Pokud pracujete soustředěně na úkolu, je vhodné odstranit všechny druhy poruch nebo je co nejvíce minimalizovat. To zahrnuje také narušení příchozích e -mailů a oznámení na ploše při přijímání e -mailů.
Nastavte, jak často má aplikace Outlook načítat e-maily
Ve většině případů není nutné, aby aplikace Outlook každých deset minut nebo déle zkontrolovala poštovní schránku na serveru a stáhla nové e-maily. Výjimka: Musíte odpovídat na objednávky nebo dotazy zákazníků, což se musí stát okamžitě. V naprosté většině případů stačí, když Outlook kontroluje e-maily jednou za hodinu nebo každou půl hodinu.
A pokud vaše práce vyžaduje, abyste se dlouhodobě soustředili na jeden úkol, je vhodné, jak je popsáno na předchozí stránce, kontrolovat vaše e-maily pouze v určitých časech. Poté byste měli automatické vypínání e-mailů úplně vypnout.
Pokud naléhavě čekáte na konkrétní e-mail, můžete jej kdykoli načíst stisknutím klávesy F9 nebo tlačítka Odeslat příjem spoušť.
Chcete-li určit, jak často Outlook přijímá e-maily, nebo chcete vypnout automatické načítání e-mailů, postupujte následovně:
- V aplikaci Outlook až do verze 2007 zavoláte příkaz Nástroje → Možnosti a otevřete registr Nastavení e -mailu. V aplikaci Outlook 2010 voláte Soubor → Možnosti a otevřete registr Prodlouženo.
- klikněte na Odeslat příjem.
- Vybrat Všechny účty a přepněte možnost Zahrnout tuto skupinu do podání (pod Nastavení pro skupinu "Všechny účty") a.
- V níže uvedeném poli buď přepněte možnost Automatická převodovka každých X minut úplně nebo jej zapnete a zadáte za něj například požadovanou frekvenci 60 Minut.
- Pokud používáte režim offline, zopakujte pro něj kroky 3 a 4.
- Pokud nechcete provádět další nastavení pro jednotlivé účty, zavřete dialogy.
- Pokud by e-maily přijaté na určitém účtu měly být kontrolovány častěji, opusťte dialog Doručovací skupiny (viz krok 6) a pokračujte následujícím způsobem:
- Vybrat Všechny účty a klikněte Upravovat.
- Vyberte účet, pro který by měla platit další nastavení, a zrušte zaškrtnutí před ním Zahrnout účet do této skupiny. Zavřete dialog pomocí OK.
- Poté klikněte na Nový. Zadejte název účtu, na který se má vztahovat zvláštní předpis, a klikněte na OK.
- V dialogovém okně, které se nyní otevře, přepněte možnost Zahrnout účet do této skupiny a klikněte OK.
- Vyberte účet. K tomu aktivujte možnost Automatická převodovka každých X minut a zadejte požadovaný interval.
- Zavřete všechna dialogová okna.
Vypněte oznámení na ploše
Pokud každých několik minut automaticky kontrolujete e-maily, ale nepotřebujete být neustále informováni o nových příchozích e-mailech, je vhodné vypnout funkci upozornění na ploše v Outlooku. Poté aplikace Outlook na několik sekund nezobrazí okno upozornění nebo ikonu písmene pro každý nový e-mail a také nepřehraje zvuk.
V Outlooku až do verze 2007 postupujte následovně:
- Zavolejte příkaz Nástroje → Možnosti na.
- klikněte na Možnosti e -mailu a pak dál Pokročilé možnosti e -mailu.
- Otočte se dolů Když nové položky dorazí do doručené pošty všechny čtyři možnosti.
- Zavřete dialogy.
V aplikaci Outlook 2010 proveďte následující:
- Zavolejte příkaz Soubor → Možnosti na.
- Otevřete registr e-mailem.
- Přepněte čtyři níže uvedené možnosti Když přijdou nové zprávy a zavřete dialog.
