Outlook: Uložit e -mail jako soubor PDF: PDFCreator

Tak se to dělá!

Chcete uložit důležité e -maily do archivních složek na konkrétní místo na pevném disku? Například e-maily s fakturami, citlivými zákaznickými údaji nebo obsahem, které z právního hlediska musí být dlouhodobě uchovávány. Známý a populární formát PDF je pro tento účel vhodný jako spolehlivý a trvanlivý formát archivu. Zabírá málo místa na pevném disku, lze jej otevřít na různých koncových zařízeních a nabízí vysokou úroveň zabezpečení.

Ukládání souborů PDF v aplikaci Outlook: to jsou vhodné programy

Na rozdíl od aplikací Microsoft Word nebo Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook nenabízí integrovanou možnost ukládání nebo převádění souborů PDF. Jednou z možností je placený program „Adobe Acrobat“, který je schopen vytvářet soubory PDF z aplikace Outlook. Pokud máte zájem o bezplatné řešení s podobnou funkcí, měli byste jako alternativu použít PDFCreator.

Tento nástroj je k dispozici v německé verzi a je neustále vyvíjen. Nainstaluje ovladač virtuální tiskárny a vytvoří soubory PDF pomocí příkazu „Tisk“. S PDFCreatorem můžete vytvářet dokumenty jako soubory PDF z libovolného programu Windows. Pokud pravidelně pracujete s odkazy v dokumentech, není PDF Creator první volbou. Software totiž neakceptuje hypertextové odkazy a ve vytvořeném souboru PDF na ně nelze kliknout. V takovém případě mohou uživatelé systému Windows 10 použít bezplatný dodaný nástroj „Microsoft Print to PDF“. Ve všech ostatních případech je PDFCreator jako bezplatný nástroj PDF tou správnou volbou díky své rychlosti a snadnému použití.

Nainstalujte si PDF Creator

1. Prvním krokem je nainstalovat PDFCreator během několika sekund otevřením adresy https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions ve webovém prohlížeči. Poté si stáhněte nejnovější verzi PDFCreator. Máte na výběr mezi bezplatnou verzí pro jednoho uživatele nebo placenou verzí pro více uživatelů a serverem.

   

2. Po načtení instalačního souboru jej spusťte dvojitým kliknutím.

   

3. Průvodce nastavením vás provede nastavením a poskytne vám důležité informace o správné instalaci. Mimo jiné můžete nastavit jazyk programu a zobrazit informace o licenční smlouvě nebo nastavení ochrany dat.

   

4. Software bude do vašeho počítače nainstalován během několika sekund. Po instalaci můžete získat přístup k online příručce nebo vyhledat ve znalostní databázi témata nápovědy. Pokud máte při používání nástroje PDF Creator nějaké dotazy, je k dispozici také podpora vícejazyčné komunity. PDFCreator je připraven k použití a dokáže převádět e -mailové zprávy do souborů PDF pomocí několika kliknutí v aplikaci Microsoft Outlook.

   

Uložit e -maily jako PDF - tak to funguje

E -mail je možné uložit ve formátu PDF pomocí několika kliknutí a nastavení. Pomocí následujících 6 kroků můžete vytvořit profesionální soubory PDF s konkrétními názvy dokumentů a informacemi o autorovi a klíčových slovech, což usnadní pozdější vyhledávání:

1. Otevřete libovolnou e -mailovou zprávu, kterou chcete uložit jako PDF.

2. Na kartě Soubor přejděte do nabídky → Tisk.

3. Jako tiskárnu vyberte PDFCreator.

   

4. V případě vícestránkového e-mailu můžete určit, které stránky mají být uloženy. Chcete -li to provést, klikněte na Možnosti tisku a zadejte čísla stránek. Uložení pouze označené oblasti nebo částí označeného textu není v aplikaci PDFCreator možné.

   

5. V dalším kroku klikněte na tlačítko „Tisk“. Otevře se nové okno, ve kterém můžete zadat specifikace dokumentu, který chcete uložit.

   

6. V horní části okna výběru můžete určit formát, ve kterém má být dokument uložen. Kromě standardního souboru PDF si můžete vybrat mezi:

   • různé úrovně komprese,
   • úložiště jako grafický soubor nebo
   • archivace jako chráněný soubor PDF.
   

7. Ve střední oblasti okna výběru je třeba zadat cestu a název souboru, pod který má být soubor PDF uložen.

8. Ve spodní části je důležité zadat smysluplný název dokumentu. Tento postup vám usnadní pozdější nalezení dokumentu. Současně pomáhá příjemcům přiřadit soubor. Mimo jiné můžete použít původní předmět e -mailu nebo použít individuální název. Můžete také zadat téma nebo klíčová slova. Tyto informace lze zobrazit v Průzkumníkovi Windows nebo je použít jako hledaná slova.

   Existuje také možnost sloučení vytvořeného souboru PDF přímo s jiným souborem. Pokud to chcete, aktivujte tlačítko Sloučit. Soubor PDF můžete také připojit přímo k e -mailu nebo jej přeposlat nebo nahrát prostřednictvím Dropboxu nebo FTP.

   

9. Pokud chcete soubor ve výchozím nastavení uložit, klikněte na zelené zaškrtávací políčko „Uložit“. Jako název souboru je použit název dokumentu. Název můžete naposledy změnit před zahájením procesu ukládání.

   „PDF Architect“ poté vytvoří váš soubor PDF na pozadí. Pokud máte uživatelský účet u výrobce PDFForge, můžete se přihlásit a soubor také uložit do tohoto účtu. Případně si můžete vytvořit nový uživatelský účet. Navržený soubor PDF se zobrazí v „PDF Architect“.

Spropitné: Ve výchozím nastavení se jako zobrazovací program pro soubory PDF vytvořené pomocí programu PDFCreater používá software PDFForge „PDF Architect“. Pokud chcete pokračovat ve čtení souborů PDF pomocí bezplatného programu „Adobe Acrobat Reader“ nebo jiného nástroje, můžete to uložit v nastavení aplikace PDFCreator. Výběr pro standardní aplikace můžete také změnit v nastavení systému Windows.

Soubory PDF tyto výhody v zásadě nabízejí

E -mail z aplikace Outlook lze snadno uložit jako soubor PDF. Soubory PDF kromě toho, že je lze ukládat, nabízejí mnoho výhod oproti jiným formátům, jako je formát úložiště MSG Outlook. Zatímco soubory MSG lze číst pouze pomocí aplikace Outlook a několika e-mailových a konverzních programů, formát PDF se používá po celém světě.

Bezplatné programy pro čtení PDF, jako je Adobe Acrobat Reader, zaručují, že příjemci souboru PDF jej dokážou přečíst téměř na jakémkoli zařízení. Soubory PDF jsou také komprimovány, protože jsou uloženy a jsou ve většině případů menší než zdrojový dokument. Kromě toho zůstane zachováno formátování, obrázky, vložená písma a celkový vzhled.

Zabezpečení dokumentů je zásadní, zejména při jejich odesílání přes internet. Nastavením možností lze soubory s citlivým obsahem chránit před neoprávněným odcizením dat. Totéž se stane přiřazením hesla. V takovém případě neoprávněné osoby nebudou moci soubor otevřít a přečíst si jeho obsah.

Díky přidané hodnotě souborů PDF a možnosti používat klíčová slova a smysluplný název usnadňují vyhledávání souborů PDF jsou soubory PDF ideální pro archivaci e -mailů v aplikaci Outlook.

Shrnutí: Zálohujte e -maily v aplikaci Outlook pomocí aplikace PDF Creator - rychle a snadno

Pokud chcete dlouhodobě bezpečně archivovat e-mailové zprávy, je k tomu vhodný zejména formát PDF. Protože aplikace Microsoft Outlook nenabízí integrovanou konverzi do formátu PDF, je nutné použít externí software. Cílově orientovaný a uživatelsky přívětivý program, který byl použit milionkrát, je PDFCreator. Jakmile je nainstalován jako ovladač virtuální tiskárny, lze jej použít k převodu dokumentů do souborů PDF z jakékoli aplikace Windows.

V aplikaci Outlook vyberete funkci tisku, zadáte název dokumentu, klíčová slova a cestu k úložišti a můžete archivovat svůj e-mail pomocí několika kliknutí. PDFCreator funguje stejně spolehlivě jako placené programy, a proto je doporučován jako virtuální ovladač tiskárny PDF pro Windows a Microsoft Outlook.