Odborné tipy pro práci s aplikací Outlook
Microsoft Outlook je jedním z nejpopulárnějších komunikačních programů, které denně používají miliony lidí na celém světě. Outlook by měl mimo jiné pomoci zefektivnit a profesionalizovat písemnou komunikaci elektronickou poštou. Aby to bylo zajištěno, má Outlook mnoho funkcí. Funkce třídění je nezbytnou volbou pro každodenní práci.
Třídění a cílené ukládání e-mailů, příloh a informací je důležité jak v Outlooku, tak obecně v analogové kancelářské komunikaci. Registry a složky jsou v kancelářích nezbytné například pro ukládání offline dokumentů na základě srozumitelných kritérií. Promyšlená struktura složek a funkce třídění v aplikaci Outlook také zaručují, že základní informace a e-mailové zprávy jsou k dispozici pouhými několika kliknutími.
Jak používat funkci řazení v aplikaci Outlook
Někteří uživatelé aplikace Outlook dostávají stovky e -mailů denně. S tolika informacemi je obtížné sledovat věci a zvolit správný pohled. Je důležité umět automaticky zobrazovat zprávy podle definovaných kritérií. Integrovaná funkce třídění v aplikaci Microsoft Outlook vám může pomoci efektivně a uživatelsky třídit zprávy. Funkci třídění můžete použít následovně:
-
Přejděte do libovolné složky. Nad e-maily obsaženými v adresáři najdete funkci řazení a filtrování aplikace Microsoft Outlook.
-
Zprávy můžete mimo jiné filtrovat podle následujících kritérií:
- Přečtené nebo nepřečtené zprávy.
- Podle priority.
- Do data zahájení nebo splatnosti.
- Podle velikosti.
- Podle předmětu.
- Podle odesílatele.
- Podle typu.
- Podle rostlin.
- Podle účtu.
Kromě toho můžete v dialogovém okně „Seřadit“ určit, zda se má vždy nahoře zobrazovat nejnovější nebo nejstarší prvek.
Mnoho možností výběru, které poznáte při aktivaci zaškrtnutím, vám umožňuje specificky uspořádat obsah složky. Tímto způsobem můžete na první pohled vidět, které úkoly, informace a zprávy jsou důležité a je třeba je zpracovat. Nastavení funkcí filtru je samozřejmé a lze jej upravit během několika sekund.
Jak třídit a strukturovat Outlook - 2 důležité rady odborníků
Kromě důležité funkce třídění v aplikaci Microsoft Outlook můžete komunikační program strukturovat profesionálně pomocí několika změn. Zde vám mohou pomoci dvě základní odborné rady:
Tip odborníka 1: Vytvořte složky pro ukládání e-mailů podle tématu
S doručenou poštou s mnoha stovkami zpráv je snadné ztratit přehled o věcech. Použití funkcí „Seřadit“ a „Hledat“ v aplikaci Outlook může pomoci rychleji zobrazit e -maily, které hledáte. Obě funkce přitom nejsou všelékem, pokud jde o strukturovanou práci s aplikací Outlook. Aby bylo možné vytvořit strukturu v aplikaci Outlook, je důležité pracovat se systémem osobních složek. Osobní složky jsou užitečné, protože je lze použít k třídění a ukládání e-mailových zpráv podle tématu.
Ve struktuře složek vaší poštovní schránky můžete snadno vytvořit osobní složku. Funguje to tak, že kliknete pravým tlačítkem na oblast, kde by měla být generována osobní složka. V zobrazeném dialogovém okně vyberte „Nová složka“ a přiřaďte název. V důsledku toho složka patří do vašeho systému osobních složek a zobrazí se ve vašem zobrazení.
Promyšlená struktura složek a systém složek profesionalizují práci s aplikací Outlook a jsou součástí budoucí kancelářské organizace.
Expertní tip 2: kategorizujte e -maily v aplikaci Outlook
E-mailové zprávy v aplikaci Microsoft Outlook netřídíte výhradně pomocí funkce třídění na desce. Kromě toho vám kategorie mohou pomoci klasifikovat e -maily a organizovat poštovní schránku. Můžete například pojmenovávat kategorie podle oddělení nebo jmen zákazníků nebo vyjasnit stav zpracování pomocí kategorie. Klíčová slova jako „hotovo“ nebo „splatná“ jsou parametry řazení, které vám pomohou lépe se zorganizovat.
Chcete-li vytvořit novou kategorii, přejděte do oblasti nabídky „Kategorie“ na kartě „Domů“ a z rozevírací nabídky vyberte „Všechny kategorie“. V dialogovém okně klikněte na tlačítko „Nový“. Jakmile zadáte název nové kategorie, potvrďte postup pomocí OK. Díky tomu můžete své e-maily rozdělit do konkrétních kategorií a pomocí barevného kódování je přesněji zobrazit.
Funkce řazení v aplikaci Outlook může pomoci organizovat e -maily profesionálním způsobem
Funkce řazení v aplikaci Microsoft Outlook je důležitým nástrojem, který máte k dispozici. Pomáhá individuálně třídit a zobrazovat e -maily ve složce Doručená pošta nebo v jiných složkách. Výběr kategorií zaručuje, že třídění lze provádět podle plánu.
Kromě toho má smysl nastavovat srozumitelné struktury složek, aby bylo možné organizovat příchozí komunikaci v aplikaci Outlook. Funkce kategorií v aplikaci Outlook je nezbytná, pokud chcete rozdělit e -maily podle předmětové oblasti. Všechny možnosti dohromady jsou účinné, aby bylo možné e-maily v aplikaci Outlook kdykoli třídit, ukládat a vyhledávat.
