S užitečnými tipy a pomocí
Znáte ten pocit? Připravili jste se profesionálně, vaše schůzky a úkoly byly přísně organizovány a navzdory nejlepším přípravným pracím jste zapomněli na důležitou schůzku. I přes vodotěsný a strukturovaný plánovací systém se může stát, že jsou důležité věci přehlíženy. Je to nepříjemné, když se zapomene na schůzky, termíny nebo dokončení úkolu. Aplikace Outlook má řadu funkcí, které vám mohou pomoci:
- Upřednostněte důležité věci a
- Včas na schůzky nebo
- Zamyslete se nad jejich přípravou.
Použijte připomenutí v Outlooku
Aplikace Outlook usnadňuje uživatelům zapamatovat si důležité úkoly nebo schůzky. Díky integrované funkci připomenutí v aplikaci Outlook již nemusíte zapisovat schůzku nebo dokončení úkolu na příspěvek nebo ručně psaný v kalendáři. Aplikace Outlook vám automaticky připomene vše důležité. Za tímto účelem software zobrazí okno s informacemi o schůzce nebo úkolu a také vydá akustický signál. Funguje to jak na počítači, tak i na synchronizovaných smartphonech nebo tabletech.
Nastavit připomenutí v nových schůzkách
Chcete -li nastavit připomenutí nových schůzek, postupujte následovně:
-
Vytvořte novou schůzku v aplikaci Outlook.
-
Ve výběrovém poli „Připomenutí“ vyberte požadovanou dodací lhůtu. Můžete si vybrat mezi několika minutami, hodinami, dny nebo týdny.
-
U úkolů a následných akcí zaškrtněte políčko „Připomenutí“ a vyberte datum a čas, kdy se má oznámení zobrazit.
Díky připomenutím v Outlooku vám spolehlivě připomenou schůzky a úkoly nebo schůzky s ostatními. Outlook také nabízí možnost automatického zapnutí připomenutí pro každou schůzku nebo úkol. Chcete -li to provést, použijte příkaz: „Soubor“> „Možnosti“> „Kalendář nebo úkoly“. Připomenutí úkolů v termínu je zobrazeno ve stanovený čas.
Protože ne každá schůzka nebo každý úkol má stejnou důležitost, uživatelé by měli zvážit, zda má standardní nastavení v tomto případě smysl.
Spropitné:
Při první instalaci aplikace Outlook ve výchozím nastavení zobrazí okno připomenutí 30 minut před každou schůzkou. Pokud to chcete změnit a nastavit připomenutí jednotlivě, musíte standardní připomenutí vypnout. Funguje to tak, že se přepnete na nastavení kalendáře, jak je popsáno výše, a deaktivujete zaškrtávací políčko pro standardní připomenutí.
K opětovnému odeslání použijte následnou funkci
Funkce úkolu v aplikaci Outlook je snadno použitelná a efektivní. Pokud nechcete vytvářet úkoly nebo připomenutí pro každý nevyřízený telefonní hovor nebo pro jednoduché e-mailové odpovědi, můžete alternativně využít také praktické funkce připomenutí v Outlooku.
Chcete-li použít pokračování v aplikaci Microsoft Outlook, postupujte následovně:
Zadejte úkol do plánovače úloh a propojte jej s kontaktními údaji nebo e-mailem, na který chcete odpovědět. Chcete-li to provést, vyberte kontakt nebo e-mail a vyvolejte příkaz: „Start“> „Následovat“. Klikněte na „Vlastní“ a v dalším kroku vyberte datum splatnosti. Pokud si přejete, můžete také jako možnost nastavit připomenutí.
V nabídce „Pro sledování“ najdete také předdefinovaná data splatnosti, ze kterých si můžete vybrat. Pokud například vyberete položku „Příští týden“, obdržíte informace o připomenutí na další týden. Kromě toho musíte kliknout na symbol zvonku a přidat připomenutí, aby se automatické připomenutí aktivovalo.
Nechte sebe i ostatní připomenout důležitá data
Existují data a termíny, které jsou pro další pracovní tok nesmírně důležité a rozhodující. Pokud chcete příjemci automaticky připomenout zprávu, že čekáte na odpověď, můžete ke zprávě v aplikaci Outlook přidat doplňující poznámku. Počínaje verzí aplikace Outlook 2007 si můžete pro sebe osobně aktivovat druhé sledování. Tímto postupem vygenerujete soukromé digitální opětovné odeslání.
Chcete -li označit důležitou schůzku tímto způsobem, postupujte takto:
-
Na kartě ZPRÁVA schůzky, kterou chcete odeslat, klikněte na SLEDOVAT.
-
Poté vyberte UŽIVATELEM DEFINOVANÉ.
-
Ve spodní části okna nastavte štítek pro příjemce. Na zprávu byste měli například odpovědět ve čtvrtek do 16:00.
-
Jedna úroveň nad sledováním příjemců, aktivujete sledování pro sebe osobně. Nechte si například druhý den ráno připomenout požadovanou odpověď. Díky tomuto postupu a proaktivnímu sledování máte záruku, že bude dostatek času na další kontakt s příjemcem, pokud ještě neodpověděl.
Z aplikace Outlook 2010: Takto si můžete připomenout nadcházející úkoly
Pokud chcete, aby vám Outlook automaticky připomínal úkoly, které mají datum splatnosti, můžete funkci připomenutí zautomatizovat pomocí následujícího nastavení:
-
Přejděte na Soubor> Možnosti.
-
Otevřete kartu „Úkoly“.
-
Aktivujte možnost „Aktivovat připomenutí úkolů se splatností“.
-
V části „Standardní doba připomenutí“ vyberte požadovaný čas.
Použijte složky nebo vyhledávací složky
Různé složky v aplikaci Outlook lze také použít, aby neztratily ze zřetele důležité úkoly. Můžete například vytvořit osobní složku „To-Do“, do které můžete přesouvat všechny e-maily, které stále vyžadují akci. Na rozdíl od sledování není pro e-maily obsažené ve složce nastaveno žádné datum splatnosti. Osobně si musíte pamatovat, že se podíváte do složky a odpovíte na všechny nevyřízené e-maily. Pokud každý den načítáte nové e-maily a odpovídáte na ně, osobní složky jsou užitečné pro strukturování vlastní práce. Po zodpovězení lze zprávu přesunout do složky, do které má být dlouhodobě uložena nebo archivována.
Praktická a uživatelsky přívětivá je vyhledávací složka „Pro sledování“, která byla předdefinována ve starších verzích aplikace Outlook a najdete ji na konci seznamu složek. V aktuální verzi aplikace Outlook 365 najdete složku pod názvem „Hledat složku“ na konci stromu složek.
Otevřete tuto složku a zadejte parametry vyhledávání, Outlook během několika sekund najde všechny e-maily, které jste označili pro sledování, a zobrazí je. Získáte tak okamžitý přehled podobný tomu ve složce To-Do. Zásadní rozdíl je v tom, že složka pro vyhledávání shromažďuje e-maily označené pro sledování z celé doručené pošty a složek, které obsahuje. E-maily, které jste uložili do příslušné zákaznické složky, se tak také zobrazí.
