Implementace videokonference, nástroje a právní základ

Zůstaňte ve spojení se světem z domova

Nejpozději s pandemií korony a související domácí kanceláří se videokonference staly nedílnou součástí každodenní práce mnoha zaměstnanců. Proto se blíže podíváme na to, jaké technické požadavky jsou požadovány, jaké nástroje jsou vhodné a jaké právní podmínky platí pro videokonferenci.

Co je to videokonference?

Videokonference je setkání dvou nebo více lidí, které probíhá virtuálně přes internet. Účastníci videokonference komunikují prostřednictvím webové kamery a mikrofonu.

K uspořádání videokonference je nutný videoserver, ke kterému mají přístup všichni účastníci. Během videokonference se všichni zúčastnění obvykle vidí.

Moderátor často přebírá pozvání účastníků na videokonferenci a moderování konference sám.Tato osoba může například umožnit ostatním účastníkům uvolnit monitor nebo mikrofon pro mluvení.

V závislosti na softwaru pro videokonference se lidé mohou akce zúčastnit pomocí počítače nebo smartphonu.

Na trhu jsou bezplatné i placené nástroje pro videokonference.

12 poskytovatelů online schůzek

1. Mikogo

Mikogo je německý poskytovatel online konferencí a virtuálních prezentací. Zvláštností Mikoga je, že během videokonference je sdílena pouze obrazovka, ale účastníci spolu nekomunikují přímo prostřednictvím videa, ale pouze prostřednictvím zvuku.

Hostitel schůzky Mikogo si musí založit účet. Ostatní uživatelé pak mohou být pozváni e -mailem ke sdílení nebo ovládání obrazovky. Účast je možná prostřednictvím prohlížeče HTML prostřednictvím prohlížeče se smartphonem nebo stolním počítačem.

Spojení přes Mikogo jsou šifrována 256 bity.

Více informací: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting je určen pro videokonference ve vysokém rozlišení. V závislosti na zvoleném balíčku se videokonference může zúčastnit až 250 lidí a přes video lze připojit maximálně 25 lidí.

Nastavení schůzky je snadné a lze ji implementovat spontánně. Moderátoři mohou uživatelům aktivovat jednotlivé funkce, například mikrofon nebo sdílení obrazovky.

Kromě účasti prostřednictvím prohlížeče nebo aplikace je také možné telefonovat.

Více informací: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer je nástroj, který byl původně vyvinut pro dálkové ovládání počítačů. TeamViewer nyní nabízí vlastní nástroj pro videokonference s „Setkáním“. Díky šifrování typu end-to-end nabízí software vysoké standardy zabezpečení a umožňuje spontánní schůzky i hlasová volání. Komunikace je možná přímo přes audio nebo chat. Videokonference s TeamViewer se může zúčastnit až 300 lidí.

Více informací: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Google Hangouts nabízí společnostem Google v rámci G-Suite placený nástroj. To umožňuje provádět videokonference přímo. Alternativně je zde také možnost pořádání videokonferencí s Google Meet. Uživatelé pak mají dokonce možnost konverzace titulkovat nebo si je nechat přeložit naživo. Funkce překladu však ještě není plně vyvinuta.

Aby uživatelé mohli používat Google Meet, potřebují účet Google. Účast je možná také bez aplikace prostřednictvím prohlížeče nebo Gmailu. Jednou z výhod nástroje pro videokonference Google je, že všechny ostatní produkty Google, jako jsou tabulky Google nebo dokumenty a kalendáře, lze snadno kombinovat s nástrojem pro video.

Další informace: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex od Cisco je vyroben pro profesionální použití. Teoreticky se schůzky může zúčastnit až 40 000 lidí, například na velkých konferencích nebo veletrzích. Účast je možná také bez odpovídajícího účtu prostřednictvím pozvánky na odkaz. Jako registrovaný uživatel však existují další funkce.

Více informací: www.webex.com

6. Přiblížení

Zoom je jedním z nejpopulárnějších nástrojů pro videokonference v soukromé i obchodní oblasti. Schůzky lze synchronizovat a vytvářet okamžitě s vlastním kalendářem. Se souhlasem všech účastníků lze videokonference nahrávat velmi snadno. Další výhodou je, že obrazovky může sdílet několik účastníků. Můžete si například vytvořit také vlastní zasedací místnosti.

Účast na konferencích je možná pomocí aplikace pro počítače a smartphony i prostřednictvím prohlížeče.

Více informací: www.zoom.us

7. Týmy společnosti Microsoft

Microsoft Teams je součástí sady Microsoft Office365. Nástroj se specializuje především na týmovou práci. Nejde tedy jen o nástroj pro videokonference, ale zároveň nabízí prvky projektového řízení.

Jednání se může zúčastnit až 10 000 lidí.

Další informace: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Setkání Adobe Connect

Nástroj pro videokonference od společnosti Adobe byl navržen především pro profesionální uživatele. Zasedací místnosti mohou být například navrženy ve firemním designu. Tento nástroj také nabízí mnoho speciálních funkcí, jako je anonymní účast na konferencích.

Další informace: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft Skype byl původně spuštěn jako služba pro chat a videohovory. Tento nástroj existuje od roku 2003. Nyní však mnoho lidí používá Skype také pro videokonference. To znamená, že zde lze také snadno sdílet soubory. Komunikace je možná také prostřednictvím integrovaného messengeru.

Více informací: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi nabízí celou sbírku bezplatného softwaru pro komunikaci. To také zahrnuje nástroj pro videokonference Jitsi Meet. Videokonference lze spustit spontánně bez aplikace nebo registrace. Připojit se ke schůzce je možné prostřednictvím individuálně generované aplikace.

Schůzky přes Jitsi lze plánovat a organizovat pomocí běžných kalendářů. Nástroj lze také připojit k softwaru pro správu projektů, jako je Slack.

Jediná nevýhoda: Podle výrobce může v dobré kvalitě komunikovat pouze až 35 účastníků.

Více informací: meet.jit.si

11. Přitom

Díky čemuž lze videokonference zahájit přímo v prohlížeči, bez účtu nebo aplikace. Účast je snadno možná prostřednictvím smartphonu nebo počítače.

Více informací: whereby.com

12. SocialHub Meet

Nástroj SocialHub Meet, vyvinutý v Německu, zaujme především implementací v souladu s GDPR. Je proto vhodný pro společnosti, které kladou velký důraz na ochranu dat. Například všechny služby jsou hostovány na serverech v Německu a jednotlivé místnosti lze chránit hesly.

Více informací: socialhub.io

Důležitá kritéria výběru pro nástroj pro videokonference

Nejprve byste měli zvážit, jaké jsou vaše požadavky na software pro virtuální schůzky. Chtěli byste pomocí tohoto nástroje udržovat komunikaci s chybějícími zaměstnanci? Nebo chcete vytvořit komunikační platformu pro podrobné diskuse se zákazníky? Abyste se mohli správně rozhodnout pro své potřeby, měli byste přesně znát své potřeby. Důležité body, které je třeba zvážit, kdy Rozsah funkcí měli byste věnovat pozornost těmto:

• Kvalita videa s vysokým rozlišením nebo nízkým rozlišením,
• Maximální počet potenciálních účastníků,
• Funkce pro rozdělení obrazovky,
• Možnost spolupráce na dokumentech,
• Šifrování dat a
• Cena a závazná smlouva.

Jaké jsou výhody placených nástrojů pro videokonference?

Mnoho společností nabízí své nástroje pro videokonference zdarma a dokonce i bez registrace. Tyto nástroje jsou ale pak často funkčně omezené. Kromě toho se může stát, že za bezplatné verze se „platí“ daty, která programy shromažďují.

V případě placené verze je „hlad po datech“ nástrojů obvykle omezenější.

Pokud společnosti potřebují nástroje pro videokonference pravidelně, je nejlepší přejít na placené verze. Těžíte z vyššího zabezpečení dat a všech funkcí, které potřebujete.

Jaké vybavení potřebuji pro videokonferenci?

Aby videokonference mohla proběhnout úspěšně, musí být splněny následující technické požadavky:

• dostatečně rychlé připojení k internetu
• fotoaparát s dostatečně velkým rozlišením
• funkční mikrofon

K vedení nebo účasti na videokonferenci je nutná minimální šířka pásma 3 megabity. Tím je zajištěno, že je obraz vidět bez trhání. V každém případě je vhodné během videokonference vypnout všechny programy, které vyžadují velkou šířku pásma. Pokud je šířka pásma malá, nemělo by být během videokonference používáno streamování videa nebo hudby.

Netiketa na videokonferencích

Aby videokonference běžely hladce, měli by účastníci dodržovat určitá pravidla. Pro moderátory je nejlepší, aby si pravidla schůzky sdělili předem. Možná pravidla jsou:

• Bez předchozího upozornění se nemluví. Jinak se může stát, že mluví všichni najednou.
• Když jeden člověk prezentuje, ostatní vypnou mikrofon. Přednášející tak není rušen zvuky, jako je šustění.
• Pokud se zúčastní všichni s kamerou, každý by měl také zapnout své kamery. Cokoli jiného by bylo neslušné.
• Každý by se měl na videokonferenci oblékat stejně jako na schůzku na místě. Koneckonců, nikdo by do kanceláře nepřišel v běžeckém obleku.

Výhody a nevýhody videokonferencí

Existuje mnoho společností, které nabízejí videokonference výhody:

• Komunikace mezi lokacemi bez dlouhé cesty
• Úspora cestovních nákladů
• kratší doby odezvy
• optimalizovaná komunikace a rychlejší rozhodování
• lepší krizové a projektové řízení

Existují však také nevýhoda jak:

• vyšší technické úsilí
• Komunikace je možná pouze s pomůckami
• snížená pozornost na obrazovce
• nezávazný charakter než při živém setkání na místě

Právní podmínky pro videokonference

Pokud jde o zákon o ochraně údajů, na videokonference se vztahuje obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Zaměstnavatelé tedy mohou shromažďovat a používat údaje o zaměstnancích, pokud slouží „účelu pracovního poměru“ (§ 26 odst. 1 BDSG) nebo pokud na něm má zaměstnavatel „oprávněný zájem“ (čl. 6 odst. 1 písm. F GDPR).

Zájmy zaměstnavatele jsou proti zájmům zaměstnanců, kteří si zaslouží ochranu. Ty by byly ohroženy například v případě, že by nástroj videokonference sloužil nejen k jednání, ale také ke sledování práce v domácí kanceláři.

Vyhněte se únavě z videokonference

Videokonference lze teoreticky zahájit kdykoli a kdekoli, ale v praxi může hromadění videokonferencí vést k únavě.

Jedním z důvodů je vysoká hustota podnětů, například při setkáních s velkým počtem účastníků. Přitom ve videokonferenci se zapnutou kamerou nikdy nevíte, kdo se na vás dívá. Tento pocit neustálého sledování může příznaky únavy ještě zhoršit. Nakonec je to také neustálý pohled na obrazovku, který zvyšuje únavu bez přílišného rozptylování.

To lze napravit přestávkami na delších videokonferencích. Může také dávat smysl, že se účastníci nemusí po celou dobu účastnit konference se svým videem.

Nahrávat videokonference - co je povoleno?

Přestože se zdá, že nahrávání videokonferencí je u mnoha běžnou praxí a mnoho nástrojů tuto možnost nabízí, existují vážné právní obavy.

Podle STGB může být trestným činem, pokud jsou bez povolení nahrávány neveřejné konverzace nebo videokonference. Současné zákony o ochraně údajů rovněž zakazují nahrávání video setkání bez souhlasu účastníků.

V zásadě zákon vidí videokonference jako náhradu za živé setkání. Účastnit by se mohl také kdokoli bez záznamu videa.

Neplatí ani argument implementovat dokumentaci videokonference se záznamem, protože protokolování pomocí textu je možné i ve videokonferenci.

Aby mohla být videokonference zaznamenána, je třeba uvést následující:

• Dobrovolný souhlas všech zúčastněných stran, který je získán před zahájením záznamu.
• Písemná forma souhlasu nebo dokumentace souhlasu.
• Vysvětlení účastníků o smyslu a účelu záznamu.
• Odkaz na právo na odvolání souhlasu.

V zásadě by moderátoři ani účastníci neměli nahrávat videokonference bez souhlasu druhého. To také neplatí, pokud má být záznam proveden pro účely jednoduché dokumentace.

Který nástroj je vhodný pro mé videokonference?

Dnes je součástí každodenního života, že se ve společnostech pořádají videokonference. Trh s odpovídajícími nástroji je velký, takže můžete rychle ztratit přehled o věcech. Při výběru správného softwaru vám mohou pomoci následující otázky:

• Kolik lidí se v průměru účastní mých videokonferencí?
• Potřebuji „pouze“ nástroj pro videohovory nebo by měl nástroj obsahovat další funkce, jako je messenger, funkce pro správu projektů atd.?
• Mělo by být možné integrovat schůzky pro videokonference přímo do kalendáře?
• Chcete, aby servery nástroje byly v Německu?
• Existuje nějaký způsob, jak zaznamenat schůzku?
• Mohu vytvořit více zasedacích místností?
• Je možné se schůzek účastnit prostřednictvím prohlížeče?
• Kolik peněz mám měsíčně na nástroj pro videokonference?
• Používám již nástroje jako G-Suite, Adobe nebo Microsoft?

V praxi se vyplatí nejprve vyzkoušet různé nástroje, než si například vezmete placené předplatné. Většina poskytovatelů pracuje s bezplatnou zkušební dobou 14 dní a více. Během této doby můžete nástroje rozsáhle testovat pomocí různých videokonferencí a nechat se přesvědčit o příslušných výhodách.

Stejně jako u jiného softwaru s ním skončíte vy a vaše týmy. Společnosti by proto měly zapojit své zaměstnance do rozhodovacího procesu, aby společně našly konsenzus ohledně nástroje, který bude nakonec použit.