Ukládejte a sdílejte soubory aplikace Excel: rychle a snadno

Důležité informace, které mohou pomoci

Pokud na projektu nebo úkolu pracuje několik kolegů, je často nutné spolupracovat na excelovém sešitu nebo tabulce z programu Excel. Před jeho vydáním se však ujistěte, že jste vybrali správný formát a soubor aplikace Excel správně uložili. Kromě toho by uživatelé měli věnovat pozornost velikosti souboru a pokud je to možné, rozdělit jej. Někdy však zveřejnění údajů stačí k tomu, aby k nim byl přístup.

Uložit soubor aplikace Excel: Funguje to takto

Pomocí kombinace kláves pro Excel „Ctrl + S“ nebo pomocí „Soubor> Uložit“ nebo „Uložit jako“ je možné aktuální soubor aplikace Excel uložit pod individuálním názvem souboru. Kromě standardních typů souborů .xls a .xlsx nabízí Excel ukládání ve formátu OpenDocument nebo PDF.

Vaše sešity aplikace Excel lze uložit na požadované místo úložiště zadáním standardního umístění úložiště předem. Umístění úložiště lze také změnit v několika krocích. Někdy je užitečné, když je složka nebo cesta k uložení dokumentu zobrazena v buňce v sešitu. To umožňuje tato funkce tabulky.

Uložte soubor aplikace Excel se záložní kopií

Před provedením změn v dokumentu je vhodné vytvořit záložní kopie důležitých souborů aplikace Excel. Záložní kopii lze vytvořit pomocí některých funkcí aplikace Excel nebo pomocí makra. Sešit aplikace Excel můžete také nakonfigurovat tak, aby se při každé změně uložila záložní kopie předchozí verze sešitu.
Data a cenný pracovní čas mohou být ztraceny v důsledku výpadku napájení nebo neúmyslného zavření neuloženého souboru aplikace Excel. Proto je vhodné aktivovat funkci Excelu „AutoRecover“, aby bylo možné zahájit automatické ukládání dat.

Instruktážní video: Microsoft Excel: Uložte soubor a sdílejte jej s ostatními uživateli

Sdílejte soubor aplikace Excel: možnosti

Pokud byste chtěli sdílet data sešitu aplikace Excel nebo dokumentu s jinými uživateli, máte kromě integrovaných funkcí vydání k dispozici další možnosti:

• Diagram z uložených dat lze zveřejnit například na intranetu společnosti nebo na webové stránce. Chcete -li to provést, musíte použít některé funkce k exportu dat ze seznamu aplikace Excel jako grafiku. Excel také nabízí možnost zkopírovat požadovanou podoblast z tabulky aplikace Excel jako grafiku, aby bylo možné ji vložit a zobrazit v prezentaci nebo v jiné aplikaci.
• Seznamy Excelu nebo jednotlivé tabulky lze snadno a rychle odeslat kolegům do práce e -mailem. Integrace vhodného tlačítka na panelu nástrojů aplikace Excel usnadňuje odesílání i používání tohoto užitečného makra.
• Sešit aplikace Excel lze také sdílet v síti a upravovat jej tak několik uživatelů. Předtím lze sešit zkopírovat pomocí makra a uložit pod jiným názvem souboru.
• Nakonec můžete soubor aplikace Excel sdílet uložením sešitu do online cloudu, jako je OneDrive. To umožňuje ostatním uživatelům upravit soubor.

Sdílení souboru aplikace Excel je bezpečnější

Kromě dat aplikace Excel chrání některé funkce také poskytnuté informace:

• Digitální podpisy lze pohodlně integrovat do souboru nebo složky aplikace Excel, aby byla zajištěna integrita a autentičnost dat. Digitální podpis ostatním naznačuje, že obsah sešitu nebo dokumentu byl ověřen a podepsán.
• Než bude tabulka nebo sešit Excel předána v jakékoli formě spoluhráčům nebo komukoli jinému, měla by být vyčištěna od osobních údajů a informací.
• Ochrana vzorců v tabulce nebo složce aplikace Excel zabraňuje nežádoucím změnám, když na dokumentu pracuje několik lidí.
• Před předáním sešitu může být užitečné zkopírovat jednotlivé listy do nového sešitu aplikace Excel a nahradit vzorce hodnotami.

Správný formát pro sdílení souboru aplikace Excel

Firmy a firmy často používají novější i starší verze Excelu. Někdy může být nutné změnit typ souboru aplikace Excel:

• Pomocí nabídky Excel lze soubor relativně snadno uložit jako PDF.
• Soubor nebo tabulku aplikace Excel lze uložit ve formátu CSV v několika krocích.
• Aby byl soubor aplikace Excel kompatibilní se staršími verzemi, lze jej uložit ve formátu souboru XLS.
• Celý obsah složky lze převést do formátu souboru XLSX pomocí nástroje Microsoft.
• Ruční kontrolu kompatibility lze provést, aby starší soubory programu mohly číst uložené soubory aplikace Excel.

Zmenšete velikost sešitu aplikace Excel

Sdílet tabulku aplikace Excel s několika tisíci řádky není tak snadné. Před rozdělením velkého souboru aplikace Excel je třeba např. B. rozdělit pomocí makra. Tyto tipy však můžete použít také k výraznému zmenšení velikosti souboru. U starších i novějších verzí aplikace Excel můžete zkomprimovat obrázek nebo veškerou grafiku ve složce a volit mezi různými rozlišeními.

Závěr: Uložte soubor aplikace Excel a sdílejte jej s ostatními uživateli

Když ostatní lidé potřebují data v sešitu aplikace Excel, uživatelé mají několik možností. Nejprve by uživatelé měli uložit soubor aplikace Excel. K tomu jsou k dispozici různé typy souborů. Aby bylo možné sdílet soubor aplikace Excel, je třeba předem zadat jedinečný název souboru. Kromě toho lze před případnými změnami vytvořit záložní kopii, například pomocí maker. Program Excel také umožňuje zmenšit velikost souborů aplikace Excel nebo rozdělit sešit, změnit formát souboru nebo vložit digitální podpis, než uživatelé budou sdílet soubor aplikace Excel s jinými lidmi.

Další zajímavé články o Excelu

• Pokud na tabulce aplikace Excel pracuje několik lidí, je užitečné rozpoznat změny v obsahu nebo vzorcích.
• Kompletní excelový list sešitu lze rychle přesunout nebo zkopírovat do jiného excelového sešitu.
• Prázdné řádky lze trvale odstranit pomocí funkce automatického filtrování.
• Odstraněním nadbytečného obsahu se zmenší velikost souboru aplikace Excel.
• Vzorce Excelu v sešitu lze převést na čísla najednou.
• Pro soubory aplikace Excel lze uložit náhledovou grafiku.
• Pomocí této funkce protokolu můžete vždy vidět čas a osobu, která změnila obsah buňky.

FAQ

Jak mohu sdílet excelovou tabulku?

Otevřete sešit a potom klikněte na kartu Kontrola. Přejděte přes „Změny“ na možnost vydání „Uživatelé mohou upravovat oblasti“. Před definováním sdílené tabulky vyberte v nabídce Oprávnění uživatele možnost „Nový“.

Kde najdu automatické zálohy Excelu?

Aktivací funkce AutoRecover Excel uloží aktuálně otevřený pracovní prostor každých deset minut ve standardním nastavení. Záložní kopie by měla být ve stejné složce jako původní soubor.

Jak mohu deaktivovat ochranu proti zápisu v sešitu?

Otevřete sešit. V nabídce souboru klikněte na „Informace“ a poté deaktivujte pole „Zamčeno“ v obecné oblasti.