Nastavení aplikace Outlook: Jak najít a zálohovat data

Pokyny krok za krokem

Stovky nebo tisíce e -mailů, příloh, záznamů v kalendáři a dat se hromadí v aplikaci Microsoft Outlook v průběhu měsíců nebo let. Pokud chcete tato data a nastavení aplikace Outlook uložit, abyste je mohli přesunout do nového počítače nebo vytvořit zálohu, existují různé možnosti a způsoby, jak to provést.

Je důležité, aby vaše data v aplikaci Microsoft Outlook a nastavení v aplikaci Outlook byla uložena v různých souborech. Zatímco všechny e-maily, položky kalendáře a data jsou uložena v takzvaných souborech PST nebo OST, nastavení funkcí je uloženo v registru Windows. Aby bylo možné zálohovat nastavení i data, musí být vždy zálohovány soubory v souborech registru a kontejnerů s daty aplikace Outlook.

Zálohování dat přímo z aplikace Microsoft Outlook

Přímo z aplikace Outlook je možné ukládat všechna data, jako jsou e-maily, včetně jejich příloh, schůzek, úkolů, kontaktů, poznámek a dat deníku, protože Microsoft Outlook ukládá tyto informace do centrálního souboru s příponou * .PST nebo * .OST . Ve výchozím nastavení se soubor jmenuje Outlook.pst nebo Outlook.ost. Pokud používáte několik profilů nebo spravujete různé e-mailové účty v aplikaci Microsoft Outlook, pro každý profil nebo účet se vytvoří samostatný soubor PST nebo OST. Všechna archivovaná data jsou také uložena v souborech PST.

Soubory PST (soubory osobního úložiště) jsou takzvané kontejnerové soubory, které jsou schopné ukládat různé informace z aplikace Microsoft Outlook. A co je nejdůležitější, účty POP-3 ukládají své informace do souborů PST. Do aplikace Outlook 2013 byla data z účtů IMAP ukládána také do souborů PST. Od verze Microsoft Outlook 2016 jsou data uložena v souboru OST (offline soubor aplikace Outlook). Kromě souborů OST a PST musí aplikace Outlook rozlišovat také mezi soubory NST. Jedná se o soubory úložiště skupiny aplikace Outlook. Jsou v něm archivovány skupinové konverzace nebo data místní skupiny.

Všechny soubory PST generované aplikací Outlook lze ve výchozím nastavení v závislosti na operačním systému nalézt v následující složce:

Windows 10: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Soubory kontejneru jsou obvykle skryté, takže je nelze zobrazit běžným vyhledáváním v Průzkumníkovi Windows. Aby byly soubory kontejnerů v Průzkumníku viditelné, zavolejte příkaz „Nástroje → Možnosti složky → Zobrazit"A přepnout možnost"Zobrazit skryté soubory, složky a jednotky"a. Uživatelé systému Windows XP zvolí: "Skryté soubory a složky: Zobrazí všechny soubory a složky“.

Lokalizujte cesty úložiště v aplikaci Outlook

Další způsob, jak vyhledat cesty úložiště souborů kontejneru, najdete přímo v Outlooku. Následující tři kroky vám poskytnou konkrétní informace o tom, které soubory PST nebo OST jsou místně uloženy ve vašem počítači:

1. Přejděte v Outlooku na kartu „Soubor“ a přepněte do nabídky „Informace“.

   

2. V dalším kroku přejděte do nabídky možností „Nastavení účtu“.

   

3. Přejděte na kartu „Datový soubor“ a vyhledejte ve svém počítači jednotlivé soubory OST nebo PST a jejich cesty.

   

Různé ukládání dat informací z Outlooku

Srdcem aplikace Microsoft Outlook jsou soubory PST nebo OST. Ukládají se do nich data, přílohy e-mailů, položky kalendáře a mnoho dalšího. Největší rozdíl mezi soubory PST a OST je v jejich dostupnosti. Soubory PST obsahují všechna data odesílaná a přijímaná pomocí aplikace Microsoft Outlook. Soubory OST lze naopak zobrazit jako místní kopii dat aplikace Outlook. Duplikát souboru je vyžadován v případě přerušení internetového příjmu, abyste mohli nadále pracovat s aplikací Outlook. Skutečný hlavní soubor je obvykle umístěn na serverech společnosti Microsoft, například s účtem Microsoft Exchange. Je automaticky přístupný a aktualizován online.

Kromě souborů OST a PST je nastavení účtu Outlook uloženo v registru Windows.

Vytvořte a uložte soubor PST - snadno možné z aplikace Outlook

1. Chcete -li uložit individualizovaný soubor PST z aplikace Microsoft Outlook, přejděte na kartu „Soubor“ a přepněte do oblasti nabídky „Otevřít a exportovat“.

   

2. V dalším kroku klikněte na tlačítko „Import / Export“ a v následujícím okně výběru vyberte položku „Exportovat do souboru“.

   

3. Další krok vám dává možnost vytvořit datový soubor aplikace Outlook nebo soubor oddělený čárkami. Vyberte datový soubor aplikace Outlook (PST).

   

4. V posledním kroku si můžete vybrat, která data a informace chcete uložit do souboru PST. Rozsah dat určujete výběrem jednotlivých složek.

   

Soubor PST lze uložit do mezipaměti na místo úložiště, jako je velkokapacitní úložiště, DVD nebo pevný disk. Pokud je váš původní soubor PST poškozen, například selháním programu, a již jej nelze otevřít, můžete jej nahradit zálohovaným souborem PST. Pokud si přejete přečíst soubor PST do aplikace Microsoft Outlook na novém počítači, proveďte to také v pomocníkovi pro import a export v položce nabídky „Importovat z jiných programů nebo souborů“.

Při načítání souboru PST z disku DVD se může zobrazit chybová zpráva. Aplikace Outlook hlásí, že soubor PST je chráněn proti zápisu a data nečte. V takovém případě musíte odstranit ochranu proti zápisu. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na soubor po zkopírování na pevný disk v Průzkumníkovi Windows, vyberte položku nabídky „Vlastnosti“ a deaktivujte atribut „Pouze pro čtení“.

Zálohujte nastavení účtu Outlook - tak to funguje

Po vytvoření a zálohování souboru PST byste měli také zálohovat nastavení účtu aplikace Outlook. Nastavení účtu a profilu najdete v registru Windows. Pro aktuální verzi aplikace Microsoft Outlook jsou uloženy v následujícím klíči:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profily
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Uživatelé aplikace Outlook 2010 najdou nastavení pod následující cestou:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profily \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Cesta obsahuje samostatnou složku pro každý z profilů, které používáte. Nastavení pro e -mailové účty jsou uložena v každé z těchto složek profilu ve složce 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Uložte soubor registru ve třech krocích

Chcete -li uložit příslušný soubor, postupujte následovně:

1. Zavřete všechny aplikace Office a zejména Microsoft Outlook.

2. V systému Microsoft Windows klikněte pravým tlačítkem na "Start" a vyberte položku nabídky "Spustit." Otevře se nové okno, ve kterém zadáte následující příkaz: Regedit.

   

3. Vyhledejte příslušnou položku v editoru registru. Kliknutím pravým tlačítkem myši můžete soubor zkopírovat a dočasně uložit na bezpečné místo.

   

Pokud byste chtěli takto uložená profilová data po přeinstalaci Windows nebo Outlooku znovu importovat, stačí dvojité kliknutí na soubor REG v Průzkumníku Windows.

Důležité: Při každém importu přepíšete nastavení profilu v registru. Abyste předešli ztrátě dat a selhání systému, měli byste provádět změny registru pouze tehdy, pokud jste vytvořili záložní kopie a jste si jisti, že import souborů registru má smysl a je účelný.

Shrnutí: Zálohujte data a nastavení aplikace Outlook ze dvou různých cest

Pokud chcete vytvořit záložní kopii dat a nastavení z aplikace Microsoft Outlook, musíte archivovat minimálně dva různé soubory. Důvodem je, že vaše e -maily, položky kalendáře a všechna data aplikace Outlook jsou obvykle zálohována v souborech PST nebo OST. Naproti tomu vaše nastavení jsou uložena a uložena v registru systému Windows. Buď můžete zkopírovat existující soubor PST přímo z Průzkumníka Windows a dočasně jej uložit na bezpečné místo.

Alternativně můžete také vytvořit soubor PST přímo pomocí asistenta importu / exportu aplikace Outlook. Odpovídající soubor registru najdete zadáním příkazu „regedit“ v okně „Spustit“.

Jakmile zálohujete všechny soubory, můžete nainstalovat aplikaci Outlook do nového počítače a pokračovat ve stávajících datech a nastaveních. Je také účelné nepřetržité zálohování dat, aby bylo vždy chráněno před ztrátou dat, viry nebo útoky hackerů.

FAQ

Co je uloženo v registru v systému Microsoft Windows?

Registr nebo registrová databáze může být označována jako centrální konfigurační databáze. Ukládá konkrétní nastavení pro Microsoft Outlook i nastavení pro Windows. Kromě nastavení programu jsou v registru uloženy také automaticky spuštěné programy a informace týkající se systému.

K čemu slouží příkaz regedit?

Pomocí příkazu Regedit nebo Regedit.exe otevřete editor registru v systému Microsoft Windows. Poté můžete zobrazit, upravit nebo zkopírovat jednotlivé položky v registru systému Windows.

Jaký obsah je uložen v souborech OST?

Většina moderních e -mailových účtů pracuje s offline datovými soubory (OST). Synchronizované kopie informací o poštovní schránce jsou v nich uloženy lokálně. Hlavní kopie je obvykle umístěna na online serveru, například v případě účtů Microsoft Exchange na serveru Microsoft.