Abyste po delegování úkolů prostřednictvím aplikace Outlook vždy znali aktuální stav, můžete určit, že chcete dostávat zprávu o stavu přenesených úkolů. Může to být také užitečné, zejména pro rozsáhlé úkoly
Delegujte úkoly
Chcete -li delegovat úkol, zavolejte příkaz v aplikaci Outlook 2013 nebo novější Start - Nové položky - Žádost o úkol v aplikaci Outlook 2010 Start - nové prvky - další prvky - požadavek na úkol, v aplikaci Outlook 2003/2007 Nový - nový požadavek na úkol. Poté zadejte údaje a e -mailovou adresu zaměstnance, kterému chcete úkol přenést, a úkol odešlete. Ale co když jste zadali úkol jednou v plánovači úkolů a až později si uvědomíte, že na něj nemáte dost času a že je lepší ho delegovat? Poté postupujte následovně:
- Klikněte pravým tlačítkem na úkol v plánovači úloh a zavolejte Přiřadit úkol na.
- Poté zadejte e -mailovou adresu osoby, na kterou chcete úkol přenést, napište krátkou zprávu a upravte datum splatnosti, abyste měli ještě čas zkontrolovat výsledek.
- Ujistěte se, že máte dvě možnosti Uložte aktualizovanou kopii tohoto úkolu do mého seznamu úkolů a Po dokončení úkolu mi pošlete zprávu o stavu jsou zapnuty. Jinak se úkol ve vašem plánovači úkolů nezobrazí; kromě toho nebudete automaticky upozorněni na dokončení úkolu.
- Odešlete žádost o úkol.
Tímto způsobem zajistíte, že budete automaticky informováni o postupu
Aby se delegované úkoly vždy zobrazovaly ve vašem plánovači úloh a abyste byli upozorněni, když je úkol hotový, je třeba ve vašem Outlooku aktivovat dvě možnosti zmíněné v kroku 3. Pak si nemusíte vždy při delegování pamatovat na povolení možností z kroku 3 z předchozí části. Možnosti jsou ve výchozím nastavení zapnuté, ale je lepší je pro jistotu zkontrolovat:
- V aplikaci Outlook 2010 nebo novější zavolejte příkaz Soubor - Možnosti - Úkoly dne, v aplikaci Outlook 2003/2007 Nástroje - Možnosti - Možnosti úlohy.
- V aplikaci Outlook 2010 a novější povolte následující možnosti: Aktualizujte svůj seznam úkolů o kopie úkolů, které přidělím jiným lidem a Po dokončení přiřazeného úkolu odešlete zprávu o stavu A..
- V aplikaci Outlook 2003/2007 zapněte dvě možnosti Udržujte přidělené úkoly aktualizované v seznamu úkolů a Po dokončení přiřazených úkolů odešlete zprávu o stavu A.
- Zavřete dialogy.
Takto můžete zobrazit stav dokončení a odpovědnost
V seznamu aktivit (zobrazit Jednoduchý seznam) sloupec chybí % dokončenože v pohledu Seznam podrobností objeví se. Pokud často delegujete rozsáhlé úkoly a vaši zaměstnanci pravidelně dokumentují v Outlooku, jaké procento úkolu již splnili, pak doporučuji použít % dokončeno také ve výhledu Jednoduchý seznam vložit. Díky tomu budete mít aktuální informace o pokroku. Chcete -li to provést, postupujte takto:
- Vyberte zobrazení v plánovači úloh Jednoduchý seznam: Zobrazení příkazů - Změnit zobrazení - Jednoduchý seznam.
- Klikněte pravým tlačítkem na jeden z nadpisů sloupců, například na odkaz nebo ve starších verzích Předmět úkolua vyvolejte příkaz Výběr pole na.
- Přetáhněte tlačítko % dokončeno B. z dialogu s stisknutým levým tlačítkem myši na řádek se záhlavími sloupců. Můj návrh: přetáhněte jej do polohy napravo od záhlaví sloupce Splatné. Červená šipka ukazuje, kde % dokončeno je vložen jako nový nadpis sloupce C.. Jakmile je tlačítko v požadované poloze, tlačítko myši uvolněte.
- Pokud v zobrazení není žádný sloupec Odpovědný se zobrazí, vložte jej podle popisu. Odpovědný najdete v dialogu na samém konci seznamu Výběr pole.
- Potom zavřete dialog Výběr pole.
