Tipy a pokyny k používání vyhledávací funkce aplikace Outlook
Pokud intenzivně používáte Microsoft Outlook, nespočet e-mailů se spojí během týdnů, měsíců nebo let a jsou uloženy v různých složkách a podsložkách v programu. S touto záplavou dat se může stát, že ztratíte přehled o věcech. V takovém případě se důležité dokumenty a informace ponoří do hloubky pevného disku a nelze je znovu najít.
Microsoft Outlook má rozsáhlou vyhledávací funkci, takže k tomu nedojde a navzdory rozsáhlému datovému materiálu lze ke všem informacím přistupovat a prohlížet je pomocí několika kliknutí. To uživatelům usnadňuje efektivní a konkrétní vyhledávání e -mailů a jejich obsahu.
Použijte okamžité vyhledávání aplikace Outlook
Základní funkcí pro vyhledávání jednotlivých klíčových slov nebo e-mailových zpráv je okamžité vyhledávání v aplikaci Outlook. V aktuální verzi aplikace Outlook2022-2023 nebo Outlook 365 se vždy zobrazuje v horním panelu funkcí.
Výrobce Microsoft vylepšil svou vyhledávací funkci v Outlooku na jaře 2022-2023 aktualizací funkcí a začlenil mnoho nových možností.
Kromě nové globální pozice na horním panelu nástrojů aplikace Outlook navrhuje:
- Hledat výrazy dříve,
- Zobrazuje nejlepší výsledky a
- Nabízí různé možnosti filtrování.
Nejdůležitější nové funkce vyhledávací funkce aplikace Outlook:
|
Navrhovaná vyhledávání |
Zatímco zadáváte hledaný výraz do vyhledávacího pole, Outlook navrhuje vhodná klíčová slova |
|
Nejlepší výsledky |
Nejdůležitější výsledky vyhledávání jsou seřazeny a zobrazeny v horní části. Díky této funkci je vyhledávání efektivnější a rychlejší |
|
Nedávno použité vyhledávací dotazy |
Pomocí této funkce můžete zobrazit a používat předchozí parametry vyhledávání jediným kliknutím |
Okamžité vyhledávání můžete vyvolat kombinací kláves CTRL + E nebo pomocí globálního vyhledávacího pole zadat požadované parametry vyhledávání:
Ve starších verzích aplikace Outlook bylo nutné rozšířit oblast složek pomocí nastavení „Kompaktní navigace“. To funguje dobře s tlačítkem „Minimalizovat / Rozbalit“.
Poté, co vyvoláte vyhledávání pomocí CTRL + E nebo prostřednictvím vyhledávacího pole, máte různé možnosti vyhledávání souborů, složek nebo konkrétních hledaných slov.
Vyberte různé zdroje pro vyhledávání - takto to funguje
Vyhledávání je přednastaveno v aktuální schránce, například ve vašem účtu Exchange. Alternativně můžete určit, že aplikace Outlook neukládá hledaný výraz pouze do aktuální poštovní schránky, ale spíše:
- V aktuální složce
- V podřízené schránce
- Ve všech schránkách resp
- Ve všech prvcích Outlooku, například také v kalendáři
hledá.
Po aktivaci okamžitého vyhledávání se v aplikaci Microsoft Outlook otevře nová karta. Na kartě „Hledat“ máte k dispozici další uživatelsky přívětivé možnosti omezení hledání dokumentu nebo konkrétního výrazu.
Příklad: Pokud hledáte e-mailovou zprávu, kterou jste označili jako DŮLEŽITOU a která měla jednu nebo více příloh a je v aktuální schránce, nemusíte nechat aplikaci Outlook globálně vyhledávat ve všech zprávách, položkách kalendáře a úkolech. Zadáním vyhledávacích kritérií vyhledá Outlook požadovaný e-mail efektivněji a rychleji.
Stačí označit příslušné parametry. Ty se pak zobrazí s tmavým pozadím a zobrazí se v textu ve vyhledávacím poli. Na kartě můžete vidět všechny zprávy, které jsou relevantní pro zvolené nastavení, a rychle najdete to, co hledáte.
Pro hloubkové vyhledávání použijte vyhledávací nástroje
Hledáte konkrétní zprávu a nemůžete ji hned najít, i přes profesionální funkci vyhledávání v Outlooku? V tomto případě může být užitečné zahrnout vyhledávací nástroje na kartu "Hledat".
Najdete tam různé další možnosti pro vyhledávání podle klíčových slov nebo novinek a pro zúžení vyhledávání.
Pomocí rozšířeného vyhledávání můžete například určit pole, ve kterých má být hledaný výraz dotazován. Můžete také zadat, kdo byl příjemcem nebo odesílatelem zprávy. Získáte také přístup k možnostem aplikace Outlook a můžete provádět zásadní změny ve způsobu vyhledávání v této oblasti nabídky.
Spropitné: Pomocí karty „Start“ a oblasti nabídky „Hledat“ můžete pohodlně vyhledávat kontakty ve svém adresáři, aniž byste museli opustit oblast konceptu pro e-maily. Chcete -li to provést, zadejte příslušný vyhledávací dotaz do vyhledávacího pole „Hledat lidi“.
Shrnutí: Funkce vyhledávání v aplikaci Outlook je efektivní a zaměřená na cíl
Funkce vyhledávání aplikace Microsoft Outlook vám nabízí širokou škálu možností pro vyhledávání složek, e-mailů nebo jednotlivých hledaných výrazů ve vaší poštovní schránce. Nejjednodušší způsob, jak otevřít vyhledávání, je použít kombinaci kláves CTRL + E. V závislosti na vašich potřebách vám funkce vyhledávání nabízí možnost podrobného vyhledávání klíčových slov a e -mailů a určení adresátů nebo konkrétních časových období.
