Kompatibilita se slovy: 4 tipy a triky

To provedete, pokud jsou verze Office nekompatibilní

Praktické počítačové programy výrazně zjednodušily digitální svět práce i soukromého života. Především Microsoft textový program Word. Pravidelný další vývoj tohoto softwaru nepřináší jen nové praktické funkce, ale často také problémy s kompatibilitou. Ale co jsou zač a jak je můžete potkat?

1. Kompatibilita s verzemi Wordu: co to znamená?

Softwarová společnost Microsoft vydává v pravidelných intervalech nové balíčky Office. Toto je kolekce softwaru běžně používaného v kanceláři. Licence k používání nejnovější verze můžete získat zakoupením aktualizovaných verzí. Standardně takový balíček obsahuje textový program Word, prezentační software PowerPoint a tabulkový procesor Excel.

Od původní verze aplikace Word 2000 vydala společnost Microsoft Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 a 2022-2023. Inovace znamenají, že manipulace je pokaždé snazší, i když s různými detaily. Další zásadní změna se týká převodu formátu souboru z aplikace Word 2003 do aplikace Word 2007 do formátu souboru založeného na formátu XML. XML znamená „Extensible Markup Language“ - v němčině to znamená něco jako „rozšiřitelný strojově čitelný jazyk pro textovou produkci“. Jinými slovy: Je to jazyk, kterému rozumějí Word i PC.

Uvedené změny znamenají nejen změnu pro uživatele, ale také zahrnují problémy s kompatibilitou aplikace Word. Co se ale přesně stane, když otevřete zastaralý nebo novější soubor Word a jak lze problémy vyřešit?

2. Co se stane, když otevřu nekompatibilní verze Wordu?

Existují dva důvody, proč soubor aplikace Word, který má být otevřen, není kompatibilní s verzí Office nainstalovanou ve vašem počítači: Buď ve svém počítači používáte starší verzi Wordu, nebo byl přijatý dokument vytvořen v předchozí verzi. Výsledné problémy jsou vždy srovnatelné.

Pokud používáte starší verzi, budete mít pravděpodobně potíže s otevřením souboru a některé funkce se zobrazí nesprávně nebo vůbec. Na druhou stranu, pokud používáte novější verzi aplikace Word než autor dokumentu aplikace Word, změny, které jste provedli - s novější verzí aplikace Word - se nemusí zobrazit nebo zobrazit nesprávně.

Pokud máte v úmyslu vyměňovat si dokumenty s kolegy nebo přáteli, doporučujeme je uložit v kompatibilním formátu souboru nebo pracovat v režimu kompatibility. To znamená, že dokument aplikace Word je uložen v takovém formátu, že jej lze bez problémů otevřít v různých verzích programu.

Problém s formáty souborů: DOC nebo DOCX?

Nejproblematičtější jsou novější dokumenty aplikace Word, které by měly být otevřeny ve starších verzích programu Word 2000, Word XP nebo 2003. Protože všechny verze mladší než 2003 jsou uloženy v optimalizovaném formátu souboru. Místo souboru s příponou .doc vytvořte Word 2007, 2010, 2016 a 2022-2023 soubory s příponou .docx.

Za tím je změna způsobu ukládání textového souboru. Soubor .docx ukládá obrázky a text mimo jiné ve formě dat XML a poté je komprimuje, podobně jako složka ZIP.

Word rozbalí obsah pouze při otevření takových dokumentů. To znamená, že je zapotřebí méně úložného prostoru - a například odesílání e -mailem je snadnější. Pokud však máte ve svém počítači nainstalovanou starší verzi Wordu, nebudete moci tento nový formát otevřít a v důsledku toho nebudete mít přístup k textovému a obrazovému obsahu.

Různé funkce a formátování: co se přidá, co se ztratí?

Různé verze aplikace Word se navíc liší funkčností a styly. Například od Wordu 2010 došlo k rozšířenému formátování číslování a od roku 2016 mohou uživatelé označovat komentáře v dokumentu jako dokončené.

Pokud používáte starší verzi, nelze se vyhnout nekompatibilitě. Váš program Word nesprávně interpretuje určité prvky, jako jsou písma, a nemusí je vůbec zobrazovat. Následuje přehled dalšího vývoje funkcí ve Wordu od roku 1997:

Vlastnosti	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Vzorce
Hlavní a vedlejší písma
Rozšířené formáty číslování
Komentáře lze označit jako vyřízené
Podívejte se na změny provedené spoluautory v reálném čase

Toto je jen část funkcí, které byly přidávány z generace na generaci Office. Office2022-2023 má například mnoho dalších nastavení, která umožňují větší přístupnost.

Byly však přidány nejen možnosti, ale také byly ztraceny prvky z předchozích verzí. Pokud chcete i nadále přistupovat ke starým funkcím a postupně si zvykat na nové verze Office, stojí za to uchýlit se ke speciálním trikům, pomocí kterých se vyhnete otravným dialogům nastavení.

3. Jak zjistím kompatibilitu svého dokumentu s ostatními?

Aby byla zajištěna kompatibilita dokumentu s jinými verzemi Microsoft Office při psaní textu, doporučuje se kontrola kompatibility. Především získáte informace o tom, zda jsou použité funkce podporovány ve starších verzích:

Kompatibilitu zkontrolujete pomocí následujících čtyř kroků:

Klikněte na kartu „Soubor“ a vyberte tlačítko „Informace“.

Vyberte „Zkontrolovat problémy“.

V rozevírací nabídce vyberte možnost „Zkontrolovat kompatibilitu“ a v případě potřeby vyhledejte odpovídající verzi Office v části „Vyberte verzi, která se má zobrazit“.

Stávající problémy s kompatibilitou jsou uvedeny v okně „Souhrn“.

Pokud se vám zde zobrazují nekompatibility, máte možnost nahradit odpovídající funkce těmi, které se zobrazují také ve starších verzích. Pro jistotu spusťte test znovu, dokud nedosáhnete požadovaného výsledku.

4. Jaké je řešení, pokud jsou verze Office nekompatibilní?

Kromě možnosti oprav jednotlivých nekompatibilit existují i elegantnější řešení kompatibilních souborů Word. I při vytváření dokumentů můžete dbát na kompatibilitu s předchozími verzemi. Někdy je však nutné stáhnout další program.

Compatibility Pack pro Microsoft Office 2000, XP a 2003

Pro uživatele Microsoft Office 2000, XP nebo 2003 je vyžadován takzvaný „Compatibility Pack“. Jak již bylo zmíněno, od aplikace Word 2007 existují různé formáty souborů. K otevírání souborů .docx se staršími verzemi Office je nutný doplňkový balíček.

Existují podobné převaděče, které vám umožňují otevřít staré soubory Works ve Wordu. Pokud jde o funkčnost, takové aplikace pro převod jsou velmi podobné. Importujete textový soubor a získáte výstup v cílovém formátu. Zatímco otevírání textových souborů .docx pomocí "Compatibility Pack" funguje spolehlivě, grafika a text souborů .docx se někdy zobrazují nesprávně. To se také stane, když uložíte a upravíte textový soubor .doc v aplikaci Word 2007 nebo novější.

Cílené úložiště ve správném formátu: takto to funguje

S „Compatibility Pack“ máte převodník, který vám umožní přístup k dokumentům .docx. A naopak, pokud používáte novější verzi Wordu, můžete mít problémy s přístupem k souborům .doc. Soubor .doc lze uložit ve formátu .docx pouhými několika kliknutími:

Klikněte na kartu Soubor.

Vyberte „Uložit jako“.

Z rozevírací nabídky vyberte místo souboru .doc .docx.

Klikněte na tlačítko „Uložit“.

Vytvářejte dokumenty aplikace Word pro starší verze

Pokud naopak nejste spoluautorem, ale vytvoříte dokument aplikace Word a poté jej sdílíte s uživateli verzí softwaru starších než 2007, máte možnost stanovit kompatibilitu před jeho odesláním. To lze provést výběrem „Word 97-2003“ při ukládání. Postupujte následovně:

1. Přejděte na "Soubor" na hlavním panelu.

2. Klikněte na Uložit jako “.

   

3. Zvolte „Word 97-2003“ místo .docx.

   

4. Zadání potvrďte kliknutím na „Uložit“.

Máte nejen na výběr ze dvou popsaných formátů souborů, ale můžete si také vybrat z:

• Dokument aplikace Word (.docx)
• Dokument XML aplikace Word (.xml)
• Dokument XPS (.xps)
• Dokument aplikace Word 97-2003 (.doc)
• Přípona souboru v aplikaci Microsoft Word (.docm)

To vám umožní ručně určit, ve kterém formátu souboru ukládáte a sdílet textový dokument ve Wordu.

Režim kompatibility: Word převezme úpravu funkcí za vás

Word má však také režim kompatibility. Tento režim automaticky zajišťuje kompatibilitu při otevírání dokumentů, které byly vytvořeny v dřívějších verzích aplikace Word. Protože v režimu kompatibility nejsou při úpravách v nové verzi Office k dispozici žádné rozšířené a optimalizované funkce.

Lidé, kteří pracují společně na dokumentu, ale používají různé verze Office, mají proto přístup pouze k funkcím, které jsou k dispozici i pod nejstarší zapojenou verzí. Formát také zůstává nezměněn při úpravách dokumentu aplikace Word pomocí jiné generace sady Office.

Režim kompatibility se obvykle zobrazuje v záhlaví napravo od názvu dokumentu. Po aktivaci si nemusíte dělat starosti s tím, zda bude váš soubor Word i po úpravách stále kompatibilní s verzemi spoluautorů. Word za vás bude koordinovat různé verze Wordu.

Závěr: Řešení problémů s kompatibilitou se správnými znalostmi pozadí

S aplikací Microsoft Word není jen užitečné vědět, jak přizpůsobit aplikaci Word, chránit vlastní dokumenty nebo aktivovat doplňky aplikace Word. Kompatibilita verzí aplikace Word může být také překážkou, kterou můžete překonat s příslušnou znalostí praktických kroků.

To usnadňuje výměnu dat s kolegy i přáteli, kteří používají různé verze Office. Kromě režimu kompatibility můžete také použít možnosti ručního nastavení v aplikaci Word k nezávislé správě použitých funkcí a formátů souborů.

Otázky a odpovědi

Co je problém kompatibility v aplikaci Word?

Když lidé - ať už pracovní nebo soukromí - spolupracují na textovém dokumentu, ale nepoužívají stejnou verzi aplikace Microsoft Word, nastávají problémy s otevíráním souborů a s odpovídajícím zobrazováním souborů. Verze aplikace Word jsou:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 a 2022-2023

Jaký je rozdíl mezi soubory .doc a .docx v aplikaci Word?

Od Wordu 2007 se textové soubory již neukládají se zkratkou .doc, ale s příponou .docx. Za tím je komprimovanější a tedy prostorově úspornější způsob ukládání informací. Odborný termín je formát souboru.

Jak řešíte problémy s kompatibilitou?

Pokud jsou soubory aplikace Word nekompatibilní, lze to buď vyřešit ručně pomocí různých možností pro ukládání formátů. Nebo můžete ponechat zpracování problémů se zobrazením a přístup k souborům na režim automatické kompatibility aplikace Word.

Jak funguje režim kompatibility?

Režim kompatibility aplikace Word deaktivuje všechny funkce, které ve starších verzích nebyly k dispozici. To znamená, že uživatelé mají přístup k souboru Word, včetně všech revizí, bez ohledu na použitou generaci Office. Šablony stylů jsou také zachovány a zobrazeny správně.