Takto definujete opakující se schůzku a necháte ji Outlook zadávat do kalendáře tak často, jak je potřeba.
Některé schůzky se konají znovu a znovu: týdenní týmová schůzka, konference vedoucího oddělení každou první středu v měsíci, podávání čtvrtletního přiznání k dani z obratu, abychom jmenovali alespoň některé. Zadávání takových opakujících se schůzek do kalendáře Outlooku můžete zjednodušit tak, že je definujete jako sérii schůzek - Outlook pak například každý pátek do kalendáře automaticky přidá záznam pro týmovou schůzku.
Opakující se schůzku můžete nastavit takto:
1. Vytvořte si schůzku v kalendáři s příslušným předmětem, začátkem a trváním, případně s připomenutím.
2. Poté klikněte na „Typ série“ v dialogu schůzky.
3. V části „Vzor série“ vyberte interval, ve kterém mají být zadány následující události (více o tom níže).
4. Do pole „Trvání série“ zadejte datum, kdy má začít první schůzka. Poté můžete určit, zda by se opakující schůzka měla ukončit po určitém počtu schůzek nebo k určitému datu. Zejména u schůzek s vysokou frekvencí opakování je vhodné počet omezit (v první řadě), aby se zbytečně nenafukovalo Outlook kalendář.
5. Zavřete dialogové okno „Opakující se schůzka“ a uložte a zavřete dialogové okno schůzky (jakmile v něm provedete všechny položky).
Vzor série:
Aplikace Outlook nabízí následující intervaly opakování:
-
Denně: Zde můžete určit, zda se schůzka má konat každý den, každý 2., 3. den atd. Kromě toho je možné omezit schůzky pouze na pracovní dny.
-
Týdně: Zde můžete určit, který den v týdnu se má schůzka uskutečnit. Také určíte, zda se má schůzka opakovat každý týden, každý druhý týden nebo ve vyšším intervalu.
-
Měsíčně: I zde máte možnost určit, zda se schůzka koná každý měsíc, každý 2. měsíc nebo ve vyšším intervalu. Také určíte, zda se má schůzka opakovat v pevné datum (například 14. dne každého měsíce) nebo konkrétní den v týdnu (například první pondělí v měsíci).
-
Roční: U ročního opakování také určíte, zda se jedná o pevné datum nebo konkrétní den v konkrétním měsíci. „Každý 10. říjen“ je například ideální pro výročí nebo narozeniny.
Alternativní způsob vytváření série schůzek je následující: Klikněte pravým tlačítkem na čas v kalendáři, kdy by měla začít řada schůzek, a vyvolejte příkaz „Nová řada schůzek“. Okamžitě se zobrazí dialogové okno popsané v kroku 3 výše; jakmile vyplníte, musíte ještě definovat předmět a dobu trvání záznamu.
Vezměte prosím na vědomí: Pokud chcete později upravit schůzku ze série, aplikace Outlook se zeptá, zda změna ovlivní všechny nebo pouze tuto jednu událost. To platí také pro odstranění schůzky ze série.