4 způsoby ochrany dokumentů aplikace Word

Jak nastavit dokument jen pro čtení

Znovu a znovu mnoho různých autorů v projektovém týmu spolupracuje na dokumentu aplikace Word. Existují různé možnosti ochrany dokumentů aplikace Word, takže se provádějí pouze ty změny a úpravy, které byly společně odsouhlaseny. Provedením konkrétních kroků zálohování můžete také zabránit ztrátě souborů aplikace Word v důsledku provozních chyb nebo problémů s hardwarem.

Ukládání a ochrana dokumentů aplikace Word: Proč je to tak důležité

Práce s programem Microsoft pro zpracování textu Word se stal nedílnou součástí profesionálního i soukromého každodenního života. Word je jedním ze sady programů, které vznikly při běžných kancelářských úkolech a byly poprvé publikovány pod názvem Microsoft Office.

Microsoft pravidelně aktualizuje verze aplikací Office o užitečné nové funkce. Díky správným znalostem práce s Wordem lze Word na jedné straně individualizovat a na straně druhé rozšířit o doplňky Word. Máte také možnost konkrétně stanovit kompatibilitu verzí aplikace Word a chránit své textové soubory.

Dokumenty aplikace Word je třeba chránit, zejména v důležitých věcech. Nejen nepředvídatelná ztráta zapomenutím uložení, ale také zpracování neoprávněnými třetími stranami způsobuje nepříjemnosti, kterým lze předejít. S vhodnou péčí a předvídavostí lze navíc zabránit poškození nebo ztrátě dokumentů aplikace Word v důsledku problémů s hardwarem.

Snadné ukládání: Už nikdy neztratíte soubory aplikace Word pomocí 4 triků

V oblasti úloh aplikace Word jsou - v závislosti na verzi - různé, ale stejně účinné možnosti zálohování dokumentů aplikace Word.

Kromě klasického procesu ukládání s kombinací kláves „CTRL + S“ nebo na kartách „Soubor“ a „Uložit jako“ nabízí Word další elegantní možnosti ochrany dokumentu.

1. Uložte všechny dokumenty pohodlně jediným kliknutím myši

V závislosti na použité verzi aplikace Word lze uložit všechny dokumenty otevřené v daném časovém okamžiku najednou. Už nehrozí, že omylem zapomenete textový soubor a přijdete o úpravy.

Zatímco Word 2003 a starší verze provádějí takový příkaz pomocí klávesové zkratky, ukládání všech dokumentů do novějších verzí vyžaduje přidání nastavení tlačítka.

2. Automaticky zálohujte pomocí místní záložní kopie

Existuje také možnost práce se záložními kopiemi. Opět záleží na použité verzi Wordu. Vždy však existuje možnost nastavit „automatické zálohování“. Funguje to se záložní kopií dokumentu nebo s automatickou obnovou.

V první variantě je kopie souboru Word uložená jednou s příponou WBK vytvořena v počítači, jakmile se zpracovává původní dokument. Pokud je původní dokument během zpracování poškozen nebo ztracen, lze kopii použít.

Instalace této funkce na pozadí vyžaduje méně kliknutí myší a mezi verzemi Word 2007 nebo novější a starší verzí se mírně liší. Po několika kliknutí Word vytvoří trvalé automatické záložní kopie a ochrání vás před ztrátou dat.

3. Word se postará o zálohování souborů s automatickou obnovou

Automatické obnovení je také funkce aplikace Word, která pomáhá chránit vaše textové soubory. Zatímco odpovídající záložní soubory pro rok 2007 a novější se nastavují ručně pomocí funkce automatického obnovení v části „Doplňky“ nebo „Možnosti aplikace Word“, novější verze obsahují konkrétní tlačítko na tlačítku.

Po aktivaci funkce jednou se vytvoří záložní soubory pro každý dokument aplikace Word vytvořený v následujícím bez dalších akcí. Uživatelé novějších verzí aplikace Word najdou ovládací prvek „automatické ukládání“ přímo pod „Start“ v levé horní části hlavního panelu. Automatická ochrana se aktivuje přesunutím ovladače doprava. V několika krocích však můžete stále přizpůsobit interval, ve kterém je kopie nahrána:

1. Vyberte „Soubor“ a klikněte na „Možnosti“.

   

2. V levé části okna klikněte na „Uložit“.

   

3. A nastavte požadovaný čas v části „Informace o automatickém obnovení každých XY minut“.

   

4. Zkontrolujte, zda jste zaškrtli dvě zaškrtnutí vlevo před textovým řádkem, a potvrďte zadání kliknutím na „OK“.

Ať už zvolíte jakýkoli způsob - Word vás spolehlivě podpoří při ochraně všech dokumentů.

4. Vyhněte se ztrátě dat: Snadno znovu vyhledejte neuložené texty aplikace Word

Může se také stát, že omylem zavřete dokument aplikace Word poté, co jste jej delší dobu upravovali, aniž byste jej mezitím uložili. Neukládali jste konkrétně žádné změny provedené pomocí funkce "Uložit jako". To je do značné míry bezproblémové, protože Word 2010 a novější verze ukládají takové dokumenty, které byly považovány za ztracené několik dní na pozadí.

Dokument aplikace Word najdete pod položkami „Soubor“, „Spravovat verze“ a „Obnovit neuložené dokumenty“. Zde najdete informace o tom, jak obnovit neuložené dokumenty. Generované texty obvykle nejsou ve finálním stavu, ale obvykle jste ušetřeni mnoha pracovních kroků kompletní nové produkce. Základní věci, jako je formátování, jsou obvykle zachovány.

Ochrana dokumentů a oddílů proti zápisu: Nastavte hesla ve Wordu

Zejména při práci v projektových týmech vznikají složité a někdy vícedílné dokumenty. Pro ochranu těchto dokumentů aplikace Word před neoprávněným přístupem a neoprávněnými změnami lze nastavit hesla. Textový dokument mohou upravovat pouze ti, kteří vlastní správné a aktuální heslo. Jak uložit dokument v režimu pouze pro čtení je vysvětleno níže u všech verzí od aplikace Word 2010 a dále.

1. Přejděte na „Informace“ v části „Soubor“.

   

2. Klikněte na „Chránit dokument“ a z rozevírací nabídky vyberte „Šifrovat pomocí hesla“.

   

3. Do požadovaného pole zadejte požadované heslo a potvrďte zadání.

   

Důležitým tipem je zapsat si heslo na bezpečné místo. Protože pokud heslo nemáte, máte také zakázáno upravovat původní dokument. Poté se otevře pouze verze chráněná proti zápisu.

Jednotlivé oblasti dokumentů mohou být také chráněny heslem. Pokud změníte pouze určité pasáže v pracovní skupině, ale jiné jsou již ve své finální verzi, může to být velmi užitečné.

Spropitné: Mimochodem, ochranu dokumentu můžete odebrat opakováním výše uvedených kroků a ponecháním pole pro heslo pouze prázdné. Místo šifrování dokumentu jej dešifrujete - ale proces zůstává stejný. Poté jej lze znovu otevřít bez zvláštního povolení přístupu.

Chraňte dokumenty aplikace Word: Omezte úpravy a přístup v aplikaci Microsoft Word

V části „Soubor“ a „Informace“ najdete také další způsoby ochrany dokumentu. Máte například možnost omezit úpravy nebo přístup.

Pokud omezíte úpravy, lze určit výběr přípustných a nepřípustných změn:

• Lze komentáře psát, odpovídat na ně nebo se o ně starat?
• Lze použít určité styly a jiné ne?
• Jaké formátování by mělo být uvedeno v nadpisech, které by mělo odpovídat souvislému textu?

Vy rozhodujete, které prvky a aspekty v textovém dokumentu lze jakým způsobem upravit.

Pokud jsou však přístupová práva odebrána zaměstnancům projektového týmu, s výjimkou několika, lze přístupová práva také individualizovat. Stačí do oblasti „Chránit dokument“ zadat příslušnost k organizaci nebo jména příslušných oprávněných osob. Zbývající kolegové jsou od tohoto okamžiku vyloučeni z úpravy dokumentu aplikace Word. To je zvláště užitečné pro aspekty související s ochranou údajů.

Závěr: Ochrana dokumentů aplikace Word - velmi snadno díky příslušným trikům

Dokumenty aplikace Word lze chránit na různých úrovních - před, během i daleko za dokončením. Existují možnosti, jak obnovit dokumenty, které jsou považovány za ztracené, a automaticky vytvářet záložní kopie.

Kromě toho lze vytvářet dokumenty jen pro čtení a definovat aspekty, jako je typ povoleného zpracování nebo oprávnění pro přístup. S vhodnými triky již neztratíte dokumenty aplikace Word - ať už v soukromém nebo profesionálním kontextu.

FAQ

Jaké možnosti ochrany dokumentů aplikace Word existují?

Na jedné straně máte možnost uložit všechny dokumenty kliknutím myši, vytvářet automatické záložní kopie a automaticky obnovovat předchozí verze a soubory aplikace Word, které byly považovány za ztracené. Na druhou stranu lze od začátku vytvářet dokumenty pouze pro čtení a omezit lze také úpravy a přístup.

Jak chráníte dokumenty heslem?

Chcete -li přiřadit dokumentu heslo, postupujte následovně:

1. Na tlačítku start klikněte na „Soubor“ a poté na „Informace“.
2. Přejděte na „Chránit dokument“ a z rozevírací nabídky vyberte „Šifrovat pomocí hesla“.
3. Zadejte heslo a potvrďte jej.