V PowerPointu 2002 a 2003 můžete také rychle vytvořit profesionálně vypadající organizační schémata a procesy.
Počínaje PowerPointem 2007 je snadné použít grafickou funkci SmartArt k vytváření profesionálně vypadajících organizačních schémat a procesů v co nejkratším čase a jejich zobrazení na snímku krok za krokem. Ukážeme vám, jak můžete rychle a efektivně sestavit organizační schémata pomocí modulárního principu, a to i ve starších verzích Office.
Proč není příkaz Schematic Representations tou nejlepší volbou
Je pravda, že to jde docela rychle, pokud musíte na panelu nástrojů vytvořit organizační graf Kreslit pořadí příkazů, jak je uvedeno níže Schematické znázornění - organizační schéma Vybrat.
Ale kromě výhody, která je rychlá, existují ještě čtyři nevýhody:
- Při výběru tvarů jste ve výchozím nastavení omezeni na zaoblené obdélníky.
- Volné umístění prvků organizačního schématu je možné pouze v omezené míře.
- Formátování podle specifikací společnosti lze implementovat pouze těžkopádně.
- Při animaci se musíte spokojit s danými procesy.
S AutoShapes jste mnohem flexibilnější
Nejlepších výsledků dosáhnete, když vytvoříte organizační graf zcela z automatických tvarů.
- K tomu použijte formuláře obdélník nebo elipsa z panelu nástrojů Kreslit.
- Nebo pracujte s tvarem Zaoblený obdélníkkteré můžete také najít na panelu nástrojů Kreslit o pořadí příkazů AutoShapes - standardní tvary Nalézt.
- Pomocí funkce připojte objekty Spojovací vedení. Můžete to také najít na panelu nástrojů Kreslit o pořadí příkazů Automatické tvary - připojení. Nejlepší volbou je úhlové připojení, i když v tuto chvíli potřebujete pouze rovně. Pokud obdélníky přesunete později, spojovací čára se přizpůsobí a automaticky se nakloní.
Pomocí jednotlivých automatických tvarů můžete přizpůsobit, jak jsou uspořádány prvky organizačního schématu, jak jsou propojeny a jak jsou animovány.
S mřížkami a průvodci je to snazší
Chcete -li uspořádat jednotlivé prvky organizačního schématu co nejrychleji a nejpřesněji, aktivujte možnost na začátku Zarovnejte objekty k mřížce.
- Tuto možnost najdete pomocí příkazu nabídky Zobrazit - Mřížka a Pokyny.
- Mřížku můžete dokonce zobrazit na obrazovce. Tuto možnost najdete ve stejném dialogovém okně.
- Pokud chcete mřížku na obrazovce znovu zneviditelnit, jednoduše použijte kombinaci kláves Shift + F9.
- Vodicí čáry jsou ještě flexibilnější, protože je můžete na snímku libovolně posouvat. Vodicí čáry můžete aktivovat také v dialogovém okně zobrazeném výše (Zobrazit kreslicí čáry na obrazovce). Nejrychlejší způsob, jak zapnout naváděcí čáry Alt + F9 zapnuto nebo vypnuto.
Práce se systémem
Pokud při vytváření org grafu postupujete podle plánu, můžete ušetřit spoustu času. Zde je několik důležitých „pravidel plánu“:
- NEŽ začnete kreslit, přemýšlejte o tom, kolik objektů budete pro organizační schéma potřebovat.
- Nezapomeňte spočítat požadovaný počet sloupců a řádků, abyste pak mohli objekty vhodně rozmístit na snímek.
- Poté pomocí příkazů na panelu nástrojů Kreslení vytvořte prototyp - například obdélník.
- Formátujte tento prototyp z hlediska velikosti, barvy výplně a čáry, stínu a písma.
- Nezapomeňte tento prototyp již animovat. Důvodem je, že efekt animace zůstane zachován i při pozdějším kopírování automatického tvaru.
- Potom zkopírujte prototyp tolikrát, kolikrát je potřeba. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je podržet tvar Ctrl- a PosunPřesuňte klávesu se stisknutým levým tlačítkem myši a duplikujte ji.
