám.

V každém případě byste měli objektivně zkontrolovat e-maily od důvěryhodných odesílatelů. Pokud se odesílatel, předmět a číslo zákazníka shodují s vašimi osobními údaji, e -mail by neměl obsahovat hrozbu. Pokud si však všimnete nefunkčních odkazů nebo neobvyklých adres odpovědí, je bezpečnější kontaktovat odesílatele a problém probrat osobně.

Integrujte přílohy do e -mailů - toto jsou vaše možnosti

Pokud odesíláte e-maily příjemcům a chcete posílat důležité soubory, dokumenty nebo fotografie, je to snadné. Nejprve si vytvořte text e-mailu, do pole adresy zadejte e-mailovou adresu příjemce a vložte předmět. Nakonec najdete položky nabídky v aplikaci Microsoft Outlook na panelu nabídek v části „Vložit“:

• Přidat soubor.
• Připojit prvek.

Obě položky nabídky obsahují různé funkce.

Pod položkou nabídky „Připojit soubor“ máte možnost připojit všechny typy dokumentů, které jsou na vašem pevném disku nebo v cloudovém úložišti. Pokud chcete do e-mailu integrovat záznam z kalendáře nebo vizitku Outlooku, můžete to provést pomocí položky „Přidat položku“. Před odesláním se ujistěte, že jste vybrali správný soubor. Kliknutím na „Odeslat“ obdrží příjemce kromě textu svého e -mailu také přílohu e -mailu.

V Thunderbirdu můžete odeslat přílohu podobným způsobem. I když se struktura nabídky liší od struktury v aplikaci Microsoft Outlook, možnosti přílohy jsou ekvivalentní. Přílohu e -mailu můžete také vybrat pomocí symbolu sponky vpravo. V dalším kroku můžete odeslat e-mail s přílohou.

Důležité:

Obecně platí, že e-maily by nikdy neměly být odesílány bez zprávy, i když je důležitá pouze příloha e-mailu. To se jeví jako neprofesionální a nepříliš vděčné vůči příjemci. Poštu bez zprávy nebo předmětu lze současně klasifikovat jako nevyžádanou poštu a dočasně ji uložit do složky se spamem. Kvůli ochrannému opatření může dojít ke ztrátě pošty s důležitými přílohami.

Zde je návod, jak uložit důvěryhodnou přílohu na pevný disk

Pokud obdržíte poštu s důvěryhodnou přílohou pošty, můžete ji buď okamžitě otevřít v cílovém programu, nebo ji dočasně uložit na pevný disk. Chcete -li to provést, postupujte takto:

• V aplikaci Microsoft Outlook klikněte na „šipku dolů“, která je viditelná vpravo od přílohy. Otevře se pole s několika možnostmi. Vyberte možnost „Uložit jako“ a určete složku, do které má být příloha uložena. Další důležité možnosti jsou rychlý tisk souboru nebo jeho náhled, což vám umožňuje zobrazit obsah bez fyzického otevření souboru.
• Po uložení do struktury vašich osobních složek je příloha k dispozici pro další zpracování.

Spropitné:

Pokud nevidíte, otevřete nebo uložte přílohu, může to být způsobeno nesprávným nastavením ochrany dat. Uživatelé operačního systému Windows 7 by měli zkontrolovat zejména svá nastavení. Zákazníci, kteří používají e-mailovou adresu Telekom pod Windows 7, uvedli, že k problému došlo poté, co Telekom přepnul přístup na svůj e-mailový server na šifrované datové připojení. V tomto případě nastavení v možnostech Internetu systému Windows 7 zabránilo ukládání šifrovaných souborů.

Řešení změny nastavení ochrany dat spočívá v internetových možnostech aplikace Internet Explorer. To bylo ve Windows 10 nahrazeno prohlížečem Microsoft Edge.

Změňte nastavení ochrany osobních údajů v aplikaci Internet Explorer

1. V aplikaci Internet Explorer klikněte na tlačítko nabídky (ozubené kolo) a poté klikněte na Možnosti Internetu.

   

2. V dalším okně přepněte na kartu „Upřesnit“ a v oblasti Zabezpečení deaktivujte možnost „Neukládat šifrované stránky na disk“. Zavřete okno kliknutím na „OK“.

   

Díky tomu by mělo být možné bez problémů ukládat vaše přílohy e-mailů. K této chybě by nemělo docházet u uživatelů Windows 10 a Microsoft Edge.

Odesílání velkých příloh - tomu musíte věnovat pozornost

K přenosu souborů s velkým množstvím dat můžete použít přílohy e-mailu. Poskytovatel vaší e-mailové adresy určuje limit s ohledem na povolenou velikost e-mailu nebo jednotlivého připojeného dokumentu. U placených e-mailových smluv lze odeslat 50 megabajtů nebo až 100 megabajtů dat. Poskytovatelé bezplatných e-mailových adres omezují velikost příloh na 10, 20 nebo 25 megabajtů. Uvedené řády zpravidla postačují k:

• Textové soubory,
• malá videa popř
• Hudební soubory

tímto způsobem ze schránky do schránky jako příloha pošty.

E -maily s přílohami by v zásadě neměly být příliš velké. Je to hlavně z technických důvodů. Velikost e-mailů je mezinárodně stanovena na maximálně 5 MB. To je pochopitelné, pokud vezmeme v úvahu, že e-maily jsou poštovním programem rozděleny do balíčků po 256 kB.

Router, který je připojen mezi koncovým zařízením a poskytovatelem, zmenšuje pakety na velikost menší než 1,5 KB. To znamená, že příloha s 10 MB se skládá z více než 100 jednotlivých balíčků. Ty jsou zasílány samostatně a sestaveny příjemcem ve správném pořadí. E-maily s velkým množstvím dat v příloze pošty jsou systémem rovněž klasifikovány jako virová nebo nevyžádaná pošta a přesunuty do složky se spamem. Aby se tomu zabránilo, přílohy e-mailů by obecně neměly být větší než 5 MB.

Je také důležité, aby příjemce měl také možnost přijímat větší soubory se svým účtem. Pokud tomu tak není, bude e -mail vrácen s chybovou zprávou od poskytovatele, která vás informuje o překročení limitu odesílání.

Existuje několik alternativních možností odesílání větších souborů a objemů dat:

• Odesílejte více e -mailů s přílohami, které nepřekračují limit poskytovatele.
• Uložte přílohy e -mailu na cloudové úložné zařízení, jako je Dropbox nebo OneDrive, a odešlete pouze odkaz. Příjemce pak může soubor načíst samostatně.
• Komprimujte soubory. K tomu jsou ideální programy jako WinZip nebo WinRAR. Převeďte přílohu na soubor ZIP a můžete zmenšit velikost o 50-80%.
• Uložte velké soubory do úložiště souborů, jako je transfernow.net, a nechte příjemce je načíst. Lze sem přenést 4 až 20 gigabajtů.

Poznámka pro uživatele Gmailu:

Pokud velikost souboru přílohy překročí 25 MB, budou dokumenty zpřístupněny prostřednictvím Disku Google. Poté je lze vyvolat prostřednictvím přístupu na Disk Google. Tento postup zaručuje, že budou přepravovány také přílohy e-mailů, které překračují povolenou velikost.

Šifrovat soukromé informace v přílohách - toto jsou vaše možnosti

Pomocí aplikace Microsoft Outlook můžete profesionálně šifrovat citlivé informace nebo data. Než budou vaše data efektivně šifrována, musíte nejprve požádat o odpovídající šifrovací certifikát z Microsoft Trust Center. Šifrování aplikace Outlook je strukturováno kryptograficky. V praxi to znamená, že odesílatel i příjemce potřebují digitální certifikát, aby mohli v Outlooku používat možnost šifrování. Digitální certifikát může být bezplatný nebo placený. Lze o něj požádat certifikační úřady a musí být poté odeslán příjemci šifrované zprávy předem. Pomocí digitálního certifikátu může tento dešifrovat přílohu e-mailu i obsah e-mailu.

Kromě softwarového šifrování prostřednictvím digitálního podepisování lze dokumenty chránit také heslem. Pokud například vytvoříte soubor aplikace Word v aplikaci Microsoft Word, máte možnost jej kdykoli chránit heslem. Příjemce potřebuje ke čtení odeslaného souboru heslo. Tuto metodu můžete také použít k ochraně souboru před neoprávněným přístupem. Do nabídky v aplikaci Microsoft Word se dostanete pod:

Soubor> Informace> Chránit dokument.