Jak používat kalendář aplikace Outlook pro schůzky a úkoly

Přehled všech funkcí

Ať už jde o profesionální nebo soukromé schůzky - téměř každý je zaneprázdněn každodenní organizací sebe a svého osobního prostředí. Z tohoto důvodu je kalendář, například kalendář aplikace Outlook, středem zájmu každého profesionálního plánování schůzek. Po otevření aplikace Outlook dvojitým kliknutím na tlačítko myši najdete v dolní levé části programu několik ikon. Ikonu kalendáře v Outlooku najdete hned vedle ikony pro e-maily.

Kromě kalendáře má smysl zaznamenávat si důležité úkoly v Outlooku a pracovat s nimi. K tomu je vhodná oblast úkolů, která je uspořádána jako ikona vedle adresáře v aplikaci Outlook 365.

Uživatelé aplikace Outlook, kteří znají a ovládají možnosti funkcí „Kalendář a úkoly“, pracují a plánují efektivněji a cíleněji. Kromě kalendáře a úkolů uživatelé oceňují také funkci vyhledávání v Outlooku. Například Outlook nabízí možnost prohledávat schůzky a e-maily najednou. Tato možnost je obzvláště užitečná a praktická při používání Outlooku pro obchodní účely, protože efektivně podporuje efektivitu práce v kanceláři.

Organizujte schůzky profesionálně - bez námahy je to možné s aplikací Outlook

Kalendář v Outlooku je v podstatě samozřejmý a uživatelsky přívětivý. Nastavení nové schůzky je možné pouhými několika kliknutími. Kromě toho existuje mnoho triků a osvědčené pomoci, které vám pomohou efektivně a ekonomicky zadávat schůzky. Například je možné zkopírovat existující záznamy schůzek, aby bylo jednodušší zadávat nové schůzky. Cvičení je zaměřeno také na postup přetažení e-mailu s důležitou událostí na tlačítko „Kalendář“ nebo „Úkol“. Tímto způsobem můžete vygenerovat záznam schůzky nebo nový úkol a mít obsah e-mailu okamžitě po ruce jako připomínku. Převádění úkolů na schůzky pomocí myši je efektivní a šetří drahocenný čas.

V následujícím textu se dočtete, jak můžete úkoly organizovat: Třídit úkoly podle kategorií

Efektivní tip:

Jelikož jsou všechny programy Office propojeny do sítě, máte možnost kdykoli vytvářet schůzky nebo úkoly z aplikací Word a Excel přímo v aplikaci Outlook. Chcete -li to provést, můžete do aplikace Microsoft Word nebo Excel vložit tlačítko a úkol nebo událost přenést do aplikace Outlook jediným kliknutím.

V tomto článku si můžete přečíst, jak vytvářet úkoly z Wordu.

Hlavní výhodou kalendáře aplikace Outlook je možnost koordinovat schůzky s jinými lidmi, aniž byste museli používat sdílený kalendář. K tomu je v aplikaci Outlook k dispozici karta „Požádat o schůzku“. V Outlooku lze automaticky přijímat žádosti o schůzku. Pokud není požadovaný termín obsazen v kalendáři, požadavek je potvrzen systémem. Alternativně můžete také nastavit, aby každá žádost o schůzku byla zpracována a přijata ručně.

Místo dlouhodobé osobní nebo digitální komunikace lze schůzky pomocí tohoto postupu koordinovat pomocí několika kliknutí. Uživatelé aplikace Outlook mají také možnost odesílat jednotlivé schůzky jako soubor iCalendar. V takovém případě si příjemce ponechá kontrolu nad svým kalendářem. V případě potřeby může žádost o schůzku a poznámku importovat do aplikace Outlook. Export jako soubor iCalendar je užitečný například pro lidi, kteří nejsou osobně známi odesílateli. Pokud uživatelé aplikace Outlook jen zřídka musí koordinovat schůzky s ostatními, může mít smysl odesílat jednotlivé schůzky nebo úryvky z kalendáře, aniž by se ptali na konkrétní žádosti o schůzku. Sdílení kalendáře nebo výňatků z kalendáře a udržování schůzek v aktuálním stavu je v Outlooku uživatelsky přívětivé a lze to provést s minimálním úsilím.

Označte schůzky barevně, přesuňte je nebo odstraňte

Události, úkoly a e -maily jsou v aplikaci Outlook úzce propojeny. Z tohoto důvodu nabízí verze aplikace Outlook 2007 možnost označit důležité e-maily v doručené poště různými barevnými vlajkami pro sledování pomocí myši. Kromě barevného kódování vám Outlook může připomenout úkol spojený se zprávou.

Události můžete také snadno přesouvat bez kliknutí zadáním textu nebo přetažením myší. To je možné ve stejné oblasti kalendáře a také prostřednictvím navigátoru data po další týdny, měsíce nebo roky. Microsoft Outlook poté automaticky upraví datum a zachová čas. Je také možné přesunout několik schůzek na jiný den jedním kliknutím, například pokud jste nemocní nebo nemůžete pracovat v pracovní den. Duplicitní schůzky lze odebrat pomocí několika jednoduchých kroků pomocí kombinace kláves na příkaz.

V některých případech může být důležité smazat schůzky celé před určitým datem. To je užitečné například v případě, že přeberete kalendář od kolegy a již nepotřebujete jeho staré schůzky. Přepnutím na tabulkové zobrazení schůzek můžete odstranit všechny schůzky z kalendáře aplikace Outlook před určitým datem. V tomto zobrazení máte možnost třídit a mazat schůzky podle data.

Prakticky zaměřená je také prezentace různých zobrazení kalendáře v kalendáři aplikace Outlook. Zobrazení kalendáře můžete zobrazit za den, za celý týden nebo pracovní týden nebo za celý měsíc.

Události můžete také odesílat prostřednictvím aplikace Outlook. Jak to funguje si můžete přečíst v tomto článku: Odesílání schůzek

Ve starších verzích aplikace Outlook, například Outlook 2007, máte také možnost zobrazit hustotu detailů v zobrazení měsíce. Tato funkce vám nabízí tři možnosti zobrazení:

• "Nízký",
• "Střední" a
• "Vysoký".

Automaticky je přednastavena možnost „Nízká“. Pokud v aplikaci Outlook nemůžete v zobrazení měsíce najít relevantní schůzky, může za to hustota detailů. Outlook v zásadě nabízí různá a specifická nastavení zobrazení schůzek. Mimo jiné je možné zobrazit aktuální, důležitou budoucnost nebo alternativně minulé schůzky.

Opakující se opakující se schůzky - důležitá funkce v Outlooku

Kromě jednorázových schůzek existuje mnoho opakujících se schůzek, které se opakují týdně, měsíčně nebo ročně. Místo zadávání každé z těchto schůzek ručně v aplikaci Outlook, zadávání opakovaných schůzek zaručuje úsporu času. Poskytuje také uživatelům aplikace Outlook jistotu, že nezmeškáte žádné důležité schůzky. V aplikaci Outlook definujete opakující se schůzku přímo na kartě „Nová schůzka“ pomocí tlačítka „Typ série“. V aplikaci Outlook můžete implementovat připomenutí pro každou událost.

Události série lze vybrat a zadat v dialogovém okně. Ve starších verzích aplikace Outlook došlo k problému s výběrem pracovních dnů. Tento problém byl v aktuální verzi Outlooku vyřešen, takže je v zásadě možné libovolné kombinace jako série schůzek.

Pokud byste chtěli upravit nebo odstranit celou sérii schůzek, je to také možné bez problémů. Pokud například odstraníte událost z řady schůzek, systém vás v okně informuje, zda by měla být odstraněna také celá řada schůzek. Po provedení výběru zavřete dialog kliknutím na tlačítko „OK“.

Tato funkce je také orientovaná na praxi, aby bylo možné odstranit jednotlivé schůzky ze série schůzek. Pokud například ve společnosti neproběhla týdenní schůzka, lze zrušenou schůzku následně odebrat z kalendáře, aniž byste museli vymazat celou sérii a znovu ji nastavit.

Použijte metodu ALPEN a profesionalizujte svůj časový management

Musíte koordinovat mnoho schůzek a přesně a profesionálně plánovat každý pracovní den nebo soukromé aktivity? V tomto případě má smysl použít známou metodu ALPEN, kterou používají hlavně manažeři nebo se učí na seminářích časového managementu. Metoda ALPEN popisuje metodiku promyšleného řízení času. Založil ji známý autor Lothar J. Seiwert. Metoda ALPEN je založena na předpokladu, že stačí každý den strávit několik minut vypracováním písemného denního plánu. Funguje to podle metody ALPEN následovně:

1. Zapisujte si úkoly, schůzky a činnosti.

2. Odhadněte délku aktivit.

3. Naplánujte časy vyrovnávací paměti.

4. Dělejte rozhodnutí pro daný den.

5. Následná opatření a adaptace

Metodu ALPEN lze efektivně podporovat v kalendáři aplikace Outlook, v hlavní oblasti nebo v zobrazení „Outlook Dnes“.

Organizujte úkoly v Outlooku opatrně: takto to funguje

Úkoly se obecně od schůzek liší tím, že nemají datum zahájení. V úkolu je kladen důraz na aktivitu nebo cíl. Stručně řečeno, schůzky jsou vázány na jasně definovaný počáteční a cílový bod. Naproti tomu pro úkoly je rozhodující datum splatnosti. Není -li úkol výslovně proveden, není definován.

Nové úkoly v aplikaci Outlook můžete vytvářet na kartě „Úkoly“ jediným kliknutím. Zobrazí se pás karet, kde můžete spravovat, sledovat nebo přesouvat úkoly.

Pro lepší orientaci a přehlednost všech relevantních úkolů máte v Outlooku možnosti,

• Skrýt dokončené úkoly v aplikaci Outlook
• zobrazit pouze úkoly, které již byly dokončeny v aplikaci Outlook.
• Dokončené úkoly můžete také zcela odstranit z aplikace Outlook.

Chcete -li to provést, vyberte v části „Úkoly“ možnost „Dokončené úkoly“. Poté se vám zobrazí všechny splněné úkoly. Můžete je snadno odstranit kombinací kláves nebo příkazem CTRL + A. Aplikace Outlook vám také nabízí možnost zobrazit a uložit konkrétní zobrazení úkolu.

Sledujte úkoly a vytiskněte si seznam úkolů

Sledování všech úkolů je zásadní. Z tohoto důvodu má smysl třídit úkoly v plánovači úloh podle všech dostupných sloupců. Alternativně máte možnost libovolného uspořádání úkolů a zobrazení definovaných ikon na hlavním panelu. Rozsáhlé možnosti zobrazení v oblasti úkolů zaručují, že na první pohled rozeznáte důležité a méně relevantní úkoly. Pořadí úkolů můžete určit jejich číslováním a samostatným sloupcem pro čísla. Souhrnné úkoly můžete současně zpracovat do seznamu úkolů, zobrazit je, otevřít nebo vytisknout společně s týdenním kalendářem.

Delegování a filtrování úkolů - užitečné zejména v profesionální oblasti

Pokud osobně neřešíte každý úkol, můžete automaticky požádat o zprávy o stavu. Automatické informace o stavu vám poskytnou přehled o úrovni dokončení, na které se úkol aktuálně nachází. Tato možnost je obzvláště důležitá v profesionálním prostředí, kde jsou delegovány příslušné úkoly. Úkoly, které již byly delegovány, lze kdykoli převést na jiného zaměstnance. Kromě zpráv o stavu pro delegované úkoly má Outlook profesionální funkci filtrování úkolů. Toto můžete použít k filtrování úkolů podle definovaných kritérií. Mimo jiné je možné konkrétně:

• Zobrazit všechny úkoly, které byly přiřazeny konkrétnímu zaměstnanci
• Kdo má konkrétní termín splatnosti resp
• mají definovaný záznam v předmětu.

Úkoly lze také převést na schůzku pomocí přetažení, aniž byste je museli znovu vytvářet.

Spropitné:

Pomocí konkrétních šablon aplikace Outlook můžete rychle vytvářet schůzky nebo úkoly, které mají v zásadě stejnou strukturu. Tímto způsobem ušetříte spoustu času, odstraníte nadbytečnost a efektivně plánujete schůzky a úkoly.

Od aplikace Outlook 2007 jsou úkoly, které již byly přesunuty do archivu, stále viditelné, pokud byly označeny pro sledování. Uživatelé, kteří v Outlooku spravují spoustu úkolů, tuto možnost oceňují. Je cenné, když vám budou připomenuty úkoly, e-maily a schůzky, které jsou uloženy ve složce archivu.

Uživatelé aplikace Outlook 2003 mají speciální možnost s ohledem na zobrazení úkolů a schůzek. Seznam úkolů můžete zobrazit v kalendáři. Tímto způsobem můžete sledovat své schůzky a úkoly současně. Uživatelé jiných verzí aplikace Outlook mohou pomocí nastavení zobrazení určit, které oblasti aplikace Outlook by se měly zobrazit.

Softwarový tip:

Chcete vidět své úkoly, agendu a kalendář v aplikaci Outlook na ploše, aniž byste museli otevírat aplikaci Outlook? V takovém případě můžete použít bezplatný program DeskTask. DeskTask běží pod Windows 10 a lze ho použít se všemi známými verzemi Outlooku.

Závěr: perfektně organizujte schůzky a úkoly v aplikaci Outlook

S aplikací Microsoft Outlook získáte komplexní a promyšlenou softwarovou aplikaci, která dokonale zorganizuje vaše schůzky a úkoly. Outlook nabízí různé možnosti implementace schůzek, žádostí o schůzky a opakovaných schůzek. Zobrazení kalendáře lze navíc přizpůsobit. Události lze sdílet nebo převádět na úkoly pomocí několika kliknutí. Oblast odpovědnosti je zvláště cenná, když je třeba rozumně usměrňovat různé činnosti a požadavky v profesionálním nebo soukromém sektoru. Díky své uživatelsky přívětivé struktuře přispívá aplikace Outlook k profesionálně uspořádanému kalendáři.