Znáte to: Píšete důležitý dokument a napadne vás něco, co byste chtěli zaznamenat jako úkol v Outlooku. Jakmile jste v Outlooku, rychle se podívejte na e -maily - a jste mimo pracovní postup. Wi
Jedno ze základních pravidel v time managementu zní: „Zapište si to.“ Nápady a úkoly byste si měli zapisovat okamžitě, jinak je zapomenete nebo budete muset část své koncentrace věnovat jejich zapamatování. Zapisovat si na list papíru nebo do druhého dokumentu aplikace Word je možné, ale poté musíte úkoly přenést do aplikace Outlook, což vyžaduje další úsilí.
Zkušenosti ukázaly, že skočit do aplikace Outlook rychle a zadat úkol není dobrý nápad. A pak existuje vysoké riziko, že se „rychle“ podíváte do doručené pošty. Často to nezůstane u „Rychle se podívám, jestli kolega Meier odpověděl“. Mnoho pracovníků v kanceláři otevírá více e-mailů, možná jim hned odpovídá, otevře odkazovaný web atd. Jak Microsoft zjistil během vyšetřování, takové přerušení může rychle přidat až 15 až 20 minut. A když se vrátí k dokumentu, na kterém dříve pracovali, často to trvá dalších 5 až 15 minut, než si mohou vlákno znovu vyzvednout. Čím komplexnější myšlenkový tok jste právě řešili, tím déle bude trvat, než budete moci pokračovat v produktivní práci.
Je to jednodušší: Do aplikací Word, Excel a dalších aplikací Office můžete přidat tlačítko, pomocí kterého můžete rychle vytvořit úkol v aplikaci Outlook z příslušného programu, aniž byste museli přepínat do okna aplikace Outlook. Jinými slovy: zůstanete ve známém prostředí a snížíte riziko rozptylování.
V aplikaci Word a Excel až do verze 2003 přidejte tlačítko Vytvořte úkol aplikace Microsoft Office Outlook na jednom z panelů nástrojů (v PowerPointu a Publisheru pouze z Office 2007). V Office 2007 integrujete odpovídající tlačítko do lišty rychlého přístupu. V Office 2010 je také možné vytvořit vlastní kartu nebo skupinu na kartě a vložit tam tlačítko. Onenote je standardně dodáván s tlačítkem pro úkoly aplikace Outlook.
Tlačítko Vložit ve Wordu / Excelu až do roku 2003
Přidejte na panel nástrojů aplikace Word a Excel ikonu, pomocí které můžete v příslušném programu v aplikaci Outlook vytvořit úkol.
Provedete to následovně:
- Zavolejte příkaz v aplikaci Word nebo Excel Nástroje → Přizpůsobit na.
- Otevřete registr Příkazy.
- Vyberte v okně Kategorie možnost Všechny objednávky konec.
- Pak se podívejte do okna Příkazy vstup Vytvořit úkol (ve Wordu) nebo Vytvořte úkol aplikace Microsoft Office Outlook (v Excelu).
- Přetáhněte tuto položku myší na některý z panelů nástrojů ve Wordu nebo Excelu a pusťte ji na místo, kde by se měla ikona objevit.
- Zavřete dialog.
Tlačítko Vložit v Office 2007
V aplikacích Word, Excel, Powerpoint a Publisher 2007 můžete ikonu nainstalovat pouze na panel rychlého přístupu. Chcete -li to provést, postupujte takto:
- Klikněte na tlačítko na panelu rychlého přístupu aplikace Word (nebo požadovaného programu) Přizpůsobte panel rychlého přístupu a zavolej Více příkazů na.
- Pod Vyberte příkazy Vybrat Příkazy nejsou na pásu karet (Office 2007) nebo Příkazy nejsou na pásu karet (Office 2010).
- Přejděte dolů v abecedním seznamu příkazů a najděte položku Vytvořte úkol aplikace Microsoft Office Outlook.
- Vyberte tuto položku a klikněte na Přidat dopřidat ikonu na panel nástrojů rychlého přístupu.
- Pomocí tlačítek se šipkami přesuňte položku na požadované místo.
- Pokud nechcete na panelu nástrojů rychlého přístupu provádět žádné další změny, zavřete dialogové okno.
- Opakujte kroky 1 až 6 pro ostatní aplikace sady Office, ze kterých chcete vytvářet úkoly aplikace Outlook.
Tlačítko Vložit v Office 2010
Nejjednodušší je přidat tlačítko na panel rychlého přístupu jako v Office 2007. Alternativně je také možné v aktuální verzi Office integrovat tlačítko do pásu nabídek. Nejprve však musíte vytvořit vlastní kartu nebo skupinu v rámci existující karty.
Vytvořit úkol
Jakmile kliknete na ikonu ve Wordu nebo Excelu Vytvořte úkol aplikace Microsoft Office Outlook v Outlooku se otevře nové okno úkolu - i když Outlook aktuálně neběží. Aplikace Outlook uvádí jako předmět název dokumentu, který je aktuálně upravován v aplikaci Word nebo Excel; dokument je také propojen s úkolem. Pokud úkol nemá nic společného s dokumentem, na kterém právě pracujete, jednoduše odstraňte ikonu dokumentu z okna úkolu a zadejte jiný předmět.
Pokud aktuálně otevřený dokument ve Wordu ještě nemá název, zobrazí se zpráva, že před vytvořením úkolu z něj musíte dokument nejprve uložit. Tuto zprávu potvrďte pomocí OK, uložte dokument (nebo přepněte na dříve uložený dokument) a poté znovu klikněte na ikonu Vytvořte úkol aplikace Microsoft Office Outlook.
Excel naopak nevyzve k uložení, pokud kliknete na ikonu z prázdné tabulky. To platí také v případě, že jste do aktuální tabulky ještě neuložili změny. Ani to není problém, protože data z tabulky se neukládají společně s úkolem, ale pouze odkazem na tabulku.
