Opravdu potřebujete e-maily z doby před pěti lety ve vaší doručené poště nebo plán a seznam úkolů z roku 2008? Pokud ne, je vhodné přesunout starý předřadník z aplikace Outlook. Díky tomu bude váš Outlook opět rychlejší - u
AUTOARCHIVING aplikace Outlook je určen k tomuto účelu: přesouvá starší data do archivního souboru buď po dotazu, nebo automaticky. Stejně jako osobní složka je archiv uložen v souboru ve formátu PST, takže jej můžete kdykoli znovu otevřít pomocí aplikace Outlook a přistupovat k e-mailům, událostem a úkolům, které obsahuje. Archiv lze také rozdělit na několik souborů, takže například pro roky 2008, 2009 a 2010 můžete mít různé archivní soubory.
Mimochodem, je také možné konkrétně vyloučit jednotlivé e -maily nebo schůzky z archivace.
Mimochodem, aplikace Outlook nearchivuje kontakty, protože by to nemělo smysl.
Standardní nastavení vs. individuální nastavení
Automatickou archivaci lze nakonfigurovat jednotlivě. Nejprve definujte standardní nastavení: Jak často jsou archivována, jak „stará“ musí být data, aby mohla být archivována, v jakém souboru jsou data uložena, měla by být místo archivace odstraněna stará data?
Kromě toho můžete vybrat nastavení pro jednotlivé moduly aplikace Outlook, například pro e-maily nebo pro jednotlivé složky v doručené poště, která se odchylují od standardního nastavení. Tímto způsobem je možné například archivovat kalendář schůzek jednou za rok, zatímco starší e-maily jsou po šesti měsících outsourcovány. Nebo e-maily pro určitý projekt zůstávají trvale v aplikaci Outlook, zatímco ostatní e-maily jsou po roce archivovány.
Pokud přesto chcete pro každý modul aplikace Outlook provést jiná nastavení, můžete standardní nastavení přeskočit. Pokud ano, přečtěte si přesto následující část, protože zde jsou vysvětleny všechny možnosti nastavení.
Upravte výchozí nastavení
Standardní nastavení pro funkci archivace definujete následovně:
- V aplikaci Outlook až do verze 2007 zavolejte příkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI a otevřete registr VÍCE. V aplikaci Outlook 2010 zavolejte příkaz SOUBOR >> MOŽNOSTI a otevřete kartu POKROČILÉ.
- V Outlooku až do roku 2007 klikněte na tlačítko AUTOMATICKÉ ARCHIVACE, v Outlooku 2010 na NASTAVENÍ AUTOMATICKÉHO ARCHIVOVÁNÍ.
- Aktivujte možnost AUTOARCHIV KAŽDÝCH X DNÍ a určete interval, ve kterém má být archivace prováděna.
- Pokud vám připadá nepříjemné potvrzovat dialog pro každý proces archivace, deaktivujte možnost ZAČÁT AUTOMATICKOU ARCHIVACI PO POTVRZENÍ.
- Pokud ve svém Outlooku označíte e-maily, které již nepotřebujete, za prošlé a nechcete je archivovat, aktivujte možnost ODSTRANIT UPLATNĚNÉ POLOŽKY (POUZE E-MAILOVÁ SLOŽKA).
- V každém případě aktivujte možnost ARCHIV NEBO SMAZAT STARÉ PRVKY.
- Pokud aktivujete možnost ZOBRAZIT ARCHIVNÍ SLOŽKU V SEZNAMU SLOŽEK, Outlook po archivaci automaticky otevře archivní soubor a zobrazí ho v seznamu složek. To znamená, že můžete okamžitě pokračovat v přístupu k archivovaným datům, ale pak se musíte vzdát rychlostní výhody outsourcingu.
- Do pole ODSTRANIT PRVKY, KDYŽ JSOU STARŠÍ NEŽ zadejte, jak stará mají být data, aby byla přesunuta do archivu (nebo zcela odstraněna).
- Pokud mají být data přenesena do archivu, aktivujte volbu MOVE STAR ELEMENTS TO a vyberte požadovanou složku pomocí HLEDAT nebo zadejte název nového archivního souboru, který by měl Outlook vytvořit do pole vedle tlačítka.
- Chcete -li místo toho nenávratně odstranit stará data, aktivujte možnost KONEČNĚ ODSTRANIT STARÉ PRVKY. Aby byly všechny staré prvky okamžitě odstraněny, klikněte na APLIKOVAT NASTAVENÍ DO VŠECH SLOŽEK - pamatujte však, že toto nelze vrátit zpět.
- Zavřete dialogy.
