Jak profesionálně odesílat prezentace v PowerPointu

Odesílejte prezentace téměř okamžitě

Logické vytvoření prezentace a profesionalizace snímků pomocí textů, grafiky, animací a videí je v PowerPointu pro moderátory nejdůležitějším cílem. Prezentace by se měla dotýkat, informovat a kompetentně přenášet obsah. Současně je koncepce prezentace cenná pouze tehdy, pokud může příjemce zobrazit snímky způsobem, jakým byly vytvořeny.

To je snadno možné při prezentaci před publikem nebo prostřednictvím video platformy, jako je Skype nebo Zoom. Kolegové, obchodní partneři nebo přátelé sedí přímo v prezentační místnosti nebo ve virtuální konferenční místnosti. V tomto případě je možné komunikovat a interpretovat mimiku publika bez jakéhokoli úsilí.

Jiná situace je při odeslání navržené prezentace. Zde tvůrce nebo předvádějící nemůže zajistit, aby byly porozuměny všem informacím na snímcích. Z tohoto důvodu je obsah zásadní. Aby se vytvořila pozornost, je nezbytné cíleně cílit na publikum a příjemce a například zajistit interakci s dalšími hypertextovými odkazy. Navzdory hodnotnému obsahu mohou navíc nastat problémy s kompatibilitou. Ty mimo jiné souvisejí s tím, že odesílatel a příjemce používají různé verze aplikace PowerPoint nebo používají jiný program pro prezentace, například Keynote společnosti Apple.

O to důležitější je, aby při odesílání prezentace PowerPoint nebo jednotlivých snímků bylo dbáno na to, aby snímky byly čitelné a přitahovaly pozornost. Při odesílání nebo odesílání prezentace nabízí PowerPoint širokou škálu vyzkoušených funkcí, se kterými může každý příjemce bez ohledu na své technické vybavení porozumět a porozumět základním informacím prezentace PowerPoint. Praktická je také možnost v PowerPointu zkontrolovat před odesláním prezentace možné problémy s kompatibilitou. Pokud obdržíte oznámení o problémech s kompatibilitou, lze je před odesláním odstranit.

Videonávod: Jak úspěšně ukládat, exportovat a odesílat prezentace aplikace PowerPoint

Jak a v jakém formátu lze prezentace PowerPoint odeslat jako přílohy

Nejsnadnějším a nejběžnějším způsobem, jak odeslat prezentaci vytvořenou kompetentně, je připojit ji k e -mailu. Mnoho z miliard e -mailů odeslaných každý den obsahuje soubory prezentace v různých formátech. PowerPoint nabízí pro převod následující formáty souborů:

Formáty souborů	použití
pptx	Standardní formát v PowerPointu pro ukládání prezentací.
pptm	Standardní formát v PowerPointu pro ukládání prezentací pomocí maker.
ppt	Bývalý standardní formát v PowerPointu ve verzích 97-2003. Toto je stále běžný formát souboru, protože mnoho společností a soukromých osob stále používá starší verze aplikace PowerPoint.
xps	Soubory XPS jsou ve formátu souboru XML Paper Specification. Jedná se o formát souboru, který je podobný formátu PDF (Portable Document Format) a byl vyvinut společností Microsoft. To lze otevřít přímo v Microsoft Edge nebo v Internet Exploreru.
potx, potm, pot	Vytvoří soubory šablon PowerPoint v příslušném formátu.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Uloží prezentaci do jednotlivých obrázků v závislosti na zvoleném formátu souboru. Tyto grafiky lze staticky prohlížet pomocí softwaru pro zpracování obrázků.
pdf	Uloží soubor ve známém a celosvětově používaném formátu souboru PDF. Prezentace se ukládá staticky, přechody snímků nebo animované GIF.webp se nezobrazují animované. Lze jej otevřít z jakéhokoli zařízení.
odp	Pokud prezentaci PowerPoint uložíte jako soubor ODP, uloží se ve standardu open-source. „OASIS Open Document Format for Office Applications“ lze přečíst pomocí bezplatného kancelářského softwaru, jako je Open Office nebo LibreOffice.

Kromě uvedených formátů souborů nabízí PowerPoint další specifické formáty souborů, do kterých lze uložit prezentaci.

Tip odborníka:

Pokud prezentaci uložíte do souboru s příponou ppsx, soubor bude uložen ve formátu Open XML. Odeslání souboru s příponou ppsx je nejlepší volbou, pokud neznáte technické požadavky příjemce. Po odeslání souboru může soubor otevřít buď pomocí aplikace PowerPoint verze 2007 nebo novější, nebo pomocí prohlížeče PowerPoint.

Spropitné:

Pokud je váš soubor prezentace velmi velký, například ve formátu PDF, můžete tlusté stránky své prezentace najít pomocí několika kliknutí. V důsledku toho můžete zmenšit velikost obrázků, které zabírají spoustu paměti, a zmenšit soubor.

Uložte prezentaci v alternativním formátu souboru v 5 krocích

Prezentaci vytvořenou v aplikaci Microsoft PowerPoint je možné uložit v jiném formátu pouhými několika kliknutími. K tomu je nezbytných následujících 5 bodů:

1. Přejděte na „Soubor> Uložit jako“.

2. Vyberte, kam chcete soubor uložit. V aplikaci PowerPoint máte například možnost uložit soubor na plochu u poskytovatele cloudu, jako je OneDrive, nebo do složky osobních dokumentů.

3. Pokud požadované umístění úložiště není uvedeno, přejděte na položku nabídky „Procházet“.

4. Otevře se dialogové okno, ve kterém můžete určit umístění úložiště i formát souboru. Formát souboru můžete změnit výběrem pole výběru „Typ souboru“. Prezentaci můžete například uložit ve formátu souboru pdf namísto standardního formátu pptx.

   

5. V posledním kroku uložte soubor kliknutím na tlačítko „Uložit“. Pokud chcete soubor odeslat jako přílohu e-mailu, máte různé možnosti:

   • Vytvořte e -mail v aplikaci Microsoft Outlook a přiložte prezentaci jako soubor.
   • Klikněte pravým tlačítkem na uloženou prezentaci a vyberte položku nabídky „Odeslat“.
   

• Přesuňte soubor na cloudovou jednotku, například do sdíleného Dropboxu obchodního partnera nebo použijte Wetransfer k odesílání velkých souborů v rozsahu gigabajtů.

Exportujte prezentace přímo z PowerPointu - žádný problém!

Kromě klasické možnosti uložení prezentace, kterou jste vytvořili na plochu nebo jiné umístění úložiště, a jejího následného odeslání nabízí PowerPoint také možnost exportu prezentací v různých formátech přímo z programu. Některé soubory jsou dočasně uloženy nebo odeslány přímo, například s možností: „Odeslat do Microsoft Stream“. Chcete -li zahájit jakýkoli export, přejděte:

1. Přejděte na položku nabídky „Soubor> Exportovat“.

2. V nabídce exportu máte různé možnosti pro formát souboru, do kterého chcete prezentaci exportovat:

Můžete si vybrat z následujících možností:

Formát souboru PDF / XPS

Exportováno do souboru PDF nebo XPS, který nelze změnit a který zachovává formátování, písmo a rozložení aplikace PowerPoint jako obrázek.

Vytvořit video

V části „Vytvořit video“ můžete extrahovat video soubor z prezentace. V dialogovém okně můžete zvolit, zda mají být použity zaznamenané časové sekvence a komentáře a kvalita souboru, který má být uložen. Současně budete mít možnost komprimovat video soubor. Videosoubor má tu výhodu, že ho mohou přehrávat i lidé, kteří nemají přístup k PowerPointu, prohlížeči PPTX nebo jinému prezentačnímu softwaru, protože nemají práva správce.

Vytvořte animovaný GIF.webp	Animovaný GIF.webp je funkce, ve které je uloženo několik jednotlivých obrázků grafického souboru v definovaném pořadí. Podobně jako u videa jsou vytvářeny pohyblivé obrázky. Tímto způsobem lze jednotlivé prezentace prezentovat zajímavým a živým způsobem.
Prezentace balíčku pro CD	Vytvoří balíček, ve kterém jsou snímky a vložené prvky uloženy jako jednotka jako na DVD a přehrávány na libovolném zařízení.
Vytvářejte podklady	Tuto funkci můžete použít k odeslání jednotlivých snímků nebo celé prezentace do aplikace Microsoft Word. Tam můžete dále zpracovávat texty a poznámky.
Změňte typ souboru	Snadný způsob, jak změnit existující typ souboru, např. Vaši prezentaci ve formátu pptx na formát ppt.
Publikovat na Microsoft Stream	Microsoft Stream je placený streamovací portál, který umožňuje zpřístupnění prezentací nebo videí velké skupině lidí. Microsoft Stream je ideální například pro firemní prezentace nebo firemní akce a lze k němu snadno získat pozvaní účastníci prostřednictvím internetového prohlížeče.

Sdílet prezentace - další možnost ukládání a odesílání

Vedle:

• Uložte prezentaci klasicky také v různých formátech souborů
• Export z aplikace Microsoft PowerPoint

Uživatelé aplikace PowerPoint mohou také sdílet prezentaci.

Chcete -li to provést, přejděte na „Sdílet“ v části „Soubor“. Otevře se nové okno, ve kterém máte možnost uložit prezentaci na vámi vybraný disk OneDrive nebo ji odeslat jako PDF nebo prezentaci e -mailem.

Alternativně lze prezentaci odeslat nebo uložit externě prostřednictvím položky nabídky „Uvolnit“. Příjemci obdrží soubor buď jako kopii e -mailem, nebo pohodlně prostřednictvím služby cloudového úložiště.

Závěr: K odeslání prezentace v PowerPointu použijte různé možnosti

Očekává se, že jako profesionální prezentační program bude Microsoft PowerPoint schopen dělat prezentace na obrazovce zajímavé a živé díky možnostem a funkcím, které obsahuje. Kromě obsahu je důležité, aby každou prezentaci mohl příjemce zobrazit stejným způsobem, jakým byla strukturována. To není vždy možné bez problémů, protože každý uživatel má jiné technické požadavky.

Z tohoto důvodu má PowerPoint možnost ukládat a odesílat prezentace v různých formátech souborů. Prezentace lze navíc exportovat nebo sdílet různými způsoby. S těmito možnostmi exportu a ukládání je možné, aby prezentace vypadaly vždy profesionálně a informativně, kromě technického vybavení příjemce.