Ruční a automatické mazání starých e -mailů - takto to funguje

Zde se dozvíte, jak sledovat staré e-maily v aplikaci Outlook a ručně je mazat, a také to, jak můžete pomocí automatické archivace automaticky odstraňovat staré e-maily.

Jak automaticky mazat e -maily pomocí AutoArchive

Funkce automatické archivace aplikace Outlook je určena k ukládání starých e-mailů, schůzek atd. Do archivního souboru a k odlehčení aplikace Outlook od starých dat. Tuto funkci můžete také použít k trvalému odstranění starých e -mailů, schůzek atd. - tj. K jejich odstranění namísto jejich přesunu do archivního souboru.

Chcete -li odstranit stará data, postupujte takto:

1. Zavolejte příkaz „Nástroje, Možnosti“ a otevřete kartu „Jiné“.
2. Klikněte zde na „AutoArchiv“.
3. Aktivujte možnost „Automaticky archivovat každých __ dní“ a zadejte interval, ve kterém má být archivace prováděna.
4. Do pole „Odstranit položky, pokud jsou starší než“ zadejte minimální věk, ve kterém musí být údaje, aby mohly být trvale odstraněny.
5. Aktivujte možnost „Trvale odstranit staré prvky“.
6. Pokud jste si jisti, že to chcete, klikněte na „Použít nastavení na všechny složky“ - již nebude žádná bezpečnostní otázka.
7. Jakmile budete hotovi, zavřete dialogy.

Jak ručně najít a odstranit staré e -maily

Pokud nepoužíváte AutoArchive k vyčištění doručené pošty a přesunutí starších e-mailů do archivního souboru, můžete použít příkaz „Vyčistit poštovní schránku“ k zobrazení a odstranění starých e-mailů ve všech složkách.

1. V Outlooku až do verze 2007 voláte příkaz „Nástroje, Vyčištění schránky“. V aplikaci Outlook 2010 přejděte na Soubor, Vyčistit nástroje, Vyčištění schránky.
2. Aktivujte možnost „Najít položky starší než … dny“ a zadejte hodnotu, například 90 nebo 180 dní.
3. Klikněte na „Hledat“.
4. Nyní se zobrazí dialog „Rozšířené vyhledávání“, ve kterém se zobrazí e-maily, které odpovídají kritériu vyhledávání. Zde můžete odstranit staré e-maily nebo je otevřít a uložit přílohy souborů, které obsahují, na pevný disk.
5. Jakmile odstraníte nepotřebné e-maily, zavřete dialogové okno.
6. Poté vyprázdněte složku „Odstraněná pošta“ a nechte osobní složku komprimovat.