Namísto psaní stejných e-mailů znovu a znovu, například v reakci na dotazy zákazníků, můžete již vytvořené e-maily uložit jako šablony a kdykoli je znovu vyvolat.
Ať už pracujete v oddělení podpory, v zákaznickém servisu, v oddělení lidských zdrojů, v účetnictví nebo na volné noze: Určitě budete muset odesílat e-maily se stejným nebo podobným obsahem a možná se stejnými přílohami znovu a znovu . Mohou to být reakce na dotazy zákazníků, zamítnutí aplikace, pravidelné zprávy (každá s novými přílohami) nebo pozvánky na schůzky.
Pro takové případy nabízí Outlook možnost uložit hotové (nebo napůl hotové) e-maily jako šablony a kdykoli je načíst. V případě potřeby pak můžete psát dodatky k e-mailům, připojovat soubory a podobně. Funkce šablon aplikace Outlook je také vhodná, pokud ukládáte obsáhlejší informace v událostech nebo úkolech nebo v žádostech o schůzku, které často sledují stejný vzorec. Lze také vytvářet a načítat šablony pro poznámky.
Definujte šablony pro e -maily
Šablonu pro e-maily definujete následovně:
- Napište a naformátujte e -mail. Pokud je to užitečné, připojte požadované soubory. S mnoha šablonami pošty může být také praktické zadat příjemce pošty rovnou.
- Jakmile e-mail dokončíte, zavolejte příkaz SOUBOR >> ULOŽIT jako.
- V poli TYP SOUBORU vyberte VYHLEDAT ŠABLONU (* .oft).
- Zadejte smysluplný název souboru a klikněte na ULOŽIT.
- Nyní můžete otevřenou poštu odeslat nebo zavřít.
Postup pro definování šablon je v různých modulech aplikace Outlook stejný. Proto je v tomto článku popisujeme pouze pomocí e-mailových šablon.
Pokud používáte Word jako editor pošty, nemůžete formátované e-maily ukládat jako šablony v aplikaci Outlook až do verze 2003 včetně. Pokud v okně zprávy aplikace Outlook vyvoláte příkaz FILE >> SAVE as, jak je popsáno výše, můžete si vybrat ze široké škály formátů souborů, nikoli však z formátu OFT (šablona aplikace Outlook).
Formátovaný text zprávy můžete samozřejmě uložit do souboru aplikace Word a načíst později. Word nezaznamenává nastavení, jako je předmět, příjemce nebo přílohy souboru, takže tyto informace budete muset zadat ručně.
Malý trik však pomáhá ukládat e-maily jako šablony, i když používáte Word jako editor pošty: dočasně vypněte Word jako editor pošty. Chcete-li to provést, zavolejte v aplikaci Outlook příkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI >> E-MAILOVÝ FORMÁT a deaktivujte odpovídající možnost v části FORMÁT ZPRÁVY.
Pokud jste již složili a naformátovali e-mail, stále jej nebudete moci uložit jako šablonu aplikace Outlook-deaktivace aplikace Word se projeví pouze u nových e-mailů.
Práce, kterou jste již vykonali, však nebyla marná:
- Nejprve uložte poštu jako koncept stisknutím kláves CTRL + S nebo pomocí příkazu SOUBOR >> ULOŽIT.
- Pokud jste to ještě neudělali, deaktivujte Word jako editor pošty, jak je uvedeno výše.
- Nyní otevřete uložený e -mail ve složce „Koncepty“ a poté vyvolejte příkaz SOUBOR >> ULOŽIT jako - „Šablona aplikace Outlook (* .oft)“ je nyní k dispozici jako formát pro uložení.
- Když jste definovali všechny šablony, znovu aktivujte Word jako editor pošty.
Rychlý přístup k šablonám
Pokud používáte šablony aplikace Outlook k zefektivnění své e-mailové komunikace, pravděpodobně jste se již obtěžovali těžkopádným způsobem vyvolávání šablon v aplikaci Outlook.
Ke svým šablonám se dostanete mnohem pohodlněji, pokud si ve složce Doručená pošta nastavíte samostatnou složku. Šablony pak jednoduše otevřete poklepáním na požadovaný záznam ve složce šablon.
Můžete také vytvořit složky pro příslušné šablony v ostatních modulech aplikace Outlook. Složku šablony můžete získat takto:
- Pomocí Soubor >> Nová >> Složka nebo CTRL + SHIFT + E vytvořte novou složku v doručené poště nebo v osobní složce. Aby byla složka na začátku seznamu složek, zadejte jako první znak podtržítko, například „ŠABLONY“.
- Otevřete nově vytvořenou složku v aplikaci Outlook.
- V Průzkumníkovi Windows otevřete složku, do které jsou uloženy šablony aplikace Outlook. Obvykle se jedná o složku „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates“.
- Nyní uspořádejte okna Průzkumníka a Outlooku tak, aby byla na obrazovce vidět obě vedle sebe.
- Vyberte své e-mailové šablony v Průzkumníku a přetáhněte je levým tlačítkem myši do nové skupiny MOJE ŠABLONY.
V aplikaci Outlook 2007 musíte na bezpečnostní otázku z obrázku odpovědět OTEVŘENO, když otevřete šablonu. Aby se tento dotaz nezobrazoval při každém vyvolání šablony ze složky, deaktivujte možnost VŽDY POTVRDIT PŘED OTEVŘENÍM TÉTO SOUBORU. Dávejte si však pozor na přijímání šablon e -mailem a otevírání šablon pouze ze zdrojů, které dobře znáte.
