Je to snadné, krok za krokem
Dokumenty hromadné korespondence jsou často základem hromadné korespondence, kterou chcete například odesílat zákazníkům prostřednictvím aplikace Outlook. Pokus o použití jednotlivých hypertextových odkazů v takových dokumentech selže, protože odkazy jsou vyvedeny jako zcela normální text, přestože jsou správně naformátovány jako hypertextové odkazy ve zdroji dat. Příjemce e-mailu nemůže kliknout na hypertextový odkaz a zobrazit související stránku v prohlížeči. Word při přebírání polí hromadné korespondence ze zdroje dat ignoruje jakékoli formátování a přebírá pouze čistý text z datového pole.
Jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit, je zajistit, aby byl ve Wordu naformátován jako hypertextový odkaz. K tomu použijete speciální funkci pole, která je nastavena následovně:
- Nejprve vytvořte dokument hromadné korespondence jako obvykle.
- Pomocí nabídky VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT zajistěte, aby se zobrazil panel nástrojů »Mail Merge«. Ve Wordu 2010 a 2007 najdete odpovídající ovládací prvky na záložce »Mailings«.
- Umístěte kurzor na místo, kde se má hypertextový odkaz zobrazit, a vyberte nabídku VLOŽIT POLE (Word 2003, 2002 / XP, 2000) nebo klikněte na kartu „Vložit“ ve skupině „Text“ «Na RYCHLÉ STAVEBNÍ BLOKOVÉ POLE (Word 2010 a 2007).
- V následujícím dialogu vyberte položku »Hypertextový odkaz« v seznamu JMÉNA POLE a klikněte na OK. Ignorujte „Chyba! Neplatný odkaz na hypertextový odkaz. «.
- Nyní označte chybovou zprávu až do bodu včetně a přiřaďte styl »Hypertextový odkaz« (modrý, podtržený text).
- Klikněte pravým tlačítkem na pole a vyberte UPRAVIT HYPERLINK.
- Do pole ZOBRAZIT TEXT JAKO zadejte text, který by se měl zobrazit místo hypertextového odkazu, například »Více …« nebo »Kliknutím sem získáte další informace …«.
- Do pole ADDRESS zadejte libovolnou adresu, například „http://www.address.de“, a klikněte na OK. Tato adresa bude později nahrazena skutečným obsahem z pole zdroje dat.
- Stisknutím kláves Alt + F9 zapnete zobrazení kódů polí. V dokumentu aplikace Word nyní uvidíte následující funkci pole:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Vyberte text mezi uvozovkami (zde „http: // www. Adresse.de“) a vložte pole hromadné korespondence ze zdroje dat, který obsahuje hypertextový odkaz, například pole „Odkaz“ nebo „URL“. Funkce pole nyní vypadá takto:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Stisknutím Alt + F9 vypnete opět zobrazení kódů polí, umístěte kurzor kamkoli do kódu pole a stiskněte F9.
Word nyní aktualizuje kód pole podle informací v aktuálním záznamu. Pokud umístíte ukazatel myši na hypertextový odkaz, Word zobrazí příslušnou adresu hypertextového odkazu aktuálního datového záznamu jako popisek a zprávu »Ctrl-kliknutím přejít na odkaz«.
Nyní můžete spustit výstup hromadné korespondence do aplikace Outlook a v e-mailech k odeslání najdete správně formátované hypertextové odkazy „na které lze kliknout“.
