Podpis na konci každého e-mailu použijete k tomu, abyste příjemci sdělili svou adresu a zákonem požadované povinné informace. Podpis můžete také použít k přenosu nabídek, propagačních informací nebo jiných zpráv.
Nastavte podpis
V aplikaci Outlook můžete nastavit podpis takto:
- Zavolejte příkaz NÁSTROJE >> MOŽNOSTI.
- Otevřete kartu E-MAILOVÝ FORMÁT a klikněte na PODPISY a poté na NOVÉ.
- Zadejte název nového podpisu. Ponechte možnost Vytvořit podpis bez šablony (tato možnost již není v aplikaci Outlook 2007 k dispozici) a klikněte na DALŠÍ.
- Zadejte a zformátujte text pro podpis. Pokud chcete, můžete také přidat logo vaší společnosti.
Pamatujte, že příjemce uvidí formátování pouze v případě, že jako formát e-mailu nastavil HTML nebo RTF. V případě e-mailů ve formátu prostého textu samozřejmě není vidět tučné písmo a podobně.
Pokud máte aplikaci Outlook až do verze 2003 včetně, postupujte následovně:
- Klikněte na DOKONČIT a poté na OK.
- Na kartě E-MAILOVÝ FORMÁT v části Podpisy vyberte e-mailový účet, pro který má být nový podpis použit. Aplikace Outlook poté automaticky vloží podpis na konec každého nového e-mailu nebo každé odpovědi a přeposlání, které prostřednictvím tohoto účtu odešlete.
- Zavřete dialog.
Pokud máte aplikaci Outlook 2007, proveďte místo toho následující:
- Klikněte na „Uložit.
- V pravém horním rohu dialogu v poli E-mailový účet vyberte účet, pro který se má nový podpis automaticky použít.
- Níže vyberte název podpisu pro NOVÉ ZPRÁVY a pro ODPOVĚDI / PŘEDÁNÍ.
- Zavřete dialog pomocí OK.
Vzhledem k tomu, že aplikace Outlook zkopíruje podpis do pole zprávy, můžete jej ještě před odesláním e -mailu změnit - například vložte svou přímou telefonní linku pro důležitého zákazníka, zatímco běžný podpis obsahuje číslo ústředny.
K vizitce připojte svůj podpis
Pokud jste v aplikaci Outlook vytvořili digitální vizitku se svými daty, můžete ji připojit k e-mailovému podpisu. Příjemce vizitky může dvojitým kliknutím přenést kontaktní údaje do svého adresáře.
Důležité: Aplikace Outlook až do verze 2003 odesílá vizitku ve formě souboru vCard, který lze kromě aplikace Outlook přečíst i v jiných e-mailových klientech. Aplikace Outlook 2007 na druhé straně používá formát VCF, který je správně interpretován pouze s aplikací Outlook 2007 a nadcházející aplikací Outlook 2010.
Jak přidat vizitku k podpisu v aplikaci Outlook:
- Pokud jste tak ještě neučinili, vytvořte nový záznam se svými kontaktními údaji v adresáři.
- Zavolejte příkaz NÁSTROJE >> MOŽNOSTI >> E -MAILOVÝ FORMÁT.
- Klikněte na tlačítko PODPISY.
- Pokud jste již zadali podpis, vyberte jej v levém horním poli. V aplikaci Outlook až do roku 2003 nyní musíte kliknout na Upravit. Pokud jste ještě nezadali podpis, udělejte to pomocí tlačítka NOVINKA.
- V aplikaci Outlook 2003 nebo dřívější vyberte vCard v poli Přidat tuto vizitku (vCard) do tohoto podpisu. V aplikaci Outlook 2007 v části Upravit výchozí podpis klikněte na OBCHODNÍ KARTU. Vyberte svůj kontakt z adresáře a klikněte na OK. Soubor VCF se pak vytvoří automaticky a do podpisu se vloží náhled.
- Zavřete všechna dialogová okna.
PRÁVNÍ POŽADAVKY
Od 1. ledna 2007 je v Německu právně upraveno, které informace musí být obsaženy v obchodní korespondenci, včetně e-mailů:
- úplný název společnosti včetně obchodního formuláře
- místo větve se správným hláskováním, které lze vyvolat
- příslušný místní soud
- číslo obchodního rejstříku
- identifikační číslo daně z obratu
- jméno generálního ředitele, majitele nebo předsedy představenstva a dozorčí rady
Přísně vzato také daňové číslo (mnoho společností to uvádí pouze na vyžádání, aby se předešlo zneužití)
Další informace, jako jsou telefonní a faxová čísla, e-mailová adresa, webová adresa, podrobnosti o oddělení atd., Jsou dobrovolné. Podle zákona musí být povinné informace na obrazovce a na výtiscích „čitelné“. Tyto požadavky jsou upraveny v:
- Obchodní zákoník, HGB, § 37a
- GmbH Act (GmbHG), § 35a
- Stock Corporation Act (AktG), § 80
