AutoArchiv - standardní nastavení vs. individuální nastavení

Automatickou archivaci lze nakonfigurovat jednotlivě. Nejprve definujte standardní nastavení: Jak často jsou data archivována, jak „stará“ musí být data, aby je bylo možné archivovat, do jakého souboru by měla být data uložena

Standardní nastavení pro funkci archivace definujete následovně:

1. V aplikaci Outlook až do verze 2007 zavolejte příkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI a otevřete registr VÍCE. V aplikaci Outlook 2010 zavolejte příkaz SOUBOR >> MOŽNOSTI a otevřete kartu POKROČILÉ.
2. V Outlooku až do roku 2007 klikněte na tlačítko AUTOARCHIV, v Outlooku 2010 na AUTOARCHIVNÍ NASTAVENÍ. Nastavení archivace jsou účinná pro všechny moduly aplikace Outlook - pokud je nezměníte pro jednotlivé moduly nebo složky.
   
3. Aktivujte možnost AUTOARCHIV KAŽDÝCH X DNÍ a určete interval, ve kterém má být archivace prováděna.
4. Pokud vám připadá nepříjemné potvrzovat dialog pro každý proces archivace, deaktivujte možnost ZAČÁT AUTOMATICKOU ARCHIVACI PO POTVRZENÍ.
5. Pokud ve svém Outlooku označíte e-maily, které již nepotřebujete, za prošlé a nechcete je archivovat, aktivujte možnost ODSTRANIT UPLATNĚNÉ POLOŽKY (pouze e-mailová složka).
6. V každém případě aktivujte možnost ARCHIV NEBO SMAZAT STARÉ PRVKY.
7. Pokud aktivujete možnost ZOBRAZIT ARCHIVNÍ SLOŽKU V SEZNAMU SLOŽEK, Outlook po archivaci automaticky otevře archivní soubor a zobrazí ho v seznamu složek. To znamená, že můžete okamžitě pokračovat v přístupu k archivovaným datům, ale pak se musíte vzdát rychlostní výhody outsourcingu.
8. Do pole ODSTRANIT PRVKY, KDYŽ JSOU STARŠÍ NEŽ zadejte, jak stará mají být data, aby byla přesunuta do archivu (nebo zcela odstraněna).
9. Pokud mají být data přenesena do archivu, aktivujte volbu MOVE STAR ELEMENTS TO a vyberte požadovanou složku pomocí HLEDAT nebo zadejte název nového archivního souboru, který by měl Outlook vytvořit do pole vedle tlačítka.
10. Chcete -li místo toho nenávratně odstranit stará data, aktivujte možnost KONEČNĚ ODSTRANIT STARÉ PRVKY. Aby byly všechny staré prvky okamžitě odstraněny, klikněte na APLIKOVAT NASTAVENÍ DO VŠECH SLOŽEK - pamatujte však, že toto nelze vrátit zpět.
11. Zavřete dialogy.

Individuální nastavení pro jednotlivé moduly

Za předpokladu, že jste jako standardní nastavení určili, že prvky by měly být přesunuty do archivu po jednom roce, ale přesto chcete mít ve svém kalendáři schůzek schůzky z předchozích let. Poté upravte nastavení kalendáře:

1. Otevřete kalendář.
2. V části MOJE KALENDÁŘ klikněte pravým tlačítkem na KALENDÁŘ a vyvolejte příkaz VLASTNOSTI. V tomto případě není kalendář archivován.
   
3. Otevřete kartu AUTOARCHIV.
4. Pokud kalendář nechcete archivovat, aktivujte možnost NEDARCHOVAT POLOŽKY V TÉTO SLOŽCE a pokračujte krokem 6. Pokud chcete použít jiné než výchozí nastavení, aktivujte možnost POUŽÍVAT TOTO SLOŽENÍ PRO TUTO SLOŽKU.
5. Upravte nastavení, například stáří položek, které mají být archivovány, nebo zadejte jiný archivní soubor.
6. Zavřete dialog.

Individuální nastavení pro jednotlivé složky, položky schůzek nebo e -maily

Aplikace Outlook vám dává možnost vyloučit tyto položky z automatické archivace. Chcete -li to provést, postupujte takto:

1. Otevřete požadovaný prvek, například důležitý e -mail nebo záznam schůzky.
2. V okně pro poštu, událost nebo úkol vyvolejte příkaz „Soubor, vlastnosti“.
3. Aktivujte možnost „Žádná automatická archivace tohoto prvku“ a zavřete dialog.