Digitální adresáře obsahují soubor více či méně konzistentních kontaktních údajů. Někdy chybí pozdrav nebo název společnosti, často existuje několik hláskování, například pro telefonní čísla.
Pokud exportujete svůj adresář do aplikace Excel, můžete rychle zjistit, kde mají datové záznamy mezery nebo dokonce chyby. To lze v aplikaci Excel opravit pohodlněji: Zde je snazší kopírovat pole a existuje také funkce vyhledávání a nahrazování.
Exportovat kontaktní údaje
Adresář můžete exportovat do aplikace Excel následujícím způsobem:
- Otevřete modul kontakty.
- V aplikaci Outlook až do verze 2007 zavoláte příkaz Soubor → Import / Export na. V aplikaci Outlook 2010 voláte Soubor → Otevřít → Importovat na.
- Vybrat Export do souboru a klikněte Dále.
- Vyberte typ souboru Microsoft Excel 97-2003 a klikněte na Dále.
- Vybrat kontakty a klikněte Dále.
- Zadejte, kde a pod jakým názvem má být soubor aplikace Excel uložen, a klikněte na Dále.
- klikněte na Pole mapy. Zkontrolujte, zda jsou pole z aplikace Outlook správně namapována na pole v tabulce aplikace Excel. Úkoly se obvykle shodují. Pokud ne, jednoduše přetáhněte jedno z polí z levého okna do odpovídajícího pole v pravém okně. Až budete hotovi, zavřete dialog pomocí OK.
- klikněte na Kompletníaby byl vygenerován soubor aplikace Excel.
Úpravy dat pomocí Excelu
Otevřete soubor kontaktních informací v Excelu. V tabulce lze rychle identifikovat typické nesrovnalosti, chyby přiřazení a různá hláskování. Často chybí pozdravy, někdy jsou části názvu přiřazeny nesprávně:
Zde můžete sloupec jednoduše zkopírovat a vložit oslovení vyplňte správné pozdravy a opravte nesprávná přiřazení pomocí přetažení.
S příkazem Hledej a vyměň opravit různá hláskování telefonních a faxových čísel. Chcete -li to provést, označte odpovídající sloupce před voláním příkazu, abyste omezili vyhledávání na ně. Tímto způsobem také můžete před telefonní číslo vložit kód země (+49 pro Německo) a odstranit první nulu z předčíslí.
Aby se předešlo změně telefonních čísel a PSČ náhodným formátováním buněk (např. Přiřazením formátu data), předcházela těmto polím při exportu z Outlooku apostrof. Excel tato čísla interpretuje jako text a ne jako číselné hodnoty. Při hledání v aplikaci Excel nesmíte zadat předchozí apostrof, jinak aplikace Excel vyhledávací dotazy nenajde.
Jakmile dokončíte úpravy, uložte soubor aplikace Excel ve formátu Sešit aplikace Excel 97-2003 a zavři to.
Importujte kontakty znovu
Změněný soubor aplikace Excel můžete exportovat zpět do aplikace Excel následujícím způsobem:
- Zavolejte příkaz v aplikaci Outlook až do verze 2007 Soubor → Import / Export nebo v aplikaci Outlook 2010 Soubor → Otevřít → Importovat na.
- Vybrat Import z jiných programů nebo souborů a klikněte na Další.
- Vyberte typ souboru Microsoft Excel 97-2003 a klikněte na Dále.
- Vyberte soubor aplikace Excel. Pod Možnosti Vybrat Duplikáty kvůli importovaným prvkům vyměnit. Poté klikněte na Dále.
- Vyberte jako cílovou složku kontakty a potom klikněte na Dále.
- klikněte na Kompletníaby byla data importována.
