Vyřizujete objednávky nebo projekty na základě odpracovaných hodin? Nebo chcete jen vědět, kolik času jste strávili na konkrétním projektu nebo zákazníkovi?
Poté přeneste data z deníku aplikace Outlook nebo kalendáře do aplikace Excel, abyste tam mohli pokračovat ve výpočtu.
Zda si data pro fakturaci vezmete z kalendáře nebo deníku, závisí na tom, jak pracujete: Pokud ve svém kalendáři zablokujete práci pro konkrétního zákazníka provedením příslušných schůzek, můžete tato data zkopírovat z kalendáře Excel. Pokud místo toho chcete vést minutu po minutě záznam o tom, kdy a jak dlouho jste pro zákazníka pracovali, je vhodnější deník. Poté však musíte zapnout a vypnout vlastní časovač deníku na začátku a na konci pracovní relace.
Ukažte čas strávený v deníku
Deník v Outlooku lze použít k záznamu, jak dlouho jste pracovali na projektu nebo pro zákazníka. Ve standardním nastavení deník zobrazuje aktivity zaznamenané pro konkrétního zákazníka v dialogu kontaktu, nikoli však příslušné trvání. Můžete to změnit následujícím způsobem:
- Ve složce Kontakty otevřete kontakt, pro kterého chcete protokolovat úkoly.
- Otevřete kartu až do aplikace Outlook 2003 včetně činnosti. V Outlooku 2007/2010 naopak voláte Kontakt → Zobrazit → Aktivity na.
- Pokud zde není žádný sloupec doba trvání lze vidět, klikněte pravým tlačítkem odkaz nebo Ve složce a zavolejte příkaz Upravte aktuální zobrazení na.
- klikněte na pole.
- Pod Vyberte dostupná pole Vybrat Všechna pole deníku. Poté klikněte níže Dostupná pole na doba trvání a nahoru Přidat do.
- Zavřete dialogy.
Zaznamenejte si čas strávený na zákaznících
Jak dlouho pracujete pro klienta, může aplikace Outlook zaznamenat následovně:
- Otevřete složku Kontakty a klikněte pravým tlačítkem na kontakt, pro který chcete zaznamenat odpracované hodiny.
- Zavolejte příkaz v kontextové nabídce Nový záznam v deníku pro kontakt (až do aplikace Outlook 2003) nebo Vytvořit → Nový záznam deníku pro kontakt (Outlook 2007) nebo Vytvořit → Nový záznam deníku (Outlook 2010).
- Zadejte krátký předmět (Outlook navrhne jméno zákazníka) a vyberte typ položky.
- klikněte na Začněte načasovat resp. Začněte načasovat (v aplikaci Outlook 2007/2010) spusťte časovač.
- Nyní udělejte to, za co budete zákazníkovi fakturovat později.
- Jakmile budete hotovi, přeneste položku deníku z aplikace Outlook zpět do popředí a klikněte na Přestaňte načasovat (resp. Zastavte časovač v aplikaci Outlook 2010).
- Uložte a zavřete záznam deníku.
- Abyste nemuseli spouštět protokolování ručně pro každý úkol, můžete také dát Outlooku pokyn, aby zaznamenal určité činnosti, které pro konkrétní kontakt provádíte. Chcete -li to provést, zavolejte příkaz Nástroje → Možnosti a klikněte na Možnosti deníku. Vyberte kontakt a prvky a také aplikační programy. Zavřete dialogy.
