Jak můžete automaticky přijímat zprávy o stavu přenosu úloh prostřednictvím aplikace Outlook

Abyste po delegování úkolů prostřednictvím aplikace Outlook vždy věděli o aktuálním stavu, můžete určit, že chcete dostávat zprávu o stavu přenesených úkolů. Může to také dávat smysl, zejména u rozsáhlých úkolů

Jak převést úkol na požadavek úkolu později

Pokud již při zadávání úkolu víte, že ho chcete delegovat, nevytvářejte úkol, ale požadavek úkolu. Vždy se však stane, že jste zadali úkol do plánovače úkolů a poté jej budete chtít později přenést na někoho jiného. V Outlooku to funguje takto:

1. Klepněte pravým tlačítkem na úkol v plánovači úloh a zavolejte příkaz Přiřadit úkol na. Nebo můžete úkol otevřít. V aplikaci Outlook až do verze 2003 pak zavoláte příkaz Akce - zadání úkolu na; v aplikaci Outlook 2007 nebo novější klikněte na tlačítko Přiřadit úkol[1].
   
2. Poté zadejte e -mailovou adresu osoby, jíž chcete úkol delegovat, napište krátkou zprávu a upravte datum splatnosti (abyste měli ještě čas na kontrolu výsledku).
3. Ujistěte se, že máte dvě možnosti Uložte aktualizovanou kopii tohoto úkolu do mého seznamu úkolů a Po dokončení úkolu mi pošlete zprávu o stavu jsou zapnuty. Jinak se úkol ve vašem plánovači úkolů nezobrazí; kromě toho nebudete automaticky upozorněni na dokončení úkolu.
4. Odešlete žádost o úkol.

Tato nastavení byste měli provést v každém případě

Aby se delegované úkoly vždy zobrazovaly ve vašem plánovači úloh a abyste byli upozorněni na dokončení úkolu, doporučuji vám v Outlooku aktivovat dvě nastavení. Pak si při delegování nemusíte vždy pamatovat na aktivaci možností z kroku 3 z předchozí části:

1. V aplikaci Outlook do roku 2007 voláte Nástroje - Možnosti - Možnosti úlohy v aplikaci Outlook 2010 a novější příkaz Soubor - Možnosti - Úkoly.
2. V Outlooku až do roku 2007 tyto dvě možnosti vypněte Udržujte přidělené úkoly aktualizované v seznamu úkolů a Po dokončení přiřazených úkolů odešlete zprávu o stavu A.
   V aplikaci Outlook 2010 a novější povolte následující možnosti:
   Aktualizujte svůj seznam úkolů o kopie úkolů, které přidělím jiným lidem a Po dokončení přiřazeného úkolu odešlete zprávu o stavu.
3. Zavřete dialogy.

Takto můžete zobrazit stav dokončení v plánovači úloh

V seznamu aktivit (zobrazit Jednoduchý seznam) sloupec chybí % dokončenože v pohledu Seznam podrobností objeví se. Pokud často delegujete poměrně rozsáhlé úkoly a vaši zaměstnanci pravidelně dokumentují v aplikaci Outlook, jaké procento úkolu již splnili, pak vám doporučuji použít % dokončeno také ve výhledu Jednoduchý seznam vložit. Je to lepší způsob, jak se udržovat v obraze. Chcete -li to provést, postupujte takto:

1. Vyberte zobrazení v plánovači úloh Jednoduchý seznam.
2. Klikněte pravým tlačítkem na jeden z nadpisů sloupců, například na Předmět úkolua vyvolejte příkaz Výběr pole na.
3. Přetáhněte tlačítko % dokončeno z dialogu s stisknutým levým tlačítkem myši na řádek se záhlavími sloupců. Například přetáhněte tlačítko za nadpis Splatné. Červené šipky označují, kam bude tlačítko vloženo jako nové záhlaví sloupce. Jakmile budete mít tlačítko v požadované poloze, tlačítko myši uvolněte.
4. Pokud již další sloupce vkládat nechcete, zavřete dialog Výběr pole.