Různé podrobné pokyny a tipy
Mnoho činností v profesním nebo soukromém sektoru je nadbytečných. To platí pro ruční práci v řemeslném sektoru i pro úkoly, které se provádějí na PC. Jednou aktivitou, která se neustále opakuje, je návrh pošty s Microsoft Office. Citáty, motivační dopisy k faktuře nebo soukromé dokumenty často obsahují stejné nebo podobné znění a jsou shodné z hlediska textu, struktury a formátování.
Z důvodu efektivity má smysl automatizovat psaní těchto zpráv vytvářením šablon v aplikaci Outlook. Uživatelé sady Microsoft Office jsou obeznámeni zejména s prací se šablonami z aplikace Microsoft Word nebo prezentačního programu PowerPoint. V programu pro zpracování textu nebo v prezentačním softwaru musí být standardně použity šablony. Konkrétní šablony nebo šablony usnadňují koncepci prezentací nebo vytváření obchodních dopisů. V aplikaci Microsoft Outlook můžete postupovat podobným způsobem, abyste se vyhnuli nadbytečnosti při vytváření e -mailů.
Podrobné pokyny: Vytvořte šablony v aplikaci Outlook
Chcete -li vytvořit šablonu v aplikaci Outlook, postupujte takto:
-
Otevřete „Nový e-mail“ na kartě „Start“ v aplikaci Outlook a navrhněte jej jednotlivě pomocí textu a dalších stylových zařízení, aby jej bylo možné použít jako šablonu. Máte také možnost otevřít novou poštu pomocí kombinace kláves CTRL + N.
-
Jakmile je e-mail vytvořen, uložte jej kliknutím na kartu „Soubor“ v položce nabídky „Uložit jako“ namísto odesílání zprávy obvyklým způsobem prostřednictvím pole „Odeslat“.
-
Otevře se okno, do kterého můžete zprávu uložit. Chcete -li uložit poštu jako šablonu, je důležité zvolit správný typ souboru. To najdete po kliknutí na dialogové okno v části „Typ souboru“. Jako typ souboru vyberte položku „Šablona aplikace Outlook“. Šablona aplikace Outlook je vždy zkrácena s příponou * .oft. Pokud jste jako editor pošty nastavili Microsoft Word, formát OFT (šablona aplikace Outlook) není k dispozici pro výběr. Volitelně můžete poštu uložit ve formátu zprávy aplikace Outlook nebo soubor ve formátu HTML. V tomto případě jej nelze použít jako šablonu v aplikaci Outlook.
-
Kliknutím na „Uložit“ uložíte novou šablonu do složky osobních šablon. Jako název šablon byste měli zvolit vhodný a srozumitelný popis. Ve výchozím nastavení lze složku osobních šablon v systému Windows najít v následujícím umístění: "C: \ users \ uživatelské jméno \ appdata \ roaming \ microsoft \ šablony."
Důležité: Pokud mají být vytvořené e -maily použity výhradně k opětovnému odeslání a ne jako šablony, použijte funkci sledování v aplikaci Microsoft Outlook.
Šablona, kterou jste vytvořili v aplikaci Outlook, je okamžitě k dispozici k použití.
Vytvořte nový e -mail ze šablony - tak to funguje
Pokud chcete vytvořit nový e-mail z dříve vytvořené šablony, můžete použít následující schéma:
-
Místo otevírání nového e-mailu pomocí tlačítka „Nový e-mail“ přejděte v nabídce na tlačítko „Nové položky“. V části Prvky vyberte pole: „Další prvky> Vybrat formulář“.
-
V dalším okně klikněte v poli „Vybrat formulář“ v seznamu Hledat na možnost „Šablony v systému souborů“.
-
Poté se otevře standardní složka „Šablony“. V této složce najdete šablony aplikace Outlook s typem souboru *.často podobně i jiné šablony Office pro Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud je vaše šablona uložena v jiné složce, klikněte na „Procházet“ a vyberte požadovanou šablonu.
-
V posledním kroku vyberte požadovanou šablonu a klikněte na „Otevřít“.
Šablona se otevře v editoru e -mailu aplikace Outlook. Před odesláním to můžete individualizovat a přidat rychlé moduly. Kromě textových změn byste měli zadat příjemce do polí Komu, Kopie nebo Skrytá kopie. Před odesláním je také důležité zadat smysluplný předmět a zkontrolovat ve zprávě pravopisné a znakové chyby. Jakmile bude váš e-mail vytvořený ze šablony dokončen, můžete jej odeslat jako obvykle.
Šablony aplikace Outlook se obecně nemusí používat pro e-maily. Pokud vaše úkoly zahrnují každodenní odesílání žádostí o schůzku se stejným nebo podobným obsahem ekvivalentním příjemcům, šablony mohou být také užitečné a šetří čas.
Má smysl zefektivňovat opakující se procesy a objednávky vytvářením šablon v aplikaci Outlook. Šablony vám místo psaní stejných nebo podobných textů několikrát denně pomohou ušetřit čas a zajistit analogii s e-maily. To je zvláště užitečné v obchodním kontextu, například u nabídek zákazníkům a zájemcům.
Shrnutí a závěr: Vytváření a používání šablon v aplikaci Outlook je efektivní a jednoduché
Aby se zabránilo nadbytečnosti v každodenním pracovním toku, je vhodné vytvořit šablony. Podobně jako v Microsoft Wordu nebo PowerPointu je to také možné v Microsoft Outlooku pouhými několika kliknutími myší.
Šablonu můžete uložit do standardní složky šablony v několika krocích. Navrhování nových zpráv ze šablon se provádí také několika kliknutími. Tento postup zaručuje úsporu času, shodu při zodpovídání dotazů a snižuje chyby při vytváření e -mailů. Šablony aplikace Outlook lze také použít pro žádosti o schůzky nebo schůzky. Uživatelé, kteří používají šablony konkrétně, jsou efektivnější a funkce aplikace Outlook používají profesionálně.
