Excel: Přeneste schůzky do kalendáře aplikace Outlook

Automaticky přenášet informace z tabulek aplikace Excel jako položky kalendáře pro aplikaci Outlook

V našem digitalizovaném světě patří mobilní zařízení, jako jsou chytré telefony, tablety nebo chytré hodinky, mezi nejdůležitější každodenní společníky. Jsou užitečné v mnoha ohledech a pomáhají lidem efektivně organizovat a strukturovat jejich každodenní rutinu. To platí především pro digitální kalendář, jehož schůzky se při používání aplikace Microsoft Outlook přenášejí v reálném čase do všech mobilních zařízení.

• Současně není nepravděpodobné, že budete dostávat schůzky v seznamu Excel ve svém profesionálním nebo soukromém prostředí. Ty mohou být například odeslány jako soubor aplikace Excel zákazníkem nebo dodavatelem v rámci projektu. Namísto ručního přenosu nebo tisku dat a informací v aplikaci Outlook lze schůzky připravit v aplikaci Excel v několika krocích, aby se automaticky přenesly do vašeho kalendáře aplikace Outlook. Před importem máte možnost buď:
• v osobním kalendáři popř
• uložit do skupinového kalendáře, který používá několik členů týmu.

Přenos událostí aplikace Excel do kalendáře aplikace Outlook - 3 jednoduché kroky v aplikaci Excel

Ve starších verzích aplikací Microsoft Excel a Microsoft Outlook bylo možné číst soubor aplikace Excel přímo do aplikace Outlook. Aktuální verze, jako je Outlook 365 nebo Outlook 2022-2023, nemohou importovat soubory aplikace Excel. Z tohoto důvodu je nutné soubor v Excelu předem převést do formátu CSV.

Chcete -li importovat schůzky z aplikace Excel do kalendáře aplikace Outlook, postupujte následovně:

1. V prvním kroku zadejte seznam schůzek, pokud je to možné, názvy sloupců, které jsou poskytovány pro schůzky v aplikaci Excel. Mimo jiné jsou vhodné následující:

   Předmět, začíná na, začíná na, končí na, celodenní událost, připomenutí zapnuto / vypnuto, připomenutí v, připomenutí v, umístění a další názvy polí.

   Názvy nových schůzek v aplikaci Microsoft Outlook můžete použít jako vodítko pro záhlaví sloupců.

   

2. V dalším kroku uložte sešit aplikace Excel jako soubor CSV (oddělený oddělovačem) a zavřete jej.

3. Po uložení je soubor CSV oddělen středníkem. Pro import však Outlook vyžaduje soubor oddělený čárkami. Chcete -li vyměnit znaky, otevřete vytvořený soubor CSV v editoru Windows 10 a nahraďte každý středník čárkami v části UPRAVIT - VYMĚNIT.

   

4. Poté soubor uložte pod stejným názvem a přepněte do aplikace Microsoft Outlook.

Import dat aplikace Excel do aplikace Microsoft Outlook - co byste měli vědět

Po otevření aplikace Microsoft Outlook importujte data z aplikace Excel podle následujících pokynů.

1. Aktivujte kalendář podle svého výběru.

2. Zavolejte příkaz IMPORT / EXPORT v nabídce SOUBOR.

3. V průvodci importem / exportem vyberte položku IMPORT Z JINÝCH PROGRAMŮ NEBO SOUBORŮ a klikněte na tlačítko DALŠÍ.

   

4. V dalším okně vyberte položku „Hodnoty oddělené čárkami“ a klikněte na DALŠÍ.

   

5. V okně FILE TO IMPORT klikněte na BROWSE a vyberte soubor schůzky.

   

6. V možnostech, které musíte rozhodnout:

   • Zda mají být stávající položky nahrazeny importovanými položkami kalendáře,
   • Zda se srážející data zadávají dvakrát nebo
   • Zda duplikáty nemají být importovány kdykoli.

   Po kliknutí na DALŠÍ můžete jako cílovou složku vybrat požadovaný kalendář.

7. V dalším kroku budete dotázáni, zda mají být importovány události určené jako rozsah. Po kliknutí na DOKONČIT se schůzky automaticky přidají do kalendáře.

   

8. Po importu najdete schůzky ve svém kalendáři aplikace Outlook.

   

Důležité: Aby import dat kalendáře z aplikace Microsoft Excel fungoval hladce, je důležité, aby byly informace o poli zadány správně. U dat to znamená, že je nutné vybrat formát DD.MM.RRRR. Minimálně musí být časy zadány ve formátu HH: MM, aby je bylo možné přečíst v aplikaci Microsoft Outlook. Máte také možnost zadávat kategorie. Upozorňujeme, že na schůzku je přenesena pouze jedna kategorie.

Pokud používáte vlastní názvy polí, Microsoft Outlook vás před jejich importem požádá o ruční přiřazení polí.

Přenos událostí aplikace Excel do kalendáře aplikace Outlook - postup do Office 2010

Chcete -li importovat položky kalendáře v aplikaci Outlook ze souborů aplikace Excel, pokračujte do Office 2010 nebo starších verzí takto:

1. Dejte svému seznamu schůzek následující záhlaví sloupců (bez uvozovek): "Začíná datem, předmětem, začíná datem, koncovým datem, kategorií, místem a celodenní událostí.

2. V každém případě se ujistěte, že jsou jména zapsána bez mezer. To je důležité, aby aplikace Outlook mohla data později přečíst správně.

3. Do řádků pod těmito nadpisy zadejte konkrétní data schůzky nebo je zkopírujte z jiné tabulky.

4. Zvýrazněte svůj seznam schůzek od první buňky po poslední použitou.

5. Do pole Název zadejte libovolné jméno, například „Události“ (opět bez uvozovek). Pole názvu najdete nalevo od řádku pro úpravy, jak ukazuje následující obrázek:

   

6. Zadání jména potvrďte klávesou Enter.

7. V posledním kroku uložte sešit a zavřete Microsoft Excel. Poté otevřete Microsoft Outlook.

Import položek kalendáře do aplikace Microsoft Outlook

Import položek kalendáře z aplikace Microsoft Excel je podobný aktuální verzi aplikace Microsoft Outlook. Na rozdíl od aplikace Outlook 365 mají starší verze aplikace Outlook možnost číst přímo v souboru aplikace Excel. Mezikrok prostřednictvím souboru CSV není nutný. Data lze číst následujícím způsobem:

1. V prvním kroku aktivujte kalendář podle svého výběru.

2. Zavolejte příkaz IMPORT / EXPORT v nabídce SOUBOR. V průvodci importem / exportem vyberte položku IMPORT ZMĚNY PROGRAMŮ NEBO SOUBORŮ a klikněte na tlačítko DALŠÍ.

3. V dalším okně vyberte MICROSOFT-EXCEL a klikněte na DALŠÍ.

4. V okně FILE TO IMPORT klikněte na BROWSE a vyberte soubor schůzky.

5. V možnostech rozhodujete, zda mají být stávající položky nahrazeny importovanými prvky, zda mají být zadány duplicitní schůzky nebo zda se nemají importovat duplikáty.

6. Po kliknutí na DALŠÍ můžete jako cílovou složku vybrat svůj kalendář. V dalším a posledním kroku budete dotázáni, zda mají být importovány události určené jako rozsah. Po kliknutí na DOKONČIT se schůzky přidají do kalendáře.

Závěr: Import dat z Excelu do Outlooku je snadné

Namísto ručního zadávání schůzek z aplikace Excel do aplikace Microsoft Outlook lze položky kalendáře exportovat a importovat automaticky v několika krocích.

Ve starších verzích Office je možné importovat soubory aplikace Excel přímo do aplikace Outlook. V aktuálních verzích je import možný pouze pomocí souboru CSV odděleného čárkami. Průvodce importem aplikace Microsoft Outlook provede uživatele procesem importu. Tímto způsobem můžete automaticky integrovat jednu nebo více schůzek do svého kalendáře v aplikaci Microsoft Outlook během několika minut nebo můžete použít skupinový kalendář.

FAQ

Jaký je rozdíl mezi souborem CSV a souborem aplikace Excel?

Soubory aplikace Excel představují konkrétní formát aplikace Excel a lze je číst v aplikaci Microsoft Excel a dalších kompatibilních programech. CSV znamená hodnoty oddělené čárkami a také označuje formát souboru, ve kterém jsou data oddělena čárkami nebo středníkem. Přípona názvu souboru je .csv. Soubory CSV se vyznačují vysokou mírou kompatibility, a proto je lze použít mezi různými počítačovými programy a operačními systémy.

Jaké funkce má průvodce importem v aplikaci Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook je určen ke zpracování a importu různých formátů souborů. Aplikace Outlook má pro tuto funkci asistenta importu / exportu. Mimo jiné to zjednodušuje import souborů CSV nebo VCF z jiných programů nebo operačních systémů. Průvodce automaticky provede uživatele dotazem a poté importuje nebo exportuje požadované informace.