Text a rychlé části - Automatizace textu v aplikaci Outlook

Jak nejlépe pracovat s Quick Parts v Outlooku

Pojetí e-mailů v aplikaci Outlook nemusí být v každém případě individuální. V profesionálním i soukromém prostředí se podobné nebo srovnatelné e-maily neustále navrhují. Například e -mail doprovázející nabídku obvykle obsahuje analogické textové komponenty. Odpověď na dotaz je také nespecifická a musí být změněna maximálně z hlediska počtu nebo produktu. Podobnost v pojetí e -mailů je v zásadě rozumná a obsahuje výhodu, kterou nelze podceňovat. Toho lze dosáhnout, pokud budete více pracovat s prefabrikovanými textovými moduly. V aktuální verzi aplikace Outlook 365 jsou textové moduly a jejich funkce k dispozici jako rychlé moduly, které se liší od ostatních programů a verzí aplikace Outlook.

Videonávod: Jak vytvářet a používat textové moduly v aplikaci Outlook

Vytvořte rychlou součást v aplikaci Outlook - 5 základních kroků k automatizaci

Rychlou součást v programu Microsoft Outlook můžete navrhnout během chvilky:

1. Otevřete novou poštu pomocí karty „Soubor“. V dalším kroku napište konkrétní text, který byste chtěli uložit jako rychlou součást.

2. Vyberte text v aplikaci Microsoft Outlook a zkopírujte jej. Chcete -li to provést, můžete jako klávesovou zkratku nebo zkratku použít kombinaci kláves Ctrl + C.

   

3. V dalším kroku se stále označeným textem přejděte na kartu „Vložit“ a přepněte do nabídky „Text“.

   

4. Kliknutím na „Rychlé součásti“ se otevře nové okno výběru, ve kterém můžete „Uložit svůj výběr do katalogu rychlých dílů“.

   

5. Po kliknutí na „Uložit výběr do katalogu rychlých dílů“ se otevře další okno možností. Zde máte možnost poskytnout další informace o textovém modulu.

   

Mimo jiné můžete:

• Přiřaďte textovému modulu smysluplný název.
• Vyberte kategorii nebo vytvořte novou kategorii, například „Nabídky“ nebo „Smlouva“.
• Vložte popis, abyste informovali kolegy o obsahu textového modulu.
• V možnostech vyberte, jak má být text vložen jako rychlá část.

Kliknutím na „OK“ rychlou část uložíte a můžete ji kdykoli vložit do nové pošty.

Vložte rychlou část do e -mailu - tak to funguje

Stavební blok přidaný do nového e -mailu má mnoho výhod. Začlenění textových modulů do e-mailu je časově úsporné a efektivní. Odchozí zprávy jsou navíc podobné svým obsahem a formátováním. To je zvláště důležité v profesionálním prostředí, s dotazem nebo nabídkou.

Máte dvě alternativy k vložení vytvořeného textového modulu do e -mailu:

Alternativa 1: vložte textový modul, například automatický text

Rychlá část s názvem „Textový modul 1“ se automaticky zobrazí jako možnost vložení, jakmile do textu zadáte prvních několik znaků názvu rychlé části.

Řetězec „Text“ je pro aplikaci Outlook dostačující k nalezení rychlé části. Rychlá část se vloží kliknutím na klávesu Enter. To vám ušetří spoustu času při koncepci e-mailů.

Alternativa 2: Integrujte rychlou komponentu ručně

Kromě automatizované varianty můžete rychlou součást integrovat také ručně. Funguje to snadno, když otevřete nový e -mail a pomocí kurzoru přejdete do bodu v textu, kam chcete text vložit.

V dalším kroku přejděte na kartu „Rychlé součásti“ na kartě „Vložit“. Kliknutím na položku nabídky zobrazíte všechny rychlé součásti, které lze vložit.

Po kliknutí na požadovanou rychlou komponentu se zobrazí v textu vašeho e-mailu.

Organizujte, upravujte a odstraňujte rychlé části

Časem se stává nevyhnutelným, že nezávisle navržené rychlé stavební bloky musí být změněny nebo odstraněny. Části textu, začleněná čísla nebo procenta se mohou změnit. Chcete -li změnit nebo odstranit textový modul, postupujte následovně:

1. Na kartě „Vložit“ přejděte na položku nabídky „Rychlé součásti“.

2. Otevřete nabídku „Rychlé součásti“ a klikněte na modul, který chcete změnit Otevře se nové výběrové menu, ve kterém můžete upravit textový modul.

   

3. Mimo jiné máte možnost upravit vlastnosti textového modulu. Můžete přizpůsobit název bloku nebo popis. V části „Uspořádat a odstranit“ se dostanete do „Organizátoru pro moduly“, ve kterém můžete upravit všechny uložené textové moduly a v případě potřeby je odstranit.

   

4. Kliknutím na „Zavřít“ uložíte všechny změny provedené ve vašich osobních textových modulech. Úprava textových modulů je možná pouze v novějších verzích aplikace Outlook. V aplikaci Outlook 2007 nebo 2010 neexistuje žádný oficiální způsob, jak později upravovat rychlé části. S trikem, ve kterém uložíte textový modul pod jiným názvem, můžete stále upravovat a přizpůsobovat.

Stručně řečeno, funkce Rychlé části a Automatický text obsahují základní možnosti pro částečnou automatizaci vytváření textů. Použití obou funkcí je ideální pro obchodní dopisy, ve kterých má být použit speciální nebo společný pozdrav, například „Vážení“. Osobní pozdravy lze také uložit jako automatický text.

Podobné je to s pozvánkou, opakujícími se přáními k narozeninám nebo výročí nebo často kladenými otázkami. Zkratky a formulace lze kdykoli navrhnout jako rychlé stavební kameny. Tímto způsobem lze podpisy vkládat také při výměně skutečného podpisu. Pro dopisy a obchodní dopisy, které se mají psát slovo od slova, existuje také modul.

Kromě funkce rychlých dílů obsažené v Outlooku používají společnosti a podnikatelé nástroj pro zvýšení produktivity Text Expander od Smile. S touto placenou aplikací lze obchodní dopisy a e -maily dále profesionalizovat, pokud jde o autotext. S Text Expanderem můžete pracovat na Windows i Mac.

Spropitné:

Abyste měli vždy přehled o svých rychlých stavebních kamenech, má smysl a je zaměřeno na praxi, abyste je roztřídili do srozumitelných kategorií.

Závěr

Vytváření rychlých dílů v aplikaci Microsoft Outlook není obtížné. Nový blok můžete uložit v 5 jednoduchých krocích. Přidělení srozumitelných kategorií, jasné názvy modulů a jasný popis jsou důležité pro efektivní začlenění rychlých modulů do e-mailů. Tento postup pro opakující se e -maily vám ušetří spoustu času při koncepci. Tento postup navíc zaručuje, že nabídky nebo poptávky budou zodpovězeny a odeslány navzájem.