Jak revidovat dokumenty ve Wordu

Takto můžete provádět změny v dokumentech aplikace Word

Při vytváření textového dokumentu se zásadně ujistěte, že je rozložení správné a že se vyhnete chybám s pravopisem, gramatikou a interpunkcí. Jakmile jsou práce na obsahu a formátu textu dokončeny, často ještě existují ojedinělé nedostatky. Z tohoto důvodu má smysl dokumenty na konci znovu revidovat a v případě potřeby provést změny.

Slovo: Sledujte, revidujte a opravujte změny

Microsoft Word obsahuje různé možnosti pro úpravu textů. Zvláště když texty mají být opravovány nejen autorem, ale i jinými lidmi, různé funkce programu Kanceláře jsou ideální pro kontrolu.

Přestože dostupné šablony již umožňují dodržovat formální aspekty, Word také automaticky kontroluje pravopis a interpunkci v textovém dokumentu. Tyto funkce ve Wordu zná většina uživatelů a jsou označeny červeným nebo modrým podtržením konkrétní pozice. Jaké funkce, tj. Integrované nástroje programu, však lze stále používat? Jak například funguje sledování změn?

Když obdržíte text, který potřebujete zkontrolovat a upravit ve Wordu, můžete provádět opravy a sledovat změny podle těchto pokynů:

Otevřete kartu „Zkontrolovat“ na pásu karet souboru aplikace Word.

Zde najdete různé možnosti pro vložení změn a jejich odpovídající označení. Například kliknutím na tlačítko Sledovat otevřete příslušnou kartu.

V tomto okamžiku máte na výběr, zda chcete sledovat změny. Pokud kliknete na příslušný symbol, budou úpravy v textu, které poté provedete, označeny jako takzvané značky. Tímto způsobem může autor porozumět a sledovat, kdo text upravil, kde a kdy a provedl změny.

Vaše komentáře pak lze přenést do textu pomocí pole „Přijmout“.

Pokud revidujete dokument v režimu korekce, díky jasné barvě je pro editora snazší vidět změny a případně je hned zachovat. Pokud na souboru pracuje několik recenzentů, může autor nakonec lépe pochopit, kdo navrhl opravy.

Přijmout změny ve Wordu: Takto to funguje

Obdržíte dokument s mnoha změnami a rádi byste na něj navázali a změny přijali postupně? Poté proveďte následující:

1. Na pásu karet klikněte na kartu „Zkontrolovat“.

2. Kliknutím na „Přijmout“ změnu přijmete, „Odmítnout“ změnu odmítne.

   

3. Přeskakovat z revize na revizi můžete kliknutím na tlačítka „zpět“ a „další“.

Důležité: Nepřijímejte žádné změny pomocí „zpět“ a „další“.

Nastavení značek: pokyny

Revidovaný dokument je pro vás příliš matoucí? Nastavením, které značky se mají zobrazovat, můžete sledovat věci: vybírat mezi všemi anotacemi, revizemi na úrovni formátu a textu, nebo jen zobrazit, kde bylo něco změněno přímo v textu. Chcete -li to provést, postupujte takto:

1. Na pásu karet klikněte na kartu „Zkontrolovat“.

2. V rozevírací nabídce „Zobrazit značky“ vyberte, která označení chcete zobrazit: Komentáře, vkládání a odstraňování a formátování.

   

3. V části „Značky: vše“ si můžete vybrat, zda chcete vidět všechny změny přímo v textu, nebo jen vidět, že se něco změnilo.

spropitné: Chcete vytisknout dokument bez komentářů nebo revizí? Poté vyberte „Označení: žádné“.

Takto můžete vkládat komentáře a opravovat chyby

Ve Wordu najdete různé typy značek. Za prvé, samotný program zdůrazňuje slova, která obsahují chyby. Na druhou stranu mohou editory také využívat režim korekcí. Při bližším pohledu na značky můžete rychle zjistit, které návrhy chcete přijmout a které odmítnout.

Pokud se například zdá, že Word opakovaně označil název nebo odborný termín, který nelze najít ve slovníku, ale přesto existuje, můžete jej snadno přidat do slovníku. V zásadě lze červené vlny, které zvýrazňují chyby, vypnout, například pokud vás ruší při čtení.

Další označení mohou také pocházet od opravujících čtenářů, kteří použili režim oprav. Pokud poté použijete režim revizí, máte možnost přijmout komentáře redaktorů. Je možné, že na jednom dokumentu pracovalo více lidí současně. Značky a komentáře lze tedy identifikovat v různých barvách. To vám umožní nastavit barvy komentářů tak, jak chcete komentáře odlišit.

Kromě značek lze funkci komentáře použít také k navrhování návrhů na změny nebo návrhů na vylepšení v dokumentu. Jak používat funkci komentáře ve Wordu:

1. Otevřete kartu „Zkontrolovat“.

2. V oblasti Komentáře najdete tlačítko „Nový komentář“. Kliknutím myši na oblast se na okraji oblasti, kterou jste vybrali, otevře další sloupec a řečová bublina. Do textu tak můžete rychle přidat konkrétní okrajové poznámky, které pak autor může při revizi zohlednit.

   

3. Ve stejné oblasti pásu karet vašeho souboru můžete odstranit komentáře, pokud jste je již začlenili.

Je také dobré vědět, že můžete přepínat mezi jednotlivými komentáři a komentáře tak přeskakovat a ostatní zatím upravovat. Poslední změnu můžete také zobrazit přímo. Díky tomu je úprava souboru ještě efektivnější.

Funkce ve Wordu: Tato nastavení vám zjednoduší práci

Microsoft Word vám nejen usnadňuje navrhování textu při psaní. Program vám také poskytuje některé funkce, které urychlují revizi na konci procesu. Kromě možnosti opravy častých chyb v pouhých několika krocích pomocí „Najít a nahradit“ umožňuje Word také větší rozmanitost textu díky slovníku synonym. Další funkce a funkce, o kterých byste měli ve Wordu vědět, jsou:

• Polní funkce
• Makra
• Citáty
• Čísla stránek
• datum
• Hypertextové odkazy

Závěr: Takto můžete ve Wordu provádět revize

Při nastavování stránky se nejen ujistíte, že jste správně uspořádali záhlaví a zápatí, obsah, překlady a zdrojový seznam, ale také by měl být správný obsah a pravopis. Při pravém bočním pohledu vám již neunikne žádné chybové značení. Užitečná se jeví i nová kontrola pravopisu na konci práce s textem.

Pokud existuje specifikace pro počet slov nebo znaků, můžete je nechat spočítat a rychle a snadno je zkontrolovat. Je také možné vytisknout pouze opravy textu. Celkově nastavení programu nabízí širokou škálu možností revize textových dokumentů.

Sledováním změn můžete zobrazit přesnou historii změn v dokumentu. Užitečnými pomocníky jsou takzvané značky: Vizualizují změny v testu. Nakonec, když byly provedeny všechny revize, můžete hotový soubor uložit jako PDF nebo odeslat dokumenty ve formě formulářů.

FAQ

Jak mohu zobrazit změny provedené jinými editory?

V závislosti na režimu, ve kterém ostatní editoři opravili nebo komentovali příslušný dokument, lze komentáře zobrazit různými způsoby. V každém případě se můžete rozhodnout, na které návrhy se podíváte. Chcete-li to provést, otevřete kartu „Sledování“ na kartě „Kontrola“. Zde můžete nastavit zaškrtnutí pro různé skupiny chyb.

Jak mohu do textu vložit komentáře?

Karta „Zkontrolovat“ vás přenese na tlačítko „Komentáře“. V tomto okamžiku můžete vytvořit nový komentář označením požadované pasáže textu a poté kliknutím na pole „Nový komentář“. Napište svou poznámku do bubliny. Word nabízí možnost integrace inkoustových komentářů. Dokumenty můžete komentovat bez klávesnice.