Mnoho uživatelů používá aplikaci Excel ke správě všech druhů seznamů. Adresy, články, ceny, rozpočty a další datové zdroje lze samozřejmě také přenášet do aplikace Word pomocí schránky - ušetří se tak nutnost znovu zadávat data
Seřaďte data aplikace Excel pomocí automatického filtru
První metodou vyberete požadované informace před jejich přenosem do aplikace Word pomocí funkce filtrování přímo v aplikaci Excel:
- V Excelu otevřete tabulku, ze které chcete získat informace.
- V aplikacích Excel 2003, 2002 / XP a 2000 klikněte na libovolnou buňku v seznamu a poté vyberte nabídku DATA-FILTER-AUTOFILTER.
V aplikaci Excel 2007 najdete funkci filtrování na kartě »Start« ve skupině EDIT. Klikněte ve skupině na tlačítko TŘÍDIT A FILTROVAT a poté klikněte na FILTR. - Excel nyní převede záhlaví sloupců vašeho seznamu na takzvané »rozevírací seznamy«, které poznáte podle šipek směřujících dolů. Pomocí těchto seznamů můžete vybrat kritéria, která by měla platit pro články, které hledáte.
Když v aplikaci Excel 2007 kliknete na šipku směřující dolů, objeví se ve sloupci »Kategorie« nová nabídka, ve které jsou vybrány všechny položky. Nejprve deaktivujte zaškrtávací políčko před »Vybrat vše« v této nabídce. Poté znovu aktivujte zaškrtávací políčko před požadovanou kategorií. - Automatický filtr je obzvláště vhodný pro naše účely, protože nyní automaticky skrývá všechny položky seznamu, které nesplňují požadované kritérium. Výsledkem je přesně ta tabulka, kterou chcete přenést do Wordu. Můžete je snadno zvýraznit, zkopírovat a vložit do textu aplikace Word.
Některé řádky v tabulkách aplikace Excel jsou často pro lepší přehled zvýrazněny barevně a někdy chcete upozornit na změny v buňkách pomocí podmíněného formátování. Jako speciální funkci nabízí filtr aplikace Excel 2007 možnost filtrování podle barev řádků. Chcete -li to provést, vyberte buňku v seznamu článků a přepněte na funkci filtru na kartě »Start« ve skupině »Upravit«. Vyvolejte funkci SORT AND FILTER-FILTER. Klikněte na šipku dolů v libovolném záhlaví sloupce.
Nyní v nabídce, která se otevře, vyberte položku »Filtrovat podle barvy«. Poté budete mít na výběr ze všech barev řádků v tabulce. Vyberte požadovanou barvu. Technologie s AutoFilterem v zásadě funguje docela dobře, ale má také několik nevýhod: Na jedné straně musíte nechat Word připravit data. Navíc není možné propojení mezi Wordem a Excelem, takže musíte postup opakovat, pokud se například změní ceny, položky budou z programu odstraněny nebo budou přidány nové. Měli byste tedy znát druhou, málo známou alternativu, která tyto nevýhody nemá a pro kterou nemusíte Word opouštět.
Vložte tabulky aplikace Excel jako databázi v aplikaci Word 2007
Přesně řečeno, seznam vytvořený v Excelu není nic jiného než databázová tabulka: pole jsou uspořádána ve sloupcích a datové záznamy (položky seznamu) v řádcích. K tabulkám aplikace Excel proto můžete také použít databázové rozhraní Wordu.
V aplikaci Word 2007 byl panel nástrojů databáze odstraněn kvůli novému konceptu ovládání. K pohodlnému vyvolání této funkce je proto nejprve nutné zahrnout tlačítko VLOŽIT DATABÁZI na panel nástrojů rychlého přístupu.
Postupujte následovně:
- Klikněte pravým tlačítkem na pás karet a v místní nabídce vyberte PŘIZPŮSOBIT NÁSTROJ PRO RYCHLÝ PŘÍSTUP.
- Poté v dialogovém okně, které se nyní otevře, nastavte v rozevírací nabídce VYBRAT PŘÍKAZY položku »Všechny příkazy«.
- Vyhledejte v seznamu »Vložit databázi« a přeneste tuto položku pomocí tlačítka PŘIDAT do pravého seznamu se všemi předchozími tlačítky na liště rychlého přístupu.
- Nyní zavřete dialogové okno Možnosti aplikace Word pomocí OK.
Nyní jste zpět v normálním pracovním prostředí aplikace Word a můžete pomocí tlačítka, které jste právě vytvořili, importovat seznam článků do sešitu aplikace Excel jako databázi ve Wordu.
Zde je přesný postup pro import seznamu článků jako databáze do aplikace Word 2007:
- Otevřete dokument, do kterého chcete importovat seznam článků, a umístěte kurzor na požadovanou pozici vložení seznamu článků.
- Klikněte na nově přidané tlačítko VLOŽIT DATABÁZI na liště rychlého spuštění.
- V následujícím dialogu klikněte na IMPORT DAT a poté vyberte soubor aplikace Excel, ze kterého chcete importovat data.
- Dialog nyní obsahuje seznam listů ve vybraném souboru. Vyberte název listu s vašimi údaji a ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko PRVNÍ ŘADA DAT OBSAHUJÍCÍ HLAVY SLOUPKŮ. Svůj výběr potvrďte tlačítkem OK.
- V dialogovém okně databáze klikněte na tlačítko POPTÁVKOVÉ MOŽNOSTI, abyste do dokumentu vložili pouze určité řádky.
- Na kartě »Filtrovat záznamy dat« pak můžete definovat kritéria tak, aby Word z tabulky Excelu četl pouze požadované řádky.
- Pokud chcete, můžete pomocí ostatních karet v dialogovém okně definovat kritéria řazení a vybrat pole, která se mají importovat. Nakonec potvrďte svá nastavení pomocí OK.
- Poté klikněte na VLOŽIT ÚDAJE. Nyní můžete omezit počet datových záznamů, které mají být čteny. Aktivujte prosím zaškrtávací políčko před volbou VLOŽIT JAKO POLE, aby aplikace Word mohla uložit všechny parametry tohoto konkrétního dotazu. Aktuální stav dat si můžete kdykoli přečíst pouhou aktualizací funkce pole pomocí klávesy F9.
- Nakonec své zadání potvrďte tlačítkem OK. Všechny řádky z tabulky aplikace Excel, které odpovídají možnostem dotazu, budou nyní vloženy na aktuální pozici kurzoru.
