Takhle to funguje!
Prezentace aplikace PowerPoint jsou vytvářeny pro různé účely. V profesionálním prostředí by měly být přenášeny důležité informace a v některých případech citlivý obsah. Informace o produktech a detaily projektů mohou být předávány v prezentacích, které stojí za to chránit. Tyto soubory nelze kopírovat a sdílet s ostatními. To je zvláště důležité v mezinárodním prostředí, aby se zabránilo průmyslové špionáži.
Například by bylo fatální, kdyby byly z prezentace neoprávněných osob získány a podrobně reprodukovány konkrétní technické výkresy, které představují tajemství společnosti hodné ochrany. V soukromé sféře existují také situace, ve kterých je důležité chránit obsah, například osobní informace nebo obrázky v prezentacích PowerPoint.
Jak efektivně chránit prezentaci v PowerPointu - 4 možnosti ochrany
PowerPoint má účinné integrované nástroje, které poskytují prezentaci s ochranou proti zápisu a chrání soubor před neoprávněnými změnami. Důležitá a v mnoha případech klíčová je také možnost chránit prezentaci heslem. Tímto způsobem mohou informace v prezentaci číst pouze oprávněné osoby, například obchodní partneři nebo autorizovaní zákazníci. Aktivaci hesla a ochrany proti zápisu a dalších možností v PowerPointu můžete provést v následujících krocích:
-
V prvním kroku přejděte na „Soubor> Informace“.
-
V informační oblasti PowerPointu najdete různá tlačítka. Chcete -li prezentaci chránit, zaškrtněte políčko „Chránit prezentaci“. Toto se zobrazí jako první tlačítko.
-
Po kliknutí na tlačítko „Chránit prezentaci“ se vám zobrazí čtyři možnosti:
|
Možnost 1: Vždy otevřeno jen pro čtení |
Obecná ochrana prezentace proti zápisu zaručuje, že informace a snímky lze pouze prohlížet, ale nikoli měnit. Zkopírování důležitých pasáží je obtížnější, přestože jsou fotografie nebo papírové kopie z obrazovky možné i přes tuto možnost. Ochrana proti zápisu je obzvláště důležitá, pokud chcete zabránit neoprávněným osobám ve změně obsahu prezentace. Po kliknutí na tlačítko je ochrana proti zápisu prezentace zvýrazněna žlutě. |
|
Možnost 2: Šifrovat pomocí hesla |
Přiřazení hesla je nejlepší způsob, jak chránit prezentaci před neoprávněným přístupem. K prezentaci a jejímu obsahu mají přístup pouze lidé, kteří znají heslo. Po kliknutí na tlačítko budete vyzváni k zadání hesla. |
|
Možnost 2: |
Zároveň jste informováni, že k prezentaci se lze dostat pouze po zadání hesla. Pro tvůrce to také znamená nezapomenout heslo. Z tohoto důvodu je vhodné uchovat seznam hesel a názvy souvisejících souborů na bezpečném místě. To zaručuje přístup k souborům šifrovaným heslem za všech okolností. |
Spropitné:
Důležité a důvěrné prezentace můžete také chránit pomocí hesla, které lze změnit, a tímto způsobem zpřístupnit prezentaci konkrétní skupině lidí.
|
Možnost 3: Přidejte digitální podpis |
Proces digitálního šifrování se nazývá digitální podpis. Díky tomu je možné, aby odesílatel i přijímač dešifrovali přenosy pomocí digitální hodnoty. Pokud chcete neuloženou prezentaci v aplikaci Microsoft PowerPoint chránit digitálním podpisem, je prvním krokem uložení prezentace ve formátu, který podporuje digitální podpisy. Typ souboru pptx je vhodný pro zálohování pomocí digitálního podpisu. |
|
Možnost 3: Přidejte digitální podpis |
Pokračování potvrďte kliknutím na tlačítko „Ano“. Pokud jste si prezentaci uložili předem, tento krok není nutný. V dalším kroku se otevře okno, ve kterém můžete vytvořit podpis. |
|
Možnost 3: Přidejte digitální podpis |
V položce v poli Typ schválení můžete mimo jiné určit, zda jste dokument osobně vytvořili nebo schválili. Můžete také určit účel a změnit výchozí podpisový kód. Proces je ukončen kliknutím na příkaz „Podepsat“. Obdržíte informaci, že podpis byl úspěšně vytvořen. |
|
Možnost 3: Přidejte digitální podpis |
Podepsané dokumenty a prezentace na obrazovce jsou zvláště důležité v podnikatelském prostředí a poskytují obchodním partnerům bezpečnost, pokud jde o relevanci informací. |
|
Možnost 4: Označit jako konečné |
Pokud svou prezentaci označíte jako konečnou, další zpracování není žádoucí. Označení znamená, že prezentace by již neměla být měněna. |
|
Možnost 4: Označit jako konečné |
Pokud je soubor označen jako dokončený v Microsoft Office, například v PowerPointu a také ve Wordu nebo Excelu, deaktivuje se nebo vypne funkce zadávání, všechny příkazy pro úpravy a označení revizí. Soubor již nelze upravovat a je chráněn proti zápisu. Stav dokumentu je nastaven na „Konečný“. |
Dalším způsobem, jak identifikovat a chránit prezentaci v PowerPointu jako majetek společnosti, je začlenit vodoznak. S vodoznakem, který nelze odstranit, můžete do prezentací zahrnout logo své společnosti a zároveň zabránit tomu, aby se určité snímky s důvěrnými informacemi neduplikovaly a nezjišťovaly.
Kromě účinné ochrany prezentací je vhodné při navrhování prezentací obecně aktivovat funkci Auto Restore, abyste mohli v případě havárie systému snadno obnovit předchozí pracovní výsledky.
Závěr: To je důležité pro efektivní ochranu prezentací
Stručně řečeno, možnosti zabezpečení, jako je integrovaná ochrana proti zápisu v PowerPointu a možnost nastavit ochranu heslem, jsou nejlepšími možnostmi efektivní ochrany prezentace s citlivým obsahem. Účinné může být také konečné označení, protože kromě označení je nastavena ochrana proti zápisu. Digitální podpis je zvláště účinný v podnikatelském prostředí a kromě digitálního podpisu jako ochrany slouží také jako opatření pro budování důvěry. Je důležité účinně chránit důležité prezentace a jejich obsah. K tomu lze podle potřeby použít různé možnosti aplikace PowerPoint.