Profesionálně vytvářejte podpisy aplikace Outlook

Pouhými několika kliknutími k podpisu aplikace Outlook

Podpis v aplikaci Outlook lze označit jako kus textu, který je přidán ručně nebo jako výchozí do e -mailové zprávy. Je běžné zahrnout podpisy do pracovních e -mailových zpráv. Podpis na firemním e -mailu uvádí autora zprávy a poskytuje nejdůležitější kontaktní informace. Lze tomu říkat elektronická vizitka.

V obchodních e -mailech jsou zákonem vyžadovány podpisy. Kromě odesílatele a obecných kontaktních údajů musí být uvedeny také povinné informace o názvu společnosti a právní formě, což je ekvivalent k hlavičkovému papíru.

V soukromém prostředí zákon nevyžaduje podpis. Z pochopitelných důvodů má smysl zahrnout podpis také do soukromých e-mailů:

• Nepochybně vás identifikuje jako odesílatele zprávy
• Díky podpisu bude váš e -mail vypadat profesionálně
• Podpisem a zadáním kontaktních údajů zpráva obvykle není odfiltrována filtrem nevyžádané pošty

Stručně řečeno, dává smysl a zdá se být autentické přidat podpis ke každé e-mailové zprávě. Microsoft Outlook nabízí mnoho možností pro vytváření, přizpůsobování a individualizaci různých podpisů.

Vytvořte podpis v aplikaci Outlook: Jak vytvořit podpis pomocí několika kliknutí myší

V aplikaci Outlook vytvoříte podpis podle následujícího vzoru:

1. Otevřete novou e -mailovou zprávu a v nabídce Vložit přejděte na kartu Podpis.

   

2. Otevře se okno, ve kterém můžete buď upravit své stávající podpisy, nebo vytvořit nový podpis s individuálním formátováním. Jako obsah soukromého podpisu jsou zvláště vhodné následující:

   • Tvé jméno.
   • Vaše adresa.
   • Kontaktní informace, jako je telefon, fax a e -mail.
   • Volitelné: adresa vašeho soukromého webu.

   Kromě toho můžete volitelně také začlenit obrázky nebo animované soubory GIF.webp jako logo do svého podpisu, abyste mohli navrhnout podpis v html jednotlivě a jedinečně.

   

3. Textové pole, ve kterém navrhujete svůj podpis, nabízí širokou škálu možností přizpůsobení. Kromě jiného můžete krok za krokem:

   • Vyberte písmo, barvu písma a velikost písma.
   • Určete zarovnání textu: zarovnání doleva, zarovnání doprava nebo vycentrování.
   • Začlenit fotografie a odkazy.
   • Do pole Vizitka vložte vizitku ve formátu vcf.
   • Vyberte e -mailový účet, se kterým má být podpis doručen.
   • Rozhodněte, zda má být podpis použit také pro odpovědi na e-maily a přeposílání.

Jakmile provedete všechny položky, dokončete vytváření podpisu pomocí OK. Podpis je nyní doručen jako standardní podpis pro použitý e-mailový účet. Existuje také možnost navrhnout více podpisů pro jeden e -mailový účet nebo pro více účtů. Zatímco podpis je dodáván jako standardní podpis, můžete alternativní podpisy vložit ručně, pokud je to nutné.

Jak změnit podpis

Pokud chcete změnit podpis, existují v Outlooku dvě uživatelsky přívětivé alternativy:

1. Do vyhledávacího pole v horní části aplikace Outlook zadejte hledaný výraz „Podpisy“ a otevřete svůj podpis kliknutím na „Akce / Podpis“.

   

2. Stejným způsobem jako při vytváření nového podpisu otevřete novou zprávu a přejděte na lištu nabídky na kartu Podpis.

   Změny podpisu je třeba uložit kliknutím na tlačítko myši s „OK“. Změněný podpis je pak automaticky připojen k vašim e-mailům, v závislosti na konkrétním nastavení.

Kde najdete vhodné šablony pro podpisy

Existují užitečné odkazy a návrhy pro vytváření podpisů na internetu. Společnost Microsoft jako výrobce aplikace Microsoft Outlook vám také nabízí šablony pro podpisy, které vypadají profesionálně a jsou vhodné pro obchodní nebo soukromé účely. Přejděte na šablony podpisů od společnosti Microsoft kliknutím na odkaz v dolní části dialogového okna pro vytvoření podpisu: "Získejte šablony podpisů"Klikněte." Volitelně najdete také další návrhy a šablony pro podpisy na internetu.

Tím se dostanete na stránku podpory společnosti Microsoft, která uživatelsky přívětivým způsobem popisuje, jak vytvořit podpis pomocí šablony v aplikaci Microsoft Word a jak jej uložit v aplikaci Outlook.

Důležité tipy pro navrhování vašeho podpisu

Podpis v soukromém prostředí lze navrhnout individuálně. Povoleno je to, co potěší a udělá na příjemce e-mailové zprávy dobrý dojem.

Obchodní e-maily a podpisy by měly být vždy formátovány podle normy DIN 5008. Jelikož e-maily a podpisy mají usnadnit korespondenci, zákonodárce je dne 1. ledna 2007 postavil na stejnou úroveň jako obchodní dopisy a faxy. Z tohoto důvodu je třeba při navrhování podpisů dodržovat předpisy zákonodárného sboru. Obchodní podpis by se obecně měl skládat ze tří částí:

1. Jména a případně obecný pozdrav.
2. Kontaktní údaje společnosti.
3. Legální informace.

V případě podpisu používaného pro obchodní účely musíte také zajistit, aby telefonní a faxová čísla byla začleněna v souladu s pravidly DIN. Kromě toho je nezbytné, aby odesílatelé napsali svá úplná jména a příjmení a vyhýbali se zkratkám.

Řádkování, velikost písma a předmět

Pro každý podpis má smysl použít písmo, které je použito v textu. V mnoha případech používají společnosti firemní písmo pro hlavičkové papíry a všechny druhy korespondence. Standardní písma jako Calibri, Arial nebo Times New Roman jsou vhodná pro soukromé osoby. Tato písma zajišťují, aby byl podpis pro příjemce uveden čitelnými písmeny.

Pokud standardně používáte ozdobné kurzivní písmo nebo hravá písma, může to vést k podráždění. Jako velikost písma by mělo být vybráno písmeno mezi 10 a 12 body. Řádkování by mělo odpovídat standardním hodnotám a stejně jako samotný e -mail je obvykle jeden řádek. Předmět by v e -mailové zprávě nikdy neměl být zapomenut.

Jak přidat loga a obrázky k podpisu

Pomocí grafického symbolu můžete do svého podpisu přidat logo nebo jednotlivé obrázky, například firemní fotografii. Před vložením se ujistěte, že obrázek není příliš velký a dobře zapadá do celkového obrázku vašeho podpisu. Ve starších verzích aplikace Outlook se postup vkládání log a obrázků liší - zejména v aplikacích Outlook 2000 a Outlook 2003 se možnosti liší od současných verzí aplikace Outlook.

Je také možné použít váš podpis jako informační a reklamní médium. Při zvědavosti příjemců může být užitečný odkaz na váš web, speciální nabídka nebo další informace o vás nebo vaší společnosti.

Najděte podpisy ve složce Windows

Poznámka: Pokud si chcete uložit osobní podpis, potřebujete k tomu cestu k úložišti. Podpisy jsou uloženy centrálně ve Windows ve skryté složce, ke které máte přístup pomocí následujícího příkazu Windows:

Současně stiskněte klávesy [Windows] a [R] - otevře se dialogové okno "Spustit".

V dialogovém okně zadejte následující příkaz:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Dostanete se do složky vašich podpisů a poté je můžete zkopírovat a uložit.

Závěr o profesionálním používání podpisů v aplikaci Outlook

Podpis v aplikaci Outlook je profesionální a osvědčený způsob, jak se prezentovat jako odesílatel zprávy. Jméno a příjmení, individuální kontaktní údaje a v podnikatelském prostředí zahrnutí právních informací jsou zásadní a účelné.

V aplikaci Outlook můžete vytvořit nový podpis pouhými několika kliknutími myší nebo pomocí aplikace Microsoft Word a externích šablon. Může být užitečné vložit do podpisu fotografie nebo logo. Je také důležité, abyste dodržovali pravidla DIN 5008 pro obchodní podpisy. Podpis by měl vždy informovat příjemce, umožnit rychlý přehled o odesílateli a odpovídat celkovému obrazu e -mailu.