Staňte se profesionálem aplikace Outlook v několika krocích
Každý zná situace, ve kterých hledá telefonní číslo, e-mailovou adresu nebo kontaktní informace, a nemůže ho najít. Zejména v časově kritických chvílích může hledání v adresáři pomocí ručně psaných poznámek nebo „změti papíru“ zabíjet nervy. Stres a hektičnost při hledání kontaktů, adres nebo telefonních čísel je s Microsoft Outlook minulostí. Kromě profesionálního odesílání e-mailů obsahuje Outlook standardní kontaktní funkci, pomocí které lze spravovat různé digitální adresáře, seznamy kontaktů a distribuční seznamy.
Adresář aplikace Outlook můžete otevřít kliknutím na tlačítko adresáře. Pozná se to podle toho, že představuje dva lidi. Alternativně můžete zadat vyhledávací slovo „adresář“ do možnosti vyhledávání v horní části aplikace Outlook. Tím se také dostanete do úložného prostoru vašich kontaktů.
Microsoft Outlook nabízí uživatelům různé funkce pro import, aktualizaci a zálohování kontaktů. Kromě možnosti ručního zadávání kontaktních údajů do adresáře existují další možnosti, pomocí kterých lze kontakty přehledně zobrazovat a archivovat.
Funkce kontaktu v aplikaci Outlook na první pohled
Pokud se podíváte na funkci kontaktu v aplikaci Microsoft Outlook, okamžitě si všimnete, že software nabízí více možností než jen ukládání nebo mazání kontaktů.
Máte například možnost vytvořit si vlastní skupiny kontaktů za účelem přeposílání e-mailů kruhu přátel nebo konkrétní skupině lidí. Použití seznamů kontaktů eliminuje ruční a náchylné k chybám vyhledávání jednotlivých kontaktů při odeslání zprávy několika lidem. V podpoložce „Nové prvky“ můžete odeslat e-mail přímo z kontaktní funkce, svolat schůzku nebo vytvořit osobní úkol. To také funguje pod položkou „Komunikovat“.
Zajímavá a praktická je také podpoložka „Změnit zobrazení“. V této oblasti najdete několik možností zobrazení vašich kontaktů. Kontakty můžete například najít v:
- Formulář seznamu,
- Jako vizitku resp
- Zvyk
displej, aby byla zajištěna srozumitelnost. S možností Zobrazit je vždy možnost:
- Výstup konkrétních seznamů kontaktů,
- Uložit jako PDF nebo
- K vytištění.
Zejména v podnikání a také v soukromém sektoru existují situace, ve kterých musíte kliknutím přeposlat kontaktní informace jiné osobě. To funguje v položce „Uvolnit“ prostřednictvím položky nabídky „Přeposlat kontakt.“ V okně, které se otevře, máte možnost zadat kontaktní údaje:
- Jako vizitky aplikace Outlook nebo
- Odeslat jako kontakt aplikace Outlook.
Příjemce pak může jediným kliknutím přenést přijatá osobní data do svého osobního adresáře v aplikaci Microsoft Outlook.
Pokud byste chtěli sdílet celý svůj adresář, můžete to udělat kliknutím na položku nabídky „Sdílet kontakty.“ Můžete také použít přijaté externí adresáře přes bod „Otevřít sdílené kontakty“.
Microsoft Outlook umožňuje uživatelům společně používat adresy, osobní údaje a kompletní adresáře v týmu, vytvářet kontakty, vkládat je a sdílet. To je zvláště zajímavé ve společnostech nebo v klubech. Sdílené použití může být také výhodné v rodinné oblasti.
V položce nabídky „Kategorie“ můžete své kontakty barevně kategorizovat pomocí jasných tlačítek nebo je označit jako soukromé. Můžete také použít funkci vyhledávání v adresářích a snadno vyhledat jednotlivé kontakty podle jména nebo jiných kontaktních údajů. Funkce vyhledávání s různými poli je obzvláště zajímavá, když má být spravováno velké množství kontaktů.
Stručně řečeno, Microsoft Outlook nabízí mnoho možností pro organizaci a archivaci osobních kontaktů a sdílení kontaktů s ostatními.
V aplikaci Microsoft Outlook můžete spravovat různé adresáře, abyste mohli své kontakty archivovat odděleně od sebe. To je důležité, pokud například chcete profesionálně oddělit obchodní a osobní kontakty. Můžeš:
- Standardní adresář nebo
- Sbírka adresářů nebo seznamů adres,
Slouží k ukládání a archivaci jmen, e -mailových adres a dalších informací. Pokud používáte aplikaci Outlook s účtem Exchange Server, je ve výchozím nastavení vytvořen globální seznam adres (GAL). Je to nutné, aby všichni uživatelé Exchange, například ve společnosti, měli přístup ke stejným kontaktům.
Vytvářejte adresáře v aplikaci Outlook
Pokud byste chtěli vytvořit jiný digitální adresář kromě stávajících adresářů, funguje to podle následujících pokynů:
-
V nabídce Soubor přepněte na podpoložku Nastavení účtu.
-
V části „Přidat nebo odebrat účty nebo změnit stávající nastavení připojení“ se dostanete do nové sekce, ve které můžete v dialogovém okně vytvořit další adresář.
-
Klikněte na „Nový“ a poté vyberte, zda chcete integrovat další adresář nebo adresářovou službu LDAP. Internetový adresář LDAP je služba, která prohledává adresáře na jiných serverech, aby našla jména, kontakty nebo jiné informace. Uživatelé Microsoft Exchange nemohou přidat nový adresář aplikace Outlook.
Proč byste měli ukládat kontakty a uchovávat adresář v aplikaci Outlook
Adresář v aplikaci Microsoft Outlook lze přirovnat k analogovému notebooku nebo telefonnímu seznamu, se kterým stále mnoho lidí pracuje. V tomto se průběžně zadávají nové adresy, aktualizují se data nebo ručně ruší kontakty. Digitální adresář v aplikaci Outlook plní stejné úkoly. Tvoří rámec pro kontakty a kontaktní údaje, které lze zobrazit v různých skupinách kontaktů a složkách kontaktů. Microsoft Outlook rozvíjí svůj plný potenciál, když jsou oblasti aplikací kontaktů, kalendáře a e-mailových zpráv zobrazovány a používány jako neoddělitelná jednotka.
Další důvod, proč by důležité kontakty měly být uloženy v aplikaci Outlook, souvisí s takzvanou nevyžádanou poštou. Aplikace Outlook má vestavěnou funkci nevyžádané pošty a filtruje nežádoucí zprávy nebo reklamní poštu. Vzhledem ke konkrétním klíčovým slovům ve zprávě je možné, že budou odfiltrovány také důležité zprávy, které nejsou spamem. Tomu můžete zabránit uložením všech kontaktů do adresáře. Aplikace Outlook rozpoznává kontakty a přidává je do seznamu bezpečných odesílatelů. Tímto způsobem máte záruku, že důležité zprávy od přátel nebo obchodních partnerů nebudou systémem chybně považovány za nevyžádanou poštu. Pokud jste omylem přidali důležitý kontakt do seznamu blokovaných odesílatelů, můžete blok odstranit kliknutím na kartu „Blokovaní odesílatelé“.
Další, pro praxi relevantní funkcí, ve které funkce kalendáře a seznamu úkolů spolupracují, je takzvané opětovné odeslání kontaktů. Tato možnost vám umožňuje přidat důležité kontakty k úkolům v aplikaci Outlook. Pokud například musíte zavolat kontaktu do tří dnů a nechcete nastavit schůzku v kalendáři aplikace Outlook, můžete kontakt také přenést do seznamu úkolů.
Kolik kontaktů je v aplikaci Outlook užitečné a možné
V analogovém adresáři můžete rychle ztratit přehled o svých kontaktech. Pokud je adresář seřazen podle písmen, vysokofrekvenční znaky jako B, S, M nebo N se rychle zaplní. Důsledkem je, že nová jména a kontakty nelze přidávat jasně a zobrazovat na okraji. To se u digitálního adresáře nemůže stát, protože v Microsoft Outlooku lze spravovat nespočet záznamů. Z tohoto důvodu společnost Microsoft nestanovuje omezení počtu kontaktů, které lze uložit do aplikace Outlook. Několik stovek nebo několik tisíc různých kontaktů lze uložit do adresáře se všemi jejich podrobnostmi. Pokud chcete spravovat spoustu kontaktů, měli byste se při tvorbě soustředit na opatrnost.
Pokud máte velký počet kontaktů, měli byste k osobě přidat co nejvíce podrobností. Při hledání kontaktů to zvyšuje šance na nalezení osoby nebo společnosti, kterou hledáte. Špatně vyplněné kontaktní údaje jsou kontraproduktivní a vedou k další práci.
Spropitné: Zejména se ujistěte, že do správného sloupce zadáváte jméno a příjmení svého kontaktu. Jinak může být velkou výzvou najít kontakt znovu při pozdějším hledání.
Exportujte nebo importujte kontakty nebo adresář
Import nebo export jednotlivých kontaktů nebo kompletních adresářů, distribučních seznamů a skupin kontaktů je v aplikaci Outlook snadno možný. Pokud například získáte nový notebook, můžete své kontakty a adresáře přenést do druhého počítače pomocí několika kliknutí. Adresář je také možné sdílet s dalšími lidmi nebo kolegy. Zde je důležité dodržovat oprávnění a úrovně oprávnění.
Kromě exportu nebo importu adresářů aplikace Outlook, které poznáte podle přípony souboru .pst, můžete v aplikaci Outlook nastavit také adresáře z jiných aplikací. Například můžete snadno otevřít a přečíst starý poštovní účet systému Windows, který byl spravován v systému Windows Vista. K tomu potřebujete datový soubor z Windows Mail. Toto je načteno pomocí asistenta importu a exportu aplikace Microsoft Outlook. Průvodce importem a exportem najdete v nabídce Soubor> Otevřít a exportovat.
Pak máte několik možností. Otevřete starší datové soubory Windows Mail pomocí třetího výběrového pole „Import / Export.
Odstranit duplicitní kontakty - tak to funguje
Po použití aplikace Outlook je normální, že jeden nebo druhý kontakt je v aplikaci Outlook duplikován. K tomu může dojít, zejména pokud několik lidí upravuje seznam kontaktů v Microsoft Exchange. Odebrání duplikátů z adresáře není obtížné, protože aplikace Outlook má v seznamu kontaktů rozsáhlou funkci třídění. Pokud chcete zjistit, které duplicitní kontakty jsou ve vašem Outlooku, postupujte následovně:
-
V oblasti Kontakty aplikace Outlook přejděte na kartu Zobrazit.
-
Klikněte na první položku seznamu „Změnit zobrazení“.
-
Změňte zobrazení z „Lidé“ na „Seznam“ nebo „Telefon“.
-
Otevře se okno, ve kterém poté můžete své kontakty třídit podle různých kritérií a filtrovat a mazat všechny duplicitní kontakty.
-
V případě potřeby můžete do adresáře volitelně označit důležité kontakty, se kterými pravidelně komunikujete, jako oblíbené.
-
Pokud chcete vytisknout vlastní seznam adres, měli byste místo standardního zobrazení použít vlastní zobrazení s jiným pořadím. Tímto způsobem můžete jednotlivě třídit všechna relevantní pole kontaktů a obdržet výtisk s informacemi, které jsou pro vás důležité. V zásadě má smysl vytisknout několik kontaktů a kromě digitálních seznamů adres použít i tištěné seznamy kontaktů.
-
Kontakt můžete odstranit otevřením nabídky výběru pravým tlačítkem. Ve spodní části dialogového okna najdete položku nabídky „Odstranit“.
Videonávod: Jak vytvořit a uložit nový kontakt v aplikaci Outlook
Vytvářejte nové kontakty profesionálně
Pokud chcete vytvořit nový kontakt, lze to provést jedním kliknutím v oblasti kontaktů aplikace Outlook. V aplikaci Outlook to funguje téměř stejně jako v adresáři Windows Vista nebo Windows XP. Chcete -li to provést, nejprve přejděte na Nový kontakt v nabídce Start v části „Nový“.
Poté, co kliknete na „Nový kontakt“, otevře se okno s různými možnostmi zadávání:
Dává smysl vyplnit vstupní masku a všechny možnosti nejdůležitějšími údaji a informacemi o kontaktu. Kromě jména a adresy můžete například do pole poznámek zadat také webovou adresu nebo adresu chatu nebo vytvořit další poznámky ke kontaktu. To dává ucelený obraz o člověku. Zvláště pokud je kontakt nový a neznámý, má smysl začlenit co nejvíce podrobností. Po zadání se okno zavře vpravo nahoře pomocí tlačítka „Uložit a zavřít“. Záznam kontaktu se poté zobrazí ve standardním adresáři. Před zadáním nového kontaktu můžete nastavit adresář, do kterého má být uložen. Je také možné přesunout nový kontakt ze standardního adresáře do podsložky nebo jej přiřadit ke skupině kontaktů.
Automaticky přijímat poštovní adresy jako kontakty
V soukromých nebo obchodních e-mailech je běžné, že se neustále vytvářejí nové kontakty, které chcete přenést do adresáře. Namísto pracného přenosu kontaktních údajů, například e-mailové adresy a dalších osobních údajů, můžete v Outlooku automaticky přijmout poštovní adresy jako nový kontakt. K tomu dojde automaticky, jakmile pošlete zprávu novému kontaktu nebo odpovíte na e-mail.
Do adresáře je také možné automaticky zadat všechny příjemce e-mailu. To může být užitečné a efektivní, když jste součástí zprávy několika adresátům, se kterými byste chtěli následně komunikovat. Jejich uložení označí nové kontakty jako bezpečné příjemce. Kromě toho můžete kontakty kategorizovat ve skupině, abyste mohli později do skupiny kontaktů psát jedním kliknutím.
Duplicitní kontakty stisknutím tlačítka
Duplikace kontaktů je také zajímavá a praktická. Jedním krokem si můžete ušetřit spoustu práce. Kopírování datových záznamů je účinné mimo jiné v případě, že v aplikaci Outlook musíte vytvořit mnoho zaměstnanců společnosti, kde se liší pouze přípona a název. Pomocí klávesových zkratek Ctrl + C a Ctrl + V, známých ve Windows, můžete kontakty snadno duplikovat.
Oddělte faxová čísla a e -mailové adresy
Někteří uživatelé popisují problém v aplikaci Outlook, ve kterém se při kliknutí na pole „Komu“ v e-mailech kromě e-mailových adres používají také faxová čísla. Toto je nesprávné řazení v softwaru, které lze vyčistit několika kliknutími. Chcete -li to provést, musíte zabránit zobrazování faxových čísel v dialogovém okně "Vybrat jméno: Kontakty".
Propojte Skype a Outlook pomocí doplňku
Různé moderní pracovní metody jsou shrnuty pod zastřešujícím termínem „Nová práce“. Flexibilní pracovní doba, digitalizace a efektivní komunikace jsou součástí Nové práce. Videohovory jsou dobře známou možností, která je velmi častá, zejména od pandemie korony. Nabízejí možnost dostat se do kontaktu s lidmi kdekoli na světě za nízkou cenu nebo zdarma a okamžitě přes Skype, Whatsapp nebo Zoom.
Skype, jako součást rodiny Microsoft, lze snadno integrovat do aplikace Outlook. Se Skype je možné v aplikaci Outlook plánovat Skype hovory nebo konference a každému kontaktu přiřadit individuální Skype jméno. Můžete také použít doplněk pro připojení adresáře v aplikaci Outlook a telefonního seznamu ve Skypu. Tím je zaručeno, že v adresách nedochází k propouštění a že existuje jednotná databáze.
Shrnutí a závěr o kontaktech aplikace Outlook
Uspořádání kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook není obtížné. Když jsou kontakty, e-maily, úkoly a kalendář použity jako celek, aplikace Outlook odhalí svůj plný potenciál. Outlook nabízí mimo jiné propracovaného pomocníka při importu a exportu, který lze použít k importu kontaktů ze starých verzí nebo jiných programů. Je také možné exportovat nebo sdílet kontakty, adresář nebo seznamy kontaktů s jinými interními nebo externími uživateli. Kontakty, které mají velký význam, lze označit jako oblíbené.
Vytvoření nového kontaktu v aplikaci Outlook je díky uživatelsky přívětivé struktuře nabídky možné bez problémů. Při vytváření nových adres je důležité postupovat opatrně a nezaměňovat pole například pro křestní jméno a příjmení. Zásadní a relevantní pro praxi je také automatické ukládání kontaktů z příchozích e-mailů a jednoduché filtrování duplicitních kontaktů pomocí rozsáhlé vyhledávací funkce. Microsoft Outlook s:
- Zralá kontaktní plocha,
- Mnoho praktických možností a
- Jeho strukturovaný povrch
je zárukou pro nezkušené i zkušené uživatele, jak smysluplně, dlouhodobě a profesionálně spravovat kontakty.