Jak exportovat deník z Outlooku do Excelu, aby se tam vyhodnotil.
Deník aplikace Outlook lze dobře použít k zaznamenávání času, který jste strávili konkrétním úkolem nebo klientem. Deník však nemá žádnou aritmetickou funkci, takže musíte pomocí kalkulačky sečíst, kolik času všechny úkoly konkrétnímu zákazníkovi zabraly.
Místo toho můžete pro hodnocení samozřejmě použít také Excel, což je obzvláště užitečné u projektů s mnoha dílčími úkoly. Chcete -li to provést, exportujte data deníku do aplikace Excel, jak je popsáno níže.
1. Nejprve zobrazte deník ve formě seznamu. Chcete -li to provést, otevřete deník a zavolejte příkaz „Zobrazit, Uspořádat podle, Aktuální zobrazení“ (z aplikace Outlook 2003) nebo „Zobrazit, aktuální zobrazení“ (v dřívějších verzích aplikace Outlook) a vyberte „Seznam záznamů“.
2. Nyní se ujistěte, že jsou v deníku vidět všechny informace, které potřebujete pro hodnocení v Excelu. Pokud potřebujete datum a čas pro spuštění a dokončení každého úkolu, klikněte pravým tlačítkem na Předmět nebo Ve složce a použijte příkaz Přizpůsobit aktuální zobrazení. Poté klikněte na „Pole“.
3. V části „Vybrat dostupná pole z“ vyberte „Všechna pole deníku“. Poté klikněte pod „Dostupná pole“ na „Začátek“ nebo „Konec“ a poté na „Přidat“. Vložte všechna potřebná pole a pomocí tlačítek „Přesunout nahoru“ a „Přesunout dolů“ určete jejich pořadí. Potom zavřete dva dialogy.
4. Nyní naformátujte pole data, aby je mohla vyhodnotit i Excel: Chcete -li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce „Start“ a vyvolejte příkaz „Formátovat sloupce“.
5. Vlevo vyberte „Start“ a poté formát s dvouciferným dnem a měsícem, se čtyřmístným rokem a jednoduchým časem ve 24hodinovém formátu (viz obrázek). Pro „Konec“ zvolíte stejný formát. Poznámka: Excel nemůže dělat nic s formáty, které obsahují názvy dnů v týdnu.
6. Nyní pomocí myši označte položky v deníku, které chcete upravit v Excelu, a zkopírujte je pomocí CTRL + C.
7. Otevřete Excel a vložte data do požadované excelové tabulky pomocí CTRL + V.
8. Stále musíte převést informace v poli „Trvání“ na číselné hodnoty, které Excel zvládne (Excel nemůže vypočítat s informacemi, jako je „30 minut“).
