Vytvářejte záložní kopie a bezpečnostní zálohy sešitů aplikace Excel

Takto pravidelně vytváříte záložní kopie sešitů aplikace Excel

Chcete vytvořit záložní kopii sešitu? Samozřejmě to přesahuje možnosti nabízené systémem Windows, například kopírování sešitu do jiného adresáře nebo pod jiným názvem.

Můžete také vytvořit zálohu sešitu přímo v aplikaci Excel. Excel pak při uložení staré verze vždy uloží předchozí verzi sešitu do záložní kopie.

Při ukládání vytvořte automatickou záložní kopii souboru aplikace Excel

Následuj tyto kroky:

1. Zavolejte příkaz SAVE AS. Chcete -li to provést, klikněte ve všech verzích na kartu SOUBOR nebo nabídku SOUBOR. Výjimkou je Excel 2007. Zde kliknutím na kulaté tlačítko Office vlevo nahoře vyvoláte příkaz.
2. V zobrazeném dialogovém okně klikněte na tlačítko NÁSTROJE (Excel od verze 2007) nebo EXTRAS (Excel až do verze 2003 včetně).
3. Vyberte nastavení OBECNÉ MOŽNOSTI.
4. Zaškrtněte políčko VYTVOŘIT ZÁLOHOVÝ SOUBOR.
5. Nezadávejte hesla.
6. Zavřete okno tlačítkem OK.
7. Vyberte adresář a název souboru.
8. Uložte sešit pomocí stejnojmenného tlačítka.

Excel poté vytvoří záložní kopii souboru. Má příponu souboru „.XLK“ a je vždy aktuální od předposledního uložení. Když uložíte sešit, předchozí verze se stane novým záložním souborem.

Existuje ale ještě jeden způsob: pomocí makra můžete aplikaci Excel také dát příkaz k vytvoření automatické záložní kopie při zavření souboru aplikace Excel.

Při zavírání souboru aplikace Excel vytvořte automatickou záložní kopii

Chcete zajistit, aby se při zavření sešitu aplikace Excel automaticky uložila záložní kopie souboru na určitou cestu? U makra to není problém. K rozlišení mezi nimi jsou názvy souborů uloženy podle následujícího vzorce:

Rok-měsíc-den název souboru

Pokud se tedy váš soubor nazývá například planning.xls, záložní kopie se uloží jako:

2009-10-24 plánování.xls

Toto pojmenování velmi usnadňuje chronologické seřazení seznamu souborů, protože chronologické pořadí je automaticky abecední. K vytvoření záložní kopie použijte následující makro:

Sub auto_close ()
Dim Altname jako řetězec, Neuname jako řetězec, Cesta jako řetězec
Cesta = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Pokud Right $ (Path, 1) "\" Then Path = Path + "\"
Neuname = Cesta a formát (nyní „RRRR-MM-DD“) & „-“ & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Název souboru: = nové jméno
Sešity. Otevřeno (starý název)
ThisWorkbook.Close
End Sub

Vložte svou cestu do proměnné cesta pevný. V této poloze jsou uloženy záložní kopie. Pokud chcete, aby záložní kopie byly vždy uloženy ve stejném adresáři, ze kterého jste sešit otevřeli, nahraďte příkaz Cesta = "C: \ Data" s následujícím řádkem:

Cesta = ActiveWorkbook.Path

Makro funguje podle následující metody:

1. Uložte aktuální složku
2. Vygenerujte nový název souboru podle aktuálního data
3. Uložte sešit pod novým názvem na novou cestu
4. Znovu otevřete původní sešit
5. Zavřete záložní kopii složky

Zkopírujte makro do každého sešitu, který chcete automaticky zálohovat. Záložní kopie se vytvářejí vždy, když zavřete odpovídající sešit.

Jak ručně vytvořit záložní kopii tabulky aplikace Excel

Při revizi sešitu se může stát, že si nejste jisti, zda skutečně chcete uložit provedené změny.

V takových případech byste měli vytvořit záložní kopii složky s předchozí verzí. Při vytváření záložní kopie poslední uložené verze postupujte následovně:

1. Aktivujte příkaz „Uložit jako“ v nabídce „Soubor“.
2. Klikněte na tlačítko „Nástroje - Obecné možnosti“.
3. Zaškrtněte políčko „Vytvořit záložní soubor“.
4. Zavřete okno tlačítkem OK.
5. Vyberte adresář a název souboru.
6. Uložte sešit pomocí stejnojmenného tlačítka.

Excel poté vytvoří záložní kopii souboru. Má příponu souboru „.XLK“ a je vždy aktuální od předposledního uložení. Když uložíte sešit, předchozí verze se stane novým záložním souborem.