Co můžete dělat s aplikací Excel?

Co můžete dělat s aplikací Excel

Co můžete s Excelem dělat kromě tabulek, si mnoho uživatelů neuvědomuje: Často využívají jen zlomek možností, které program ve skutečnosti nabízí. Často je to zcela dostačující, ostatně úkoly v běžném pracovním životě jsou velmi přesně definovány. Protože však s Excelem můžete dělat více než výpočty, stojí za to udělat si přehled o dalších funkcích programu.

Co je to Excel a k čemu program slouží?

Excel je především tabulkový procesor, ve kterém lze vytvářet tabulky a používat buňky a odkazy na buňky Excelu. Dokáže však mnohem více. Podnikatelé a soukromé osoby jej používají ke shromažďování, organizování a analýze informací. Mohou také provádět výpočty a předpovědi s existujícími daty. V Excelu můžete také definovat a sledovat cíle nebo sledovat finance a časová období. Excel je tedy vhodný pro organizaci každodenního života v profesionálním i soukromém kontextu.

Jaké jsou základní možnosti v Excelu?

Tabulkový procesor

Protože Excel byl vyvinut společností Microsoft pro tabulky, používá se hlavně pro zadávání a zpracování textu nebo číselných hodnot. Můžete například v tabulce aplikace Excel

• Zadejte hodnoty do buněk
• Přiřaďte si navzájem hodnoty
• Udělejte reference
• Použijte vzorce a funkce

Kromě číselných hodnot můžete použít také alfanumerické hodnoty, které umožňují širokou škálu aplikací. Makra lze vytvářet, pokud uživatelé potřebují a používají určité příkazy pro čekající úkoly častěji. K tomu je u příkazu nastavena klávesová zkratka, aby k němu byl rychlý přístup.

Analýza dat

Data, která uživatelé Excelu zadávají do jednotlivých buněk Excelu, lze analyzovat pomocí funkcí a vzorců. Můžete například zobrazit, jak často se určitá hodnota zobrazuje, jak vysoké hodnoty jsou ve vztahu k určitým dalším hodnotám a jak se mění za stanovených podmínek. Excel kromě výpočtů umožňuje také podrobnou analýzu textových nebo číselných hodnot.

Grafy a grafy

Pokud jsou v tabulce s mnoha sloupci a řádky data a hodnoty, je užitečné, že je lze prezentovat přehledně a atraktivně pomocí diagramů, obrázků nebo tabulek. Tímto způsobem je jasný výsledek, který vyplývá z analýzy, přímo viditelný. Microsoft Excel nabízí mnoho různých možností grafické implementace:

• Výsečové grafy
• Sloupcové grafy
• Čárové grafy
• Scatterplots
• Plošné grafy
• Sloupcové grafy

Můžete pracovat s různými návrhy, zobrazovat své hodnoty ve 2D a 3D a zkoušet různé barevné kombinace. Tímto způsobem můžete vytvářet přehledné prezentace, pro které nepotřebujete ani PowerPoint - ačkoli grafy z Excelu můžete samozřejmě vkládat i do jiných programů Microsoft Office.

Co můžete (stále) dělat s Excelem?

Usnadněte si vedení účetnictví

Mnoho německých společností nepoužívá výjimečný program, který se specializuje na vedení účetnictví. Excel nabízí všechny funkce, které pro ně potřebujete. Zaměstnanci jsou navíc s programem často již obeznámeni.

Ať už je upřednostňováno jednoduché nebo dvojité účetnictví, nebo jsou vyžadovány speciální šablony: Excel nabízí lidem účetní a příjmové faktury pomocí vzorců nebo grafického znázornění, například ve formě excelové tabulky. Je také možné vytvořit výpočet přebytku příjmu.

Spravujte zásoby

Jakkoli je to užitečné v účetnictví, lze Excel použít také k organizaci a evidenci zásob. Uživatelé mohou v buňkách aplikace Excel uvádět zboží a čísla a pomocí podmíněného formátování zvýraznit speciální funkce majetku. To umožňuje uživatelům Excelu v každodenním životě provádět inventuru a vytvářet seznamy zásob způsobem šetřícím zdroje.

Nastavte si kalendář v Excelu

Excel může být také užitečný při vytváření kalendáře nebo agendy. Program Excel nabízí šablony kalendářů s různým rozložením, do kterých lze zadávat soukromé nebo profesionální schůzky. Dispozici lze přizpůsobit osobním potřebám. Uživatelé Excelu mohou například zobrazit všední dny od neděle do soboty nebo od pondělí do neděle, vytisknout kalendář na výšku nebo na šířku nebo vytvořit školní kalendář s 13 měsíci.

1. Otevřete Excel.

2. Na úvodní stránce přejděte na „Další šablony“.

   

3. Do vyhledávacího pole můžete vyhledat online šablony zadáním „kalendáře“.

   

4. Poté klikněte na požadované rozložení a kalendář se otevře v aplikaci Excel.

Vytvářejte plány a sledujte dílčí cíle v aplikaci Excel

Excel také nabízí uživatelům šablony pro plány, ve kterých lze zaznamenávat různé fáze plánování projektu nebo vytvářet cíle a úkoly pro osobní záležitosti. Tato možnost lidem usnadňuje sledování definovaných časových období, dokončených úkolů a pokroku.

Častí uživatelé aplikace Excel mohou například vytvořit plán projektu například ručně. Funkce lze použít k výpočtu začátku, trvání a konce fází, procesů nebo milníků.

Časová evidence zaměstnanců

Zejména ve společnostech, které pracují s flexitime, je důležité zaznamenávat pracovní dobu zaměstnanců průběžně a přehledně. Na internetu najdete mnoho šablon Excelu, do kterých můžete zadat časy jednotlivých zaměstnanců - běžnou pracovní dobu i přesčasy nebo hodiny, které odpracoval o víkendu. Hodiny se podle potřeby sčítají měsíčně nebo týdně, abyste měli vždy dobrý přehled.

Seznamy úkolů v Excelu pro lepší přehled

Pokud si uživatelé Excelu chtějí udržovat přehled o svých úkolech, mohou jim vytvořit přehledný seznam úkolů. Úkoly zde mohou být uvedeny, barevně odlišeny a stanoveny jejich priority. Je dokonce možné vložit zaškrtávací políčko, abyste mohli zaškrtnout dokončené úkoly.

1. Abyste mohli přidat zaškrtávací políčko, potřebujete na pásu karet „Vývojář“. U Excelu 2010 a vyšších verzí přejděte na „Soubor“ a poté na „Možnosti“. V okně, které se otevře, přejděte na „Přizpůsobit pás karet“ a kliknutím na zaškrtávací políčko aktivujte „Nástroje pro vývojáře“. Nakonec potvrďte „OK“.

   

2. Na kartě Vývojář klikněte na Vložit. Poté najdete ikonu zaškrtávacího políčka v části „Ovládací prvky formuláře“. Když jste vybrali toto, můžete přidat pole do prázdné buňky aplikace Excel.

   

Vytvořte adresní štítky

Zejména ve společnostech je často nutné odesílat velké množství dopisů. K výrobě adresních štítků potřebujete Excel i Word - a samozřejmě listy prázdných štítků, na které chcete tisknout. A takto postupujete:

Otevřete soubor aplikace Excel a pojmenujte jednotlivé sloupce aplikace Excel: pozdrav, jméno, příjmení, číslo ulice a domu, PSČ, město.

Opatrně zadejte adresy a soubor uložte.

Otevřete Word a přejděte na „Štítky“ na kartě „Poštovní zásilky“.

V části „Možnosti“ vyberte výrobce štítků a typ štítku (tato informace je uvedena na obalu štítků).

Nyní klikněte na „Vybrat příjemce“ a v části „Vybrat existující seznam“ vyberte svůj vlastní seznam.

Vyberte data v části „Vložit pole hromadné korespondence“ a zkopírujte obsah do všech polí se štítky.

Pomocí „Náhled výsledků“ můžete zobrazit štítky.

Pokud jste spokojeni, vyberte „Dokončit a sloučit“ a zadejte příkaz „Vytisknout dokument“.

Další triky s Excelem

Vytvářejte kvízy v Excelu

Ať už pro třídu, nebo jako změnu mezi přáteli a rodinou: V aplikaci Excel můžete snadno vytvořit test s jednou volbou. Chcete -li to provést, postupujte takto:

Otevřete sešit - budete potřebovat pouze jeho první stránku.

Do sloupce A zadejte všechny otázky pod sebe. Vytvořte sloupec tak široký, abyste mohli snadno číst otázky v jednotlivých buňkách aplikace Excel.

Do sloupců B až D zadáváte tři možné odpovědi (nebo více, ale každá odpověď má svůj vlastní sloupec).

Pokud máte tři možnosti, ponechte sloupec E prázdný pro odpovědi účastníků.

V řádku G označíte polohu správné odpovědi, tj. 1, 2 nebo 3.

Klikněte pravým tlačítkem na sloupec G a vyberte „Skrýt“, aby nikdo neviděl správné odpovědi

Nyní zadejte vzorce pro výpočet odpovědi do dříve prázdného sloupce aplikace Excel F: = IF (IS EMPTY (E1); ““; IF (E1 = G1; „Correct“; „Incorrect“)). To znamená, že ve sloupci se nic nezobrazí, pokud do sloupce odpovědí E dosud nebyla zadána žádná odpověď. Pokud odpověď odpovídá odpovědi ve skrytém sloupci G, zobrazí se „správná“, pokud se odpověď neshoduje, zobrazí se „nepravdivá“.

Přetažením vzorce dolů jej použijete na všechny řádky.

Vytvořte průzkum aplikace Excel

Poměrně neznámou funkcí Excelu je vytvoření průzkumu pomocí Excelu. To lze upravit a aktivovat přímo online, pokud budete postupovat podle následujících kroků:

Přejděte na OneDrive a v případě potřeby se přihlaste.

Otevřete Excel, klikněte pod „Upravit“ na „Průzkum“ a vyberte „Vytvořit nový průzkum“.

Pojmenujte svůj průzkum a stručně jej popište.

Nyní můžete zadávat dotazy s názvem a popisem.

Vyberte si z uvedených možností odpovědí, co nejlépe vyhovuje. Máte možnosti text, odstavcový text, číslo, výběr, ano / ne a datum. Pokud zvolíte „Výběr“, musíte určit možnosti odpovědí, ze kterých si účastníci mohou vybrat. Zadejte všechny možné odpovědi do nového řádku aplikace Excel.

Jakmile zformulujete všechny otázky a zadáte je s možnými odpověďmi, můžete zobrazit náhled.

Pokud jste spokojeni, průzkum schválte. Excel pro vás vytvoří odkaz, který můžete odeslat e -mailem. Případně si můžete nechat vygenerovat QR kód, který můžete odeslat na chytré telefony.

Závěr: Excel je program se širokou škálou možných použití

Excel je ideálně vhodný pro analýzu dat, pro výpočty v matoucích tabulkách a pro vizuální reprezentaci čísel prostřednictvím diagramů. S Excelem ale můžete udělat mnohem více. Program umožňuje některé neznámé funkce organizovat a plánovat každodenní profesionální a soukromý život. Například možnosti vytváření plánů pomocí šablon, průzkumů nebo kvízu jsou zvláště vhodné pro uživatele aplikace Excel, kteří jsou s programem obeznámeni a chtějí s ním nadále pracovat.