Dobrá správa dat: úkoly, nástroje a koncept

Toto jsou čtyři typy dat, které byste měli absolutně znát

Otázka správné správy dat je pro firmy stále důležitější. Ve společnostech se totiž každý den zpracovává velké množství dat a jejich zpřístupnění na jedné straně a jejich ochrana na straně druhé je pouze součástí správy dat.

Co zahrnuje správa dat? definice

Správa dat se týká shromažďování, používání a ukládání dat s přihlédnutím k několika parametrům. Data by měla být spravována levně, bezpečně a efektivně. Správa dat by měla umožnit zaměstnancům ve společnostech a dalších organizacích využívat data k dosažení cílů, rozhodování, implementaci opatření a tím ke zvýšení hodnoty společnosti. Toto použití dat musí probíhat za určitých specifikací a musí být vždy optimalizováno.

V této souvislosti jsou správa dat a řízení procesů úzce propojeny. Koneckonců v mnoha společnostech představují data aktiva společnosti. Odpovídající procesy jsou zásadní pro efektivní ochranu této hodnoty, ale také pro vytváření nových hodnot a pro bezproblémový přístup ke stávajícím datům.

Pro odpovědnou a efektivní správu dat potřebují společnosti koncept, který zahrnuje všechny aspekty:

• Sbírat data
• uložit data
• zpracovávat data
• Archivní data
• vymazat data

V nejlepším případě tento koncept zohledňuje jak požadavky na správu dat společnosti, tak zabezpečení a ochranu dat.

Existují 4 různé typy dat

Abyste ke správě dat měli holistický přístup, je důležité, abyste rozuměli různým typům dat. Koneckonců, například s osobními údaji, jako jsou jména a adresy zaměstnanců, chce, aby se s nimi zacházelo jinak než s údaji, které zveřejňujete na webových stránkách své společnosti, způsobem, který je čitelný pro každého.

Osobní data

Veškeré údaje týkající se konkrétních osob, jako jsou jména, adresy nebo bankovní údaje zaměstnanců, jsou osobními údaji. Shromážděné údaje o měření a údaje o zákaznících se však také považují za osobní údaje. Veškeré údaje týkající se našich vlastních zaměstnanců a zákazníků a dalších třetích stran se považují za osobní údaje. Ty musí být zvláště chráněny.

Citlivá data společnosti

Všechna data týkající se tajemství společnosti, jako jsou daňové a účetní dokumenty, jsou citlivými údaji společnosti. Data, která jsou generována v průběhu projektů, jako jsou výpočty, recepty, výzkumná data a technické znalosti, jsou také klasifikována jako citlivé informace. V této oblasti se počítají také interní postupy nebo procesy, seznamy zákazníků a firemní strategie. Zde je důležité v rámci správy dat jasně definovat, které informace musí být chráněny a které nikoli. Společnosti obvykle mají nové zaměstnance, kteří při vstupu do společnosti podepíší dohodu o důvěrnosti, se kterou se zavazují nesdělovat žádná citlivá data společnosti třetím stranám.

Sekundární údaje

Sekundární data vznikají z dále zpracovávaných primárních dat. Odkazují na všechna data, která jsou vytvořena pro jiný účel a také se vyskytují jako součást opatření. Pokud jsou například poznávací značky zaměstnanců nebo zákazníků vidět na fotografiích, které jsou pořízeny a zveřejněny z vlastních prostor společnosti, jedná se o sekundární údaje. I když byl například proveden průzkum, mohou vzniknout sekundární údaje. Vlastní dotazník je primárními údaji a výsledky, které jsou shrnuty z těchto primárních údajů a již nedovolují vyvozovat žádné závěry o respondentech, jsou pak sekundárními údaji.

Veřejně dostupná data

Pokud jsou data sdílena s veřejností na webových stránkách vlastní společnosti nebo v tištěných dokumentech, musí tyto splňovat určité požadavky. Například žádná autorská práva ani práva na ochranné známky nesmí být porušována, například na fotografii jsou vidět jiné značky než vaše. Vaše vlastní loga a slogany by měla být chráněna proti krádeži ostatními, například jejich registrací jako slovní nebo obrazové značky.

Správa dat: Existují tyto úkoly

Správa dat zahrnuje různé úkoly.

• Sběr dat S přihlédnutím k ekonomice dat, tj. Lze shromáždit pouze tolik údajů, kolik je skutečně potřeba. V obecném nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je tato povinnost šetřit stanovena.
• Zajistěte kvalitu datpečlivou prací při zadávání údajů.
• Využití dat zprůhlednit.
• Vyhněte se datovým přenosům, Pokud možno. Čím více dat se přesune z bodu A do bodu B, tím více se stanete zranitelnějšími v případě narušení zabezpečení nebo ztráty dat.
• Zajistěte snadný přístup ke zdrojům dat.
• Ukládejte data bezpečně, například v cloudu nebo v rámci databázového softwaru poskytovaného k tomuto účelu.
• Zabezpečená data a pravidelně vytvářet zálohy, například v cloudu nebo na externím úložném médiu.
• Chraňte souborové systémy a celé ITz útoků hackerů nebo malwaru. To je možné pomocí firewallů a aktuální antivirové ochrany.
• Interní ochrana dat přidělením práv v rámci datových systémů. Ostatně například data zaměstnanců musí být také chráněna před ostatními zaměstnanci.
• Chraňte hardware, proti požáru, poškození vodou nebo přepětí.
• Komunikovat s kompetencemi při nakládání s datyaby se zabránilo nesprávnému provozu.
• Zkontrolujte kvalitu dat, nejlépe v pevné pravidelnosti.
• Archivace databy byl objem dat o aktuálně používaných systémech a zařízeních co nejmenší. Například údaje musí být také po určitou dobu uchovávány pro finanční úřad bez ohledu na to, zda jsou stále vyžadovány pro aktuální obchodní operace.
• Trvale odstranit dataza účelem vytvoření prostoru na jedné straně a zbavení odpovědnosti za ochranu údajů na straně druhé. Předtím by mělo být pečlivě zkontrolováno, zda data, která mají být odstraněna, mohou být skutečně trvale odstraněna, nebo zda nemusí být koneckonců jinde zapotřebí. Odstranění není totéž jako odstranění, takže data na některých pevných discích se jednoduše přepíší. Chcete -li je skutečně odstranit, měli byste pracovat s vhodnými programy, jako je CCleaner.
• Dodržujte právní jistotu a a pravidelná analýza vašich vlastních dat dodržovat společné zákony.
• Přehledy transparentní vytvářet a sdílet s ostatními.

Výzvy a cíle ve správě dat

Úkolem správy dat je, aby všechny tyto úkoly byly propojeny a navrženy tak efektivně a prakticky, jak je to jen možné. Každý zaměstnanec by měl mít přístup k potřebným datům, aniž by opomněl ochranu dat. Pro společnosti může být užitečná takzvaná směrnice pro správu dat. To definuje, jak se s daty ve společnosti zachází.

Zvláštní výzvy ve správě dat vyplývají mimo jiné z těchto aspektů:

• neustále rostoucí množství dat (velká data)
• stále více záludných útoků na zabezpečení dat hackery
• Neustále se měnící zákonné požadavky, což znamená, že společnosti musí být vždy aktuální

Změny v rámci organizace také komplikují zpracování dat. Vzhledem k tomu, že téma správy dat je v mnoha společnostech stále důležitější, existují nyní dokonce stálé pozice, takzvaní správci dat, kteří se zabývají výhradně tímto tématem.

Správa dat: 4 možná softwarová řešení

Pro správu dat ve společnostech existují různé možnosti a mnoho hotových softwarových řešení:

Redakční systémy	CMS jsou systémy, ve kterých je spojen obsah a informace. Databáze lze také integrovat do systémů pro správu obsahu.
Správa kmenových dat	Správa kmenových dat znamená centrální správu kmenových dat, tj. Základních dat organizace. Ať už jde o data zaměstnanců nebo data zákazníků - všechna spadají pod kmenová data a vyžadují zvláštní ochranu.
Systémy plánování podnikových zdrojů	S takovým holistickým softwarem lze zaznamenat všechny zdroje organizace. Lze na něm mapovat pracovní vybavení, materiál, měsíční výdaje zaměstnanců a mnoho dalšího.
Systémy pro správu dokumentů	Takové systémy lze použít k ukládání, třídění, správě a archivaci dokumentů. Například ecoDMS je vhodný pro malé podniky a živnostníky.

Google, Oracle, SAP a mnoho dalších velkých společností nabízí řadu nástrojů a programů pro správu dat.

Správa dat pro soukromé osoby

U nezávislých živnostníků, živnostníků a malých startupů je téma správy dat také relevantní od prvního dne a měli by se porozhlédnout po odpovídajícím softwaru v rané fázi.

Téma správy dat je relevantní i jako soukromá osoba, i když na menší úrovni. Na domácím počítači, smartphonu a tabletu je velké množství dat, která je třeba třídit, spravovat a zálohovat.

Užitečné nástroje pro správu dat

Data můžete spravovat pomocí správných nástrojů - pro každý účel existuje správný software:

• Pomocí funkce Order In my Folder můžete třídit a spravovat soubory ve svém počítači se systémem Windows.
• DirPrintOK vytiskne přehledy vašich složek a souborů jako seznam.
• S VisiPics můžete najít duplicitní fotografie na pevném disku a odstranit nepotřebné obrázky, abyste uvolnili místo pro nová data.
• DupeGuru vám pomůže najít duplicitní soubory. Můžete řadit podle různých typů souborů, jako je hudba, obrázky a další.
• Odemkněte blokované soubory pomocí Unlocker.
• Software Jajuk vám umožní importovat vaši hudební sbírku a poté ji třídit.
• Terminplaner.net je jednoduchý nástroj pro správu vašich souborů.
• Ant Movie Catalog pomáhá katalogizovat videa, DVD a Blu-ray.
• Správce souborů Double Commander je vhodný pro kopírování a přesouvání souborů a vytváření pořádku v počítači. Tento program můžete také použít k dávkovému přejmenování souborů.
• Dircomp vám umožňuje porovnávat kompletní složky mezi sebou, aby byl sklad dat konzistentní.
• Stažením „Rychle odstranit prázdné složky“ můžete snadno odstranit prázdné složky v aplikaci Outlook.
• Folder Ax umožňuje rozdělit složky obsahující velké množství souborů do dvou nebo více složek.
• Nástroj Toucan má pouze jednu funkci: kopírujte soubory pohodlně a bezpečně. Tuto práci plní uspokojivě.
• Zvukové knihy můžete číst pomocí CDex nebo EasyTag a ukládat je na pevný disk.
• S IsoBuster můžete číst obrazové soubory.

Tipy a triky pro dobrou správu dat

Dobrá správa dat začíná správnými nástroji, ale vyžaduje mnohem více. Pokud dodržíte několik pravidel, prodloužíte životní cyklus svých dat a ušetříte chaos ve vašem systému:

• Udržujte vysokou kvalitu dat hned od začátku. Na prvním místě nepodávejte žádná nesprávná, neúplná, špatně strukturovaná nebo nepotřebná data. Vyhněte se zdvojování.
• Abyste předešli problémům, vezměte prosím na vědomí platné zákony o ochraně údajů.
• Zálohujte svá data, abyste se mohli kdykoli vrátit k záloze.
• Zpřehledněte používání údajů.
• Nejlepší je dát data tam, kde mají konečný cíl.
• Standardizujte pravopis a překlady.
• Automatizujte procesy, jako je vytváření záloh.
• Zjednodušte procesy.
• Síťová řešení efektivně a kombinace různých metod s cílem zmapovat co nejkomplexnější správu dat.
• Dává také smysl datová integrace a sloučení různých informací do jednotné struktury.

Závěr: správa dat vyžaduje strukturované postupy

Správa dat je komplexní oblast s mnoha různými požadavky. Existují různé typy dat a s každým je třeba zacházet odlišně. Zatímco například osobní údaje podléhají zvláštní ochraně, ostatní údaje jsou záměrně zpřístupňovány veřejnosti. Správa dat přináší mnoho problémů při správě, zálohování a archivaci informací. Společnosti mají z čeho vybírat z různých softwarových řešení. Soukromé osoby se také musí zabývat tématem správy dat. Mnoho malých nástrojů s tím pomáhá a usnadňuje práci s neustále rostoucím množstvím dat.