Každý, kdo se někdy pokusil koordinovat schůzky s několika lidmi, ví, kolik e-mailů a hovorů to může stát, zvláště pokud ne každý má přístup ke sdílenému kalendáři prostřednictvím Exchange. Přečtěte si tento příspěvek a zjistěte, jak se dostat ven
Pokud máte přístup k deníkům všech účastníků přes Exchange, není těžké (v závislosti na vytížení) najít schůzku, na kterou má každý čas. Stává se však obtížným, když musíte najít společnou schůzku „na slepo“. Pak je to v první řadě: udělat návrhy schůzek, shromáždit zpětnou vazbu, případně telefonicky objasnit, zda účastník nemůže odložit schůzku, která byla naplánována jinde, a poté nastavit společnou schůzku. V závislosti na verzi aplikace Outlook máte několik možností, jak navrhovaná data odeslat:
Účastníkům pošlete výběr možných termínů e -mailem - to však dává smysl, pouze pokud všichni účastníci používají aplikaci Outlook.
Účastníkům odešlete výběr možných schůzek ve formě souborů iCalendar, které lze otevřít pomocí aplikace Outlook a dalších kalendářových programů. To je také možné u starších verzí aplikace Outlook.
Ostatním účastníkům odešlete úryvek z vašeho kalendáře s příslušným obdobím. Mohou buď vidět, kde jsou ve vašem kalendáři ještě schůzky, nebo které schůzky navrhujete. Protože jsou data zapisována přímo do textu e-mailu a připojena jako soubor iCalender, jedná se o nejvíce „uživatelsky přívětivou“ variantu, ze které mají radost i uživatelé, kteří si vedou papírový kalendář. Tato možnost je však k dispozici pouze od aplikace Outlook 2007 a dále.
Alternativně je k dispozici webový nástroj pro vytváření schůzek „Doodle“-to také vyhovuje těm, kteří odmítají elektronické kalendáře.
Podle průzkumu ve Švýcarsku má přibližně polovina všech uživatelů internetu papírový kalendář - papírové kalendáře preferují zejména ženy. Do takového „analogového“ kalendáře samozřejmě nelze importovat výpisy kalendáře ze souborů aplikace Outlook nebo iCalendar. Zde může pomoci webová služba jako www.doodle.com. V něm vytvoříte tabulku s možnými daty a odešlete odkaz na tabulku všem adresátům. Otevřou odkaz a zaškrtnou všechna data, na která mají čas. Jakmile jedna z pozvaných osob zadá data, obdržíte oznámení jako pozývající strana. To vám umožní vyplnit průzkum, jakmile všichni odpoví.
Nyní existují také doplňky Doodle pro Outlook, Exchange a další nástroje kalendáře. Pomocí toho můžete synchronizovat své záznamy v Doodle s elektronickým kalendářem. Další modul plug-in prohlížeče umožňuje přístup k adresáři aplikace Outlook a usnadňuje odesílání pozvánek účastníkům.
Odeslat vybrané termíny
Nejjednodušší varianta za předpokladu, že všichni příjemci používají aplikaci Outlook: Do kalendáře zadáte navrhovaná data a odešlete je lidem, které chcete pozvat. Události jsou připojeny k e-mailu jako soubory schůzek aplikace Outlook a mohou být příjemcem přeneseny do kalendáře poklepáním. Pokud má odesílatel aplikaci Outlook 2007 nebo 2010, může do zprávy také vložit data schůzky ve formě textu (a / nebo ji připojit jako soubor aplikace Outlook).
- Nejprve zadejte navrhovaná data do kalendáře.
- Otevřete novou zprávu.
- Vyplňte odesílatele a předmět.
- V aplikaci Outlook až do verze 2003 klikněte na malou šipku napravo od ikony závorky (vložte soubor) a poté dále živel (v Vložit-Menu neexistuje žádný příkaz živel). V aplikaci Outlook 2007 a 2010 klikněte na kartu Vložit ve skupině Zavřít na Položka aplikace Outlook.
- Vyberte kalendář.
- V aplikaci Outlook až do verze 2003 je pod tlačítky pouze možnost vpravo Vložit jako: přílohu vybrat. (K čemu ta druhá možnost Pouze text což je většinou zašedlé, jsme nemohli zjistit.) To znamená, že schůzky jsou připojeny jako soubor kalendáře aplikace Outlook. Pokud používáte aplikaci Outlook 2007/2010, můžete pomocí této možnosti zadat data schůzky (předmět, datum, čas) Vložit jako: Pouze text zkopírujte do těla zprávy.
- klikněte na OKzavřete dialog a vrátíte se do okna zprávy.
- Pokud máte aplikaci Outlook 2007/2010, můžete připojit schůzky jako soubory a nechat data zapsat do e-mailu jako text. Chcete -li to provést, opakujte kroky 4 až 7 a jednou vytočte Vložit jako prostý text a jednou Vložit jako: přílohu konec.
- Dokončete a odešlete zprávu.
Odesílejte výpisy z kalendáře pomocí aplikace Outlook 2007/2010
U aplikací Outlook 2007 a 2010 lze e-mailem odesílat nejen jednotlivé schůzky, ale také výpisy z kalendáře, tj. Všechny schůzky z vybraného období. Můžete přesně určit, které podrobnosti se mají přenášet:
- Otevřete novou zprávu.
- Vyplňte odesílatele a předmět.
- Vyberte na kartě Možnosti the HTML formát - Výpisy z kalendáře lze odesílat pouze pomocí pošty HTML.
- Klikněte do textového pole.
- Otevřete registr Vložit a klikněte sem pod Zavřít na kalendář.
- Vyberte požadovaný kalendář.
- Zadejte do pole Časové období období, které je třeba vzít v úvahu. Pokud máte možnost zde Zadejte datum můžete si libovolně zvolit čas začátku a konce.
- v oboru detail uveďte, zda všechny podrobnosti o schůzkách, pouze dostupnost a předmět nebo jen stav (Zdarma, rezervováno, chybí resp. S rezervací) by se mělo ukázat.
- V níže uvedeném poli můžete určit, zda se mají komunikovat pouze schůzky v rámci pracovní doby definované v aplikaci Outlook.
- Poté klikněte na Fade in.
- Zde máte možnost zobrazit podrobnosti o schůzkách označených jako „soukromé“ a odeslat přílohy schůzek.
- Nakonec určete, zda se mají schůzky zobrazovat ve formě denních plánů nebo jednoduše jako seznam. Zobrazení seznamu je přehlednější.
- Zavřete dialog pomocí OK.
- Aplikace Outlook nyní vkládá data do textu zprávy ve formě souboru iCalendar (přípona „.ICS“), který mohou číst i jiné kalendářové programy. Dokončete a odešlete zprávu.
Koordinace schůzek
Jak vyhodnotíte reakce pozvaných, abyste zjistili, kdy jsou všichni volní, závisí na vašich preferencích a počtu pozvaných - a samozřejmě také na formě, ve které se odpovědi vracejí:
- Pokud většina odpovědí obsahuje soubory aplikace Outlook nebo iCalendar, doporučujeme je zadat do druhého kalendáře aplikace Outlook, např. B. Zavolá se „Plánování“, které se za tímto účelem otevře vedle aktuálního kalendáře.
- Pokud existuje více než pět pozvaných a několik navrhovaných termínů, stane se řešení aplikace Outlook matoucím. Pak je nejlepší vytvořit excelovou tabulku: účastník se jmenuje vodorovně, navrhovaná data svisle (nebo naopak, pokud je více schůzek než účastníků). V buňkách označte, která osoba se může zúčastnit které schůzky.
Odeslat potvrzené schůzky
Jakmile se rozhodnete pro schůzku, informujte ostatní účastníky. Doporučujeme zaslat schůzku účastníkům ve formě souboru iCalendar. Můžete jej přenést do kalendáře poklepáním na soubor ICS. Kromě toho napište do e-mailu údaje o schůzce pro ty lidi, kteří nemají elektronický kalendář.
Termín můžete samozřejmě poslat ve formě žádosti o schůzku. Ale jen uživatelé Outooku s tím mohou něco udělat. Někteří příjemci jsou navíc trochu zvláštní, pokud jim přijde e-mail s možnostmi „Přijmout“, „S rezervací“, „Odmítnout“ a „Navrhnout jiný čas“, přestože jste již souhlasili.
Mimochodem, to nefunguje pouze v novějších verzích aplikace Outlook, ale již v aplikaci Outlook 2000.
Soubor iCalendar můžete vytvořit následujícím způsobem:
- Otevřete záznam schůzky.
- Zavolejte příkaz Soubor → Uložit jako na.
- Vyberte jako typ souboru Formát iCalendar (* .ics).
- Ujistěte se, že máte možnost Uložit aktuální schůzku je vybrána (v aplikaci Outlook 2007/2010).
- Zadejte název souboru a vyberte umístění.
- Uložte soubor.
- Zahrňte soubor ICS jako přílohu e -mailu, který posíláte účastníkům.
