Distribuční seznamy jsou praktickým nástrojem v Outlooku: Pokud často odesíláte poštu stejné skupině příjemců, například členům vaší pracovní skupiny, týmu nebo dokonce členům klubu, je vhodné použít skupinu
Jednoduše definujte distribuční seznam, který obsahuje například všechny e -mailové adresy vaší pracovní skupiny - pak v budoucnu stačí zadat distribuční seznam pouze do pole Komu u e -mailu, Outlook pak toto označení automaticky nahradí odpovídajícími e -mailovými adresami při odeslání e -mailu.
Pokud chcete odeslat poštu jiným adresátům, jednoduše připojte jejich adresy (oddělené středníkem nebo čárkami) za název distribučního seznamu.
Pozornost: Distribuční seznamy lze také použít v poli CC nebo BCC pošty.
Jak vytvořit nový distribuční seznam
Jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook se skupinou kontaktů, například se všemi členy projektového týmu nebo se všemi vašimi zákazníky:
1. Otevřete složku / adresář kontaktů aplikace Outlook.
2. V aplikaci Outlook až do verze 2007 zavolejte Soubor → Nový → Distribuční seznam nebo stiskněte CTRL + SHIFT + L. V aplikaci Outlook 2010 klikněte na kartu začít na tlačítku Nová skupina kontaktů (funguje i klávesová zkratka).
3. Zadejte do pole "Příjmení" například název seznamu „Zákazníci“, „Zákazníci xyz“, „Pracovní skupina“; "Projekt X".
Vezměte prosím na vědomí: Pokud již v adresáři existuje distribuční seznam s tímto názvem, Outlook nezobrazí varování, ale vytvoří druhý seznam se stejným názvem.
4. Klikněte na „Vyberte členy“(Nebo v aplikaci Outlook 2010 Vyberte členy → Z kontaktů aplikace Outlook) přidejte kontakty z digitálního adresáře do distribučního seznamu. Vyberte kontakty dvojitým kliknutím a zavřete dialogové okno výběru OK. Pokud chcete přidat adresy lidí, kteří nejsou v adresáři, klikněte v aplikaci Outlook do roku 2007 přidat nový a zadejte adresy; v aplikaci Outlook 2010 klikněte Přidat členy → Nový e -mailový kontakt. Zadejte data a určete, zda má být kontakt přidán do adresáře.
5. Jakmile zadáte všechny adresy, klikněte na "Uložit a zavřít".
Distribuční seznam nyní najdete ve složce Kontakty - tam jej poznáte podle názvu a ikony se dvěma stylizovanými hlavičkami.
Jak poslat e -mail do distribučního seznamu
Jakmile je distribuční seznam nastaven, odešlete zprávu na všechny adresy v seznamu následujícím způsobem:
1. Napište novou zprávu včetně předmětu. Poté klikněte na tlačítko Komu. Pokud adresy nejsou v poli Na by mělo být vloženo, klikněte na Kopie resp. Bcc (pak příjemci neuvidí ostatní adresy).
2. Poklepáním vyberte distribuční seznam ze složky Kontakty a zavřete dialog pomocí „OK“.
3. Pokud by se zpráva měla dostat k dalším adresátům, jednoduše připojte jejich adresy (oddělené středníkem nebo čárkami) za název distribučního seznamu.
Pouze při odeslání e-mailu aplikace Outlook nahradí název distribučního seznamu e-mailovými adresami, které obsahuje.
Jak upravovat a měnit distribuční seznamy
Každou chvíli je nutné přidat další e-mailové adresy do distribučního seznamu nebo odstranit stávající adresy. Chcete -li upravit distribuční seznam, postupujte následovně.
1. Otevřete složku Kontakty.
2. Poklepejte na název požadovaného distribučního seznamu (distribuční seznamy poznáte podle ikony, která zobrazuje dvě stylizované hlavy).
3. Proveďte požadované změny: Chcete -li přidat kontakty z adresáře, klikněte na „Vybrat členy“, pro zadání nových adres klikněte na „Přidat nové“. Adresy, které již nepotřebujete, můžete odstranit pomocí „Odebrat“.
4. Až budete hotovi, klikněte na „Uložit a zavřít“.
Pokud chcete upravit některou z adres, otevřete ji ve složce Kontakty a upravte kontakt. Outlook získá poštovní adresy z adresáře.
Pouze v případě, že neexistuje odpovídající kontakt, aplikace Outlook převezme adresu zadanou pomocí „Přidat nový“, kterou nemůžete upravit v distribučním seznamu.
