Práce s programy Microsoft Office je praktická a efektivní. Ale zejména v aplikaci Microsoft Excel mohou být opakované pracovní kroky únavné. V aplikaci Microsoft Excel a dalších aplikacích sady Office můžete nahrávat a vytvářet takzvaná „makra“, takže tyto úkoly můžete dokončit rychleji a dokonce je provádět automaticky. Ale co to vlastně makra jsou? A jak se vám daří vytvářet makra v různých aplikacích Office?
Co jsou makra ve společnosti Microsoft?
Zjednodušeně řečeno, makra jsou malé softwarové programy, které existují v kosmu Microsoft Office.Pomocí těchto maker je možné automatizovat tzv. „rutinní úlohy“. To mimo jiné znamená, že časově náročné, opakující se úkoly, které provádíte v aplikaci Microsoft Excel, lze zjednodušit pomocí maker.
Výraz "makro" pochází z řečtiny a znamená "velký" . Makra v Microsoftu se tak nazývají, protože jsou považována za velké příkazy. Ty zase kombinují několik malých příkazů ze softwarových programů a provádějí je současně, jakmile je k tomu dán pokyn. Prvním krokem je najít konkrétní proces pro vaše makro, který chcete automatizovat v Excelu, Wordu nebo jiném programu Microsoftu.
Sdružování a přehrávání pracovních kroků: Takto fungují makra
Základem maker je, že existuje určitá posloupnost pracovních kroků, které se provádějí stále dokola stejným způsobem. S makrem již nemusíte tyto pracovní kroky provádět jednotlivě sami, ale můžete je zaznamenat jako film.Toto pevně naprogramované naprogramování lze poté přehrát pomocí specifické kombinace kláves, takže vaše pracovní kroky budou provedeny automaticky a seskupené s minimem času.
Makro je založeno na následující funkcionalitě:
- Identifikujete konkrétní pracovní postup, který se často vyskytuje a měl by být automatizován. Makro je užitečné například v případě, že potřebujete neustále vkládat data zaměstnanců, členů nebo přátel do tabulek.
- Nyní vytvořte makro. Přitom zaznamenáváte pracovní kroky, které byste normálně museli opakovaně provádět ručně. Tímto způsobem může aplikace Office později získat přístup k této příručce a poté ji automaticky přehrát.
- Vytvořené makro pak máte možnost spustit přímo jedním kliknutím myši nebo pomocí specifické klávesové zkratky. To vám ušetří mnoho malých pracovních kroků.
| Tip: I když s programy Microsoft Office dlouho nepracujete, makra vám mohou usnadnit práci. Protože i ty nejběžnější funkce lze zjednodušit pomocí velkých příkazů. |
K čemu lze v Excelu použít makra?
Na první pohled se téma maker zdá docela abstraktní. Ale při bližším zkoumání a na několika příkladech je rychle jasné, že malé softwarové programy mohou být užitečné v mnoha oblastech. V programu Microsoft Excel můžete například vytvářet makra pro následující funkce:
- Dotazování dat z databází
- Přenos sešitů nebo pracovních listů
- Formátovat text, buňky nebo grafy
- Přizpůsobení obsahu buněk, odkazů nebo vzorců
- Třídění a filtrování dat
- Vytváření tabulek, souborů PDF nebo grafiky
- Převod dat
Rozmanitost velkých příkazů ukazuje: Téměř všechny akce, které jsou možné v aplikaci Microsoft Excel, lze také automaticky přehrát jako makro. Ale také v programu Microsoft Word nabízejí speciálně přiřazené makro klávesy širokou škálu možností.
Praktické v každodenním životě: příklady možností maker v aplikaci Microsoft Word
V Microsoft Word, oblíbeném programu pro zpracování textu, existuje také možnost zaznamenat akce a definovat je jako makro se specifickým příkazem. Příklady aplikací ukazují, že velké příkazy mohou být užitečné v každodenním životě, například pro:
- automatická úprava data nebo názvu souboru
- Skrýt jednotlivé prvky, například všechny obrázky v dokumentu
- Vložte jména, adresy nebo telefonní čísla do příslušných polí
- vypočítejte průměrnou délku vět
- Opravte často kroucená písmena
Bez ohledu na to, zda používáte programy Office v profesionálním nebo soukromém kontextu: makra vám mohou ubrat část práce. Kdykoli si můžete vytvořit individuální příkazy, které slouží vašim osobním potřebám.
Jak vytvoříte makro v Excelu?
Vytvoření makra funguje různými způsoby. Lidé, kteří jsou obeznámeni s programovacím jazykem, mohou v Microsoftu vytvářet makra v takzvaných vývojářských nástrojích s VBA („Visual Basic for Applications“).
VBA je programovací jazyk používaný speciálně pro Microsoft. Ale i uživatelé, kteří nejsou obeznámeni s programováním, mohou snadno vytvářet makra v aplikaci Microsoft Excel nebo Word.Protože nahrávání probíhá v několika krocích – a ušetří vám spoustu práce s dobře navrženými makro klávesami na klávesnici.
Vytvoření makra: Jak postupovat
I bez VBA můžete snadno zaznamenat makro v programech společnosti Microsoft, jako je Excel. Chcete-li to provést, na kartě "Zobrazit" v pásu karet najdete položku "Nástroje pro vývojáře" . V jiných verzích může karta obsahovat také vlastní položku „Makra“. Jakmile budete mít představu, jakou funkci chcete, aby vaše makro vykonávalo, proveďte následující:
- Na kartě Zobrazit v oblasti Makra klikněte na Nahrát makro.
- Otevře se okno, ve kterém můžete zadat název makra. To vám později poskytne lepší přehled a může například upozornit na to, co makro dělá. Pokud makro nepojmenujete, bude automaticky očíslováno.
- V okně také určíte, jakou kombinaci kláves má makro mít. V odpovídajícím poli najdete předdefinované klávesy s označením „klávesa volby“ a „příkazová klávesa“ (např. CTRL) a také vstupní pole pro další klávesu dle vašeho výběru. Později stiskněte všechny zobrazené klávesy makra současně a dejte tak příkaz k použití makra.
- Můžete si také vybrat, ve které oblasti Excelu má být vaše makro dostupné. Pokud jej potřebujete pouze v sešitu, do kterého jej zaznamenáváte, klikněte na Tento sešit. Pokud k němu chcete mít přístup, kdykoli používáte Excel, vyberte "Osobní sešit maker" .
- V bílém poli máte také možnost zadat krátký popis makra. To se může hodit, pokud Excel příliš často nepoužíváte a chcete vidět, jaká makra jste již vytvořili a k čemu se používají.
- Nyní klikněte na „OK“. Vaše makro se poté začne nahrávat.
- Nyní proveďte přesně ty pracovní kroky, které by za vás mělo později převzít makro.
- Jakmile dokončíte všechny pracovní kroky, jednoduše klikněte na funkci „Zastavit nahrávání“ na záložce Makra.
Jakmile provedete všechny tyto kroky, makro, které jste naprogramovali, bude dostupné v Excelu. Nyní můžete příkaz kdykoli použít stisknutím makro kláves a optimalizovat své pracovní kroky. K tomu potřebujete pouze makro klávesy, které jste definovali.
Pro pokročilé: karta Vývojář
Pokud často zaznamenáváte makra, je vhodné integrovat kartu "Nástroje pro vývojáře" do pásu karet. Již nemusíte procházet kartou "Zobrazit" , ale můžete přímo přistupovat k vytváření maker. V Office 365 proveďte následující:
- V Excelu věnujte pozornost zelenému pruhu úplně nahoře nad vašimi kartami. Kromě symbolů pro uložení nebo odeslání souboru e-mailem uvidíte také tři tečky. (V jiných verzích Office může ikona také vypadat jako pomlčka se šipkou dolů). Klikněte na to malé tlačítko.
- Nyní se otevře šedé okno, kde dole vyberete textové pole "Další příkazy" .
- V okně „Další příkazy“, které se nyní objeví, máte na levé straně možnost vybrat si mezi „Páskem (přizpůsobit)“ a „Panel nástrojů pro rychlý přístup“. Zde klikněte na sloupec "Stužka (přizpůsobit)" .
- Na pravé straně nyní uvidíte označení různých karet. Některé z nich jsou označeny modrým zaškrtnutím – právě ty se vám zobrazí v Excelu. Nyní vyhledejte "Nástroje pro vývojáře" v dolní části seznamu a umístěte tam další modré zaškrtnutí.
- Nyní klikněte na tlačítko "OK" vpravo dole pro uložení změn.
Po provedení těchto kroků nyní na svých hlavních kartách naleznete Vývojářské nástroje pro Excel. Proces v aplikaci Word nebo jiných aplikacích sady Office funguje stejným způsobem. Kliknutím na záložku nyní uvidíte možnosti, které jsou nutné pro vytvoření maker: "Nahrát makro" .
Jak vytvoříte makro ve Wordu?
Pokud chcete naprogramovat makro v jiných aplikacích Office, jako je Microsoft Word, LibreOffice nebo OpenOffice, můžete to udělat podobným způsobem jako Microsoft Excel. To je jasné na příkladu Wordu:
- Orientujte se na pásu karet a vyberte kartu „Zobrazit“.
- Zcela vpravo najdete „Makra“. Jedním kliknutím si nyní můžete vybrat mezi "Zobrazit makra" nebo "Zaznamenat makra" .
- Kliknutím na "Zaznamenat makra" se otevře okno. Zadejte název makra, kombinaci kláves a krátký popis.
- Začněte nahrávat makro kliknutím na "OK" .
- Výběrem možnosti "Zastavit nahrávání" zastavíte programování makra a nyní je můžete použít v aplikaci Microsoft Word.
V ostatních aplikacích Microsoft Office se mohou jednotlivé pohledy mírně lišit, ale postup je většinou stejný. To vám umožní snadno vytvářet makra bez použití VBA nebo jiného programovacího jazyka.
Jak upravit makra pomocí Visual Basics?
Pokud jste nahráli makro a použili ho několikrát, možná nebudete úplně spokojeni. Možná budete chtít přidat krok nebo změnit některé příkazy.V takovém případě je možné makro poté znovu upravit. To je však o něco složitější než tvorba makra, protože k tomu potřebujete programovací jazyk Visual Basics (VB).
V Excelu si můžete vyzkoušet VB kliknutím na Makra na kartě Vývojář (zobrazeno výše), výběrem příslušného názvu makra a kliknutím na Upravit. Nyní se otevře "Editor Visual Basics" . V tomto vidíte příkazy a pracovní kroky, které jste zaznamenali jako makro v programovacím jazyce, tedy jako kód. Pokud člověk rozumí trochu anglicky, je celkem rychle možné porozumět textům VB a případně je smazat nebo vyměnit. Pokud zde však nemáte žádné znalosti, můžete své makro jednoduše znovu nahrát známým způsobem.
Závěr: Vytváření maker – žádný problém s Microsoft Office
Pokud hodně pracujete s programy Microsoft Office, můžete si mnohé zjednodušit pomocí velkých příkazů. Jakmile jsou všechny pracovní kroky shromážděny, mohou být provedeny v krátkém čase po stisknutí určité kombinace kláves.
Zvlášť praktické: Každý uživatel Microsoft Office si může makra zaznamenat sám. To umožňuje individuálně určit, které pracovní kroky se mají pro kterého uživatele automaticky spustit. To vám nejen ušetří spoustu času, ale také zbytečnou zátěž.
