Jak vytvářet a používat šablony ve Wordu

Jak správně strukturovat dokumenty aplikace Word

Word nabízí uživatelům mnoho různých možností pro navrhování textových dokumentů podle různých požadavků nebo individuálních představ. Upravit lze nejen nastavení písma, ale také rozložení a formátování dokumentů. Zvláště pokud často používáte Word a pravidelně používáte určitou textovou strukturu, můžete z funkce „šablony formátu“ výrazně těžit. Jak ale vytvoříte šablonu ve Wordu? A jak je upravujete?

Šablona ve Wordu: co to vlastně je?

Není vaše práce omezena na jeden konkrétní formát? Potřebujete přepínat mezi různými typy textu? Do Wordu můžete ukládat různé uživatelské šablony a kdykoli k nim přistupovat. To vám umožní vytvářet dokumenty s minimálním úsilím a rychle je naplnit příslušným obsahem.

Za určitých okolností se ve vašem informačním systému nahromadí několik šablon. Chcete -li mít přehled, můžete tyto ukázkové dokumenty seřadit v příslušné oblasti úkolů. Tímto způsobem ho najdete ještě rychleji, když hledáte konkrétní styl. Jak ale lze do dokumentu integrovat šablony formátů?

Na první pohled: přehledně strukturujte a upravujte texty

Výběr šablon formátů najdete na pásu karet na kartě „Start“. Ve výchozím nastavení Word definuje různé úrovně nadpisů v různých písmech a velikostech, čímž pomáhá standardizovat textové dokumenty. Nadpisy navíc tak dobře vynikají z textového nebo obrazového obsahu.

Použití šablon také umožňuje rychlejší navigaci v dokumentu. Ve Wordu zpravidla najdete na levé straně stránky takzvanou „navigační oblast“. Pokud to nevidíte, postupujte následovně:

1. Vyberte karty „Zobrazit“.

2. V oblasti „Zobrazit“ můžete zaškrtnout pole „Pravítko“, „Mřížkové čáry“ a „Navigační oblast“.

   

3. Jakmile zaškrtnete „Navigační oblast“, vlevo se zobrazí navigační lišta.

   

4. Klikněte zde na „Nadpisy“, aby se struktura záhlaví zobrazila na navigačním panelu.

Word zde zobrazuje všechny definované nadpisy a podnadpisy. Kliknutím na cílené textové pole v navigační oblasti můžete snadno přepínat mezi vrstvami, které jste vytvořili.

Musíte dodržovat konkrétní pokyny pro formátování hlavního textu a nadpisů? Obdrželi jste konkrétní pokyny, jak by měl vypadat konec dokumentu? Slovní návrhy ne vždy splňují požadavky společností, škol nebo osobního vkusu. Pokud poté použijete přizpůsobenou šablonu, můžete si být jisti, že bude vypadat jednotně a bude splňovat vaše specifikace.

Praktické a individuální: inspektor formátu Wordu

Z tohoto důvodu lze šablony přizpůsobit. Přestože aplikace Microsoft Word často určuje určitou velikost písma, písmo, konkrétní řádkování a volbu mezi zarovnanými, zarovnanými zprava nebo zleva, stále zde existuje rozsah: V nastavení můžete provádět změny, jak chcete.

Chcete -li upravit šablonu formátu nebo vytvořit nový vzor, otevřete na pásu karet kartu „Start“. Zde najdete pole „Formátovat šablony“. Klikněte na malou šipku v pravém dolním rohu. V závislosti na verzi aplikace Word máte v tomto okamžiku různé možnosti. K dispozici jsou vám následující funkce:

• Nová šablona stylu
• Inspektor formátu
• Zkontrolujte styly
• Možnosti

Zde můžete místo uvedených výrazů vidět pouze symboly. Například „A +“ znamená „Nová šablona formátu“. Kliknutím na symbol otevřete odpovídající okno.

V části „nová šablona formátu“ můžete definovat nové šablony pro formátování textu podle vlastních představ nebo po konzultaci se svým zaměstnavatelem. „Inspektor formátu“ je naopak asistent, který za vás zkontroluje, zda jsou dodržovány dříve definované šablony formátu - podobně jako „Kontrola šablony formátu“. V části „Možnosti“ můžete například použít aktuální dokument jako základ pro vytvoření nové šablony.

Dobře organizované: Takto můžete sledovat věci ve Wordu

Pokud jste se rozhodli vytvořit jednotlivé uživatelské šablony v aplikaci Microsoft Word, ukázkový dokument lze uložit na vhodné místo v úložišti. Aby bylo možné rychle otevřít soubory ve správný okamžik, měla by být příslušná složka snadno k nalezení.

Protože se v počítači může rychle hromadit velké množství dat, je zde vaše organizace obzvláště důležitá. Word navrhuje různá umístění úložiště v závislosti na typu souboru. Program Office vám zároveň nabízí možnost zobrazení všech dostupných šablon formátů.

Prostřednictvím výběru seznamu však můžete nejen přistupovat k uživatelským šablonám, ale také používat jednotlivé, hotové textové moduly. Stejně jako grafiku lze dokumenty spojit do složky a umístit do samostatného a příslušně označeného úložiště pod vaším uživatelským jménem.

Využijte potenciál: Používejte funkce Wordu správně

Díky modulům s variabilním textem lze váš text nejen vytvořit v několika krocích, ale můžete použít i další funkce pro další individualizace. V závislosti na tom, jaké požadavky by měl dokument nakonec splňovat, můžete vložit několik prvků, díky nimž bude text vypadat přitažlivěji.

Obrázky, oddělená textová pole, citáty a hypertextové odkazy, které vyčnívají ze zbytku textu, často oslovují zejména čtenáře a vzbuzují jejich zájem. Obsah, seznam zdrojů, jména autorů a datum a čísla stránek jsou obvykle součástí formálních základů, které většina dokumentů obsahuje.

Pokud se souborem pracuje více než jedna osoba, může pomoci zahrnout cestu, ze které je přístup k umístění souboru dokumentu, v záhlaví nebo zápatí textu. Vaše uživatelské jméno může být viditelné v nabídce, aby každý, kdo pracuje s textem, viděl, kdo dokument vytvořil nebo upravil.

Šablony a další funkce: přitažlivost dokumentů

Různé funkce Wordu vám také umožňují revidovat stávající šablony. Pokud chcete provést opravy, můžete například použít funkci „Najít a nahradit“. Pokud si všimnete chyby v šabloně poté, co jste ji již uložili do složky, můžete stále integrovat provedené změny a aktualizovat dokument. Záznam pak lze otevřít v aktuální verzi.

Když nastavujete stránku, můžete pomocí tlačítka využívat různé funkce pole. Kromě maker můžete například do textu vkládat texty automobilů pouhými několika kliknutími, které jste předem zformulovali a chtěli byste je často používat. I když můžete rychle vyvolat a aktivovat příkazy, které se v makrech používají pravidelně, můžete tuto funkci použít k začlenění textových polí nebo grafiky do dokumentu.

Je dobré vědět: Jak efektivně pracovat s aplikací Microsoft Word

V každodenním profesionálním životě jsou nejen šablony a funkce, jako jsou makra nebo textové moduly, užitečnými prvky Wordu. Jakýkoli soubor můžete uložit jako PDF. Dokumenty pak lze rychle odeslat a již je nelze snadno měnit jinými lidmi.

Program Office vám také umožňuje provádět překlady a vytvářet formulářová písmena. Tímto způsobem můžete oslovit mnoho příjemců nejen rychle, ale také efektivně. Celkově vám Microsoft Word nabízí praktický způsob řešení široké škály požadavků na vytváření textu. Strukturovaný přehled funkcí získáte na pásu nabídek v aplikaci Office.

Otázky a odpovědi

Jak vytvořím ve Wordu šablonu formátu nebo šablonu uživatele?

Na pásu karet vyberte kartu „Start“. Poté vyhledejte v horní liště pole „Formátovat šablony“. Zde najdete malou černou šipku: Pokud na ni kliknete, otevře se další pole. V dolní části najdete možnosti, které máte k dispozici pro úpravy šablon. „Nová šablona formátu“ nebo symbol plus označují možnost vytvoření nové šablony.

Jaká nastavení mohu provést pro své šablony?

Nejprve zadejte šabloně formátu uživatelské jméno. Tímto způsobem můžete vzor znovu najít později v nabídce nebo na požadovaném místě pro ukládání souborů. Poté můžete určit, o jaký typ dokumentu se jedná. Vytváříte šablonu tabulky? Nebo ukázkový seznam? V ostatních nastaveních lze také zadat písmo a velikost, mezery a značky.